Cum să scrieți un e-mail serviciului clienți

În situații foarte diverse, clienții pot avea nevoie să comunice cu companiile și producătorii cu care au făcut afaceri. Dar când vine momentul să trimiteți un e-mail serviciului clienți, unii oameni nu știu ce să facă. De multe ori apar întrebări cu privire la modul de a face aceste scrisori în format e-mail, deoarece sunt obișnuiți să facă acest lucru pe hârtie și ce fel de convenții sau protocoale sunt cel mai adesea folosite pentru a face o cerere legată de serviciul clienți. Deși acest lucru poate diferi în funcție de industrie, regiune și cultură, există anumite orientări generale care vă vor permite să vă asigurați că e-mailurile către departamentele Serviciului Clienți vor fi eficiente. Iată câteva indicații pentru cei care s-au ocupat de aceste tipuri de sarcini înainte.

pași

2

Căutați instrumente specifice online. Multe companii oferă instrumente specifice pentru a urmări pachetele, returnările sau suportul pentru produse. Poate fi mult mai eficient să utilizați aceste instrumente decât să trimiteți un e-mail normal unui cont general de e-mail. În plus, ignora mijloacele prevăzute de comunicare poate face e-mailurile pe care le trimiteți Clientului Departamentul de service poate dura mai mult pentru a răspunde.

3

Includeți informații de identificare în e-mailul dvs. Compania va trebui să știe ce produse sau servicii achiziționat, precum și data cumpărării și cronologia evenimentelor care te fac să scrie e-mail. De asemenea, trebuie să știe unde locuiești și cantitatea de articole cumpărate. Asigurați-vă că toate aceste informații se găsesc în orice e-mail pe care îl trimiteți unui serviciu de relații cu clienții.

4

Utilizați un ton adecvat Unii experți subliniază că e-mailurile legate de serviciul pentru clienți în care nu a fost acordată atenție etichetei pot fi ignorate sau, în orice caz, nu vor fi foarte eficiente. Încercați să păstrați un stil de scriere care arată un nivel de educație și cunoștințe, evitând în același timp scrierea de lucruri inutile.

5

Dacă doriți să obțineți ceva de la companie, cereți-l direct. Mulți scriitori cu experiență în scrisorile de servicii pentru clienți simt că este mai bine să fii direct cu ceea ce aștepți de la o companie. Ei pot sau nu pot să vă dea ceea ce cereți, dar dacă vă exprimați în mod clar și direct, ajutați reprezentanții serviciului clienți să vă înțeleagă perspectiva și care este poziția dvs. în ceea ce privește rezolvarea oricărei probleme cu un produs sau serviciu sau orice alt tip de afaceri legate de servicii pentru clienți.