Cum să implementați strategii de eficiență

Strategiile de eficiență sunt componentele integrale ale fiecărei companii. Dacă utilizați aceste strategii, puteți maximiza eficiența și seta obiectivele și standardele companiei pentru a genera valoare. Acest lucru va permite companiei dvs. să atingă productivitate ridicată și costuri controlabile. Vă puteți concentra strategiile de eficiență în 3 categorii principale: îmbunătățirea eficienței angajaților dumneavoastră, pentru a îmbunătăți eficiența de companie în relațiile cu clienții, și de a îmbunătăți eficiența societății, în general.

conținut

Pași
Metoda 1implementați eficiența angajaților
Metoda 2implementarea eficienței clienților
Metoda 3implementați eficiența în companie

pași

Metoda 1
Implementați eficiența angajaților

Imaginea intitulată Fii liniștită într-o situație stresantă Pasul 6

Identificați deficiențele în eficiența angajaților. Pentru a crea obiective de eficiență pentru angajații companiei dvs., va trebui mai întâi să identificați orice lipsă sau problemă de eficiență pe care o au. Dacă compania dvs. are mai multe departamente, este posibil să fie necesar să identificați cel puțin 1 sau 2 deficiențe în eficiența fiecărui departament.

De exemplu, este posibil să aveți o lipsă de eficiență între orele de lucru ale angajaților și proiectele finalizate. Chiar dacă angajații dvs. par să lucreze zile întregi de muncă, chiar dacă nu sunt finalizate proiectele și nu sunt atinse marjele de profit. Puteți analiza modul în care angajații dumneavoastră lucrează. Este posibil ca aceștia să nu poată accesa cea mai recentă tehnologie, ceea ce înseamnă că procesele de lucru sunt mai lente și nu pot respecta termenele limită ale proiectului. Aceasta ar putea fi o lipsă de eficiență pentru angajații dvs.: un mediu de lucru neproductiv.
Un alt exemplu pe care îl puteți percepe este că angajații dvs. par a fi nemotivați sau energizați la locul de muncă și, ca urmare, relațiile cu clienții sunt afectate, iar proiectele nu sunt dezvoltate cu fluența adecvată. Poate că identificați această altă lipsă de eficiență: puțină motivare și puține stimulente pentru angajați.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 7

Oferă o rețea securizată de internet. Multe dintre ineficiențele angajaților (cum ar fi lipsa de comunicare între angajați și clienți, performanță slabă angajaților și termene neîmplinite) pot fi din cauza rețelei de Internet săraci. Puteți rezolva această ineficiență dacă vă asigurați că clădirea companiei dispune de o rețea de Internet sigură și solidă care să se potrivească cu volumul de muncă al companiei.

Acest lucru este important în special dacă angajații dvs. utilizează Internetul pentru a comunica cu clienții și reciproc. O rețea lentă sau defectă poate duce la e-mail-uri nesolicitate, la o lipsă de comunicare cu clienții și la întârzieri în răspunsurile clienților - toate acestea vor încetini producția angajaților dvs.

Imaginea intitulată Scanați fotografiile Pasul 4

Asigurați-vă că angajații dvs. au un mediu de lucru productiv. Ca angajator, este, de asemenea, vital să oferiți angajaților dvs. un mediu de lucru productiv, asigurându-vă astfel că acestea obțin cele mai mari eficiențe posibile. Aceasta ar putea consta în garantarea accesului la cele mai moderne computere sau laptopuri și la dispozitive electronice (cum ar fi imprimante, scanere și faxuri) care funcționează bine. De asemenea, trebuie să vă asigurați că fiecare cameră de întâlniri are telefoane de conferință care funcționează perfect și trebuie să furnizați telefoane mobile pentru a fi utilizate în cadrul companiei, în cazul în care angajații dvs. merg de obicei de la un loc la altul.

De asemenea, poate fi necesar să oferiți mai multe facilități angajaților dvs. pentru a împărtăși informații între ele folosind Google Drive sau un alt program de partajare de fișiere. În acest fel, nu veți pierde sau uitați documente importante, ceea ce va permite angajaților dvs. să utilizeze tehnologia și să partajeze fișierele în cel mai eficient mod posibil.

Dacă începeți să partajați fișierele online, acest lucru va reduce și cantitatea de deșeuri de hârtie produse de companie în fiecare an, ceea ce va elimina ineficiențele cum ar fi producția ridicată de deșeuri și banii cheltuiți pentru reciclare și reducerea deșeurilor în birou .

Imaginea intitulată Figurați salariul dvs. anual Pasul 1

Verificați dacă salariile angajaților dvs. sunt competitive și includ toate avantajele. O altă posibilă cauză a ineficienței angajaților este lipsa compensației competitive. Dacă vă plătiți puțin angajații și le faceți să lucreze prea mult, acest lucru ar putea genera resentimente, motivație scăzută și niveluri ridicate de stres. Trebuie să le oferiți salarii competitive pe piață și să includeți toate beneficiile, cum ar fi asistența medicală și programul de pensionare pentru angajați.

Majoritatea angajaților vor lucra mai mult și mai bine dacă știu că au securitate și stabilitate în ceea ce privește locul de muncă și se pot baza pe angajatorul lor pentru a le oferi un salariu echitabil și competitiv. Îngrijirea medicală și planul de pensie sunt, de asemenea, stimulente mari pentru a obține angajații să lucreze în mod eficient și vă pot ajuta să vă păstrați angajații pentru o perioadă lungă de timp. Acest lucru va reduce necesitatea de a cheltui bani pentru angajarea și instruirea noilor angajați.

Imaginea intitulată Studiază în străinătate Pasul 8

Reduceți timpul necesar deplasării angajaților dvs. Utilizarea timpului și a banilor companiei pentru călătorii poate reduce eficiența operațională și resursele de deșeuri. Concentrați-vă pe reducerea timpului necesar angajaților dvs. pentru a călători și întâlniri cu un client sau pentru a ajunge la o zonă de lucru. Dacă este posibil, utilizați videoconferințe și e-mailuri ori de câte ori este posibil pentru a diminua nevoia de a călători angajații dvs. și permiteți angajaților dvs. să călătorească numai atunci când este absolut necesar.

Imagine intitulată Deveniți bogat într-o zi Pasul 16

Implementă un program de recunoaștere a angajaților. Asigurați-vă angajaților dvs. să se simtă că sunt vitale pentru compania dvs. și necesare pentru a îmbunătăți eficiența acesteia. Pentru a face acest lucru, creați un program de recunoaștere pentru angajați. Desemnați un supraveghetor sau lider de la fiecare departament pentru a alege un angajat care este imaginea muncii aspre, a diligentei, a culturii companiei sau a eficienței operaționale.

Programul ar putea recompensa angajații recunoscuți cu un bonus, să le poată participa la o tombolă sau chiar să le recunoască în rețelele sociale. Premiul nu trebuie să fie scump sau luxos. În schimb, ar trebui să evidențieze angajatul și să se asigure că simte recunoașterea companiei, a altor angajați și a clienților.

Imaginea intitulată Evaluați capacitatea dvs. de a începe un pas pentru afaceri 4

Creați un comitet pentru eficiența angajaților. Pentru a vă menține la curent cu privire la eficiența angajaților, puteți încuraja supraveghetorii sau liderii să formeze un comitet pentru eficiența angajaților. Încearcă ca comitetul să aibă un reprezentant al fiecărui departament sau zonă, deci va fi echilibrat. Programați întâlniri lunare pentru a discuta cum să îmbunătățiți eficiența angajaților și asigurați-vă că dezvoltați cel puțin 1 sau 2 obiective de eficiență pe lună.

Metoda 2
Implementarea eficienței clienților

Imagine cu titlul Fii un ofițer de împrumut Pasul 1Bullet3

Programați conversații săptămânale cu clienții. Pentru a îmbunătăți eficiența clienților, puteți vorbi personal cu aceștia sau să vă concentrați pe cei cu nevoi mari și să discutați posibilele ineficiențe sau probleme. Întrebați clienții despre experiența lor generală în cadrul companiei și despre cât de bine crede că managerul de proiect, liderul sau contactul acestora se ocupă de gestionarea timpului și de comunicare.

De asemenea, trebuie să vă asigurați că angajații mențin o comunicare activă cu clienții lor și îi contactează zilnic sau o dată pe săptămână. Este posibil ca angajații dvs. să aibă de-a face cu multe proiecte - cu toate acestea, este important ca comunicarea cu clienții să fie menținută și deschisă. Acest lucru va arăta că își pot gestiona eficient timpul și menține o relație eficientă cu clienții.

Imagine cu titlul Deghizați-vă vocea Pasul 10

Cereți clienților să vă ofere feedback cu privire la eficiența companiei dvs. Trebuie să fiți dispuși și gata să luați notă de orice comentarii pe care le primiți de la clienți în conversațiile săptămânale. Dezvoltați un sistem de feedback pentru clienți, în care comentariile sunt introduse o dată pe săptămână sau pe lună prin intermediul unui sondaj sau al unei liste de verificare. Apoi puteți consulta comentariile cu angajații, astfel încât aceștia să aibă o idee despre așteptările și nevoile clienților.

De asemenea, puteți utiliza aceste comentarii pentru a identifica ineficiențele clienților, cum ar fi termenele neîndeplinite sau lipsa de comunicare. Puteți colabora cu angajații dvs. pentru a crea soluții posibile pentru aceste ineficiențe, cum ar fi planificarea termenelor cu o săptămână înainte pentru a garanta respectarea acestora sau conversați zilnic cu clienții pentru a menține comunicarea deschisă și accesibilă.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 13

Controlați termenele limită pentru a vă asigura că obiectivele sunt îndeplinite. Nu trebuie să reușești până la ultimul detaliu în ceea ce privește angajații sau clienții. Cu toate acestea, trebuie să aveți o idee clară despre stadiul proiectului clientului și trebuie să recunoașteți momentele în care obiectivele sunt îndeplinite. Acest lucru poate solicita vizita biroul de mai multe ori pe zi, pentru a vorbi cu unele echipe sau zone, sau zilnic sau săptămânal PROGRAME pentru a vorbi cu angajații care lucrează în anumite conturi sau reuniuni de proiect.

Încercați să identificați proiectele în care clienții au o nevoie sau un risc ridicat și le monitorizați cu atenție. De asemenea, poate fi necesar să vă asigurați că angajații care lucrează în cont sau proiect sunt pregătiți să răspundă nevoilor clientului și pot răspunde în mod adecvat așteptărilor lor. O mare parte din punerea bazei pentru succesul unui proiect este de a vă asigura că angajatul și clientul lucrează bine împreună.

Metoda 3
Implementați eficiența în companie

Imaginea intitulată Deveniți un ofițer de împrumut comercial Pasul 3

Identificați lacunele de eficiență importante pentru anul fiscal. Luați în considerare în mare măsură eficiența companiei și încercați să identificați cel puțin 4 sau 5 deficiențe de eficiență pe care doriți să le adresați angajaților în anul fiscal. Acest lucru vă va asigura că obiectivele dvs. sunt actualizate în fiecare an și se pot baza pe obiectivele anului precedent.

S-ar putea să aveți obiective de eficiență în cadrul companiei, cum ar fi îmbunătățirea mediului de lucru prin adoptarea unui computer sau a unui sistem computerizat mai sofisticat, reducerea cantității de deșeuri de hârtie generate în birou, oferirea unei compensații mai bune angajaților mai în vârstă și asigurarea faptului că clienții să primească un management mai eficient al proiectelor de către angajați.
După identificarea deficiențelor semnificative în eficiența anului, atribuiți un obiectiv fiecărui departament sau unei zone a companiei. Acest lucru va asigura că angajații știu în mod clar cine va fi responsabil pentru deficit și va spori probabilitatea ca aceasta să fie abordată.

Imaginea intitulată Configurarea unui nou computer Pasul 1

Îmbunătățiți tehnologia companiei în fiecare an fiscal. Majoritatea companiilor își pot îmbunătăți eficiența prin îmbunătățirea tehnologiei în fiecare an, de la adoptarea de computere mai rapide la achiziționarea mai multor scanere sau imprimante pentru a fi utilizate în birou. Dacă vă concentrați pe cele mai recente tehnologii, acest lucru va menține o eficiență operațională ridicată și va permite angajaților dvs. să lucreze la întregul lor potențial.

Dacă aveți nevoi și cereri tot mai mari de IT, este posibil să aveți în vedere opțiunea externalizării acestor nevoi unui contractant sau unei companii externe. Aceasta ar putea fi o cheltuială necesară în cazul în care compania nu poate ține pasul cu nevoile IT ale clienților și angajaților - și va permite companiei dvs. să se concentreze pe furnizarea unui serviciu excelent pentru clienți și termenele de îndeplinire, mai degrabă decât Aveți grijă de problemele IT.

Imaginea intitulată Scrieți o agendă pentru o întâlnire Pasul 16

Actualizați nevoile companiei privind eficiența pe baza feedback-ului din partea angajaților și a clienților. Utilizați feedback de la clienții și angajații dvs. pentru a îmbunătăți obiectivele companiei privind eficiența și asigurați-vă că aceste obiective sunt actualizate. Spuneți angajaților și clienților că sunt participanți activi la implementarea strategiilor de eficiență în companie și că aveți încredere în ei pentru a vă ajuta să devii mai eficient.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit