Cum se scrie un e-mail pentru serviciul clienți

Un e-mail eficient pentru serviciul de relații cu clienții va rezolva întrebarea sau problema clientului într-un timp scurt. Acest lucru va duce la scăderea costurilor serviciilor pentru clienți și la asigurarea loialității clienților. In plus, un e-mail de la serviciu eficient pentru clienți vă sau reprezentanții serviciului pentru clienți va oferi mai mult timp să se concentreze asupra altor clienti, care vor îmbunătăți timpul de răspuns împreună. Următoarele sunt un ghid pentru scrierea unui e-mail pentru serviciul de relații cu clienții.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imagine intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 1

Trimiteți e-mailul cât mai curând posibil.

Clienții se așteaptă ca problemele lor să fie rezolvate în timp util.
Nu așteptați mai mult de o zi lucrătoare pentru a răspunde la e-mail.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 2

Utilizați o linie informativă.

Includeți o scurtă descriere a problemei în linia de subiect. Ar trebui să fie suficient pentru a lăsa clientul să știe exact ce e-mail, fără a utiliza multe cuvinte.

De exemplu, în cazul în care clientul vă trimite un e-mail cu titlul „problema“ ar fi util pentru a schimba titlul la ceva de genul „ABC instrucțiuni pentru a descărca software-ul prin utilizarea sistemului de operare XYZ.“

O linie informativă va ajuta clientul să evalueze prioritatea e-mail-ului și să știe că nu este spam.

Evitați capitalizarea tuturor literelor și minimizarea utilizării semnelor de exclamare. Aceste obiceiuri indică mesaje e-mail nedorite și nu sunt profesionale.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 3

Faceți e-mailul personal.

Adresați-vă clientului după nume.

Alegeți un salut care vine cu clientul. De exemplu, dacă este doctor, trebuie să utilizați "Dr. Pérez. "

Dacă nu cunoașteți salutul corespunzător unui client, scrieți "Dl. Perez "," doamna. Ramos "sau ceva similar.

Un e-mail personal se va conecta mai mult cu clientul decât un e-mail generic și informal.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 4

Utilizați tonul corespunzător.

Un ton profesionist și politicos este potrivit pentru majoritatea e-mailurilor pentru servicii pentru clienți.

Primul paragraf din e-mail trebuie să mulțumească clientului pentru corespondența sa și să ofere o scurtă trecere în revistă a acestuia. Cu alte cuvinte, mulțumesc clientului și să ofere un răspuns scurt, „da, software-ul ABC este compatibil cu sistemul de operare XYZ“.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 5

Oferiți instrucțiuni concise clientului.

Acesta ar trebui să fie corpul principal al e-mailului.

Luați în considerare nivelul de calificare al clientului în ceea ce privește materialele materiale.

Acesta oferă instrucțiuni ușor de înțeles.

Utilizați numere sau gloanțe pentru a separa fiecare pas pe care clientul trebuie să-l facă pentru a obține rezultatul dorit.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 6

Oferă clientului informații suplimentare de asistență.

Acesta include un ultim paragraf care oferă clientului informații suplimentare de contact, dacă el sau ea are altă problemă.

Exemplele includ faptul că clientul ar trebui să răspundă direct la adresa dvs. de e-mail cu orice preocupări suplimentare, contactând un cont general de e-mail sau un număr de telefon.

Furnizați clientului un link cu întrebări frecvente (FAQ) sau un link către alte sfaturi utile.

Permiteți clientului să știe când este disponibilă echipa de asistență pentru asistență suplimentară.

Dacă este disponibil, furnizați clientului un număr de urmărire ca referință pentru comunicările viitoare privind problema în cauză.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 7

Închideți e-mailul

Vă mulțumim din nou clientului pentru e-mailul dvs. și pentru utilizarea produsului sau serviciului dvs.

Furnizați-vă numele De exemplu, închideți e-mailul cu "Cu stimă, José Olmos".

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 8

Remediați e-mailul

Utilizați un instrument pentru a verifica ortografia.

Citiți e-mailul și verificați dacă nu aveți erori gramaticale.

Imaginea intitulată Scrieți un e-mail pentru serviciul pentru clienți Pasul 9

Trimiteți e-mailul clientului.

sfaturi

Nu utilizați contul de e-mail al clientului pentru a trimite oferte sau promoții după ce vă contactați pentru asistență pentru clienți. Acest lucru poate fi văzut ca spam de către client și va crea tensiuni în relația dvs. de afaceri cu compania dvs.
Un e-mail care conține insulte sau alte limbi agresive vă poate face să fiți furioși. Întârziat răspunsul dumneavoastră la astfel de mesaje o perioadă scurtă de timp pentru a preveni arremetas împotriva clientului.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit