Cómo desarrollar un sistema de monitoreo y evaluación

En un negocio u otra organización, el sistema de monitoreo y evaluación determina si la organización usa sus recursos de manera eficiente y efectiva. El sistema recolecta la información, evalúa el desempeño del proyecto y lo compara a las metas y planes de la empresa y sus departamentos. Mientras mejor sea el sistema de monitoreo y evaluación, más efectiva y competitiva será la organización. Tener un buen sistema de monitoreo y evaluación empieza con desarrollar el sistema que sea más adecuado para tu organización.

Pasos

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 1

Haz una lista de los problemas que la organización quiere resolver. Si tu organización ya existe, tendrás que revisar los departamentos de pérdidas, de riesgos y de bajo rendimiento. Si la organización está aún en formación, puedes prever problemas.

Este paso también puede incluir hacer una lista de las cosas que quieres aprender sobre cómo se desempeña tu organización.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 2

Haz una lista de indicadores para cada problema que quieras resolver. Los indicadores deben ser concretos y mensurables, así como lo más objetivo posible. Sin una mensurabilidad consistente, es difícil desarrollar un marco significativo para monitorear y evaluar los diferentes procesos en tu organización.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 3

Determina cómo observarás y medirás los indicadores que escogiste. Esto incluye la escala que usarás, los puntos en los que harás las observaciones y la frecuencia con la que registrarás y medirás.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 4

Escribe una breve descripción del trabajo para cada tarea de observación, para cada área que desees tratar. Esto puede ser solo una oración o dos. En esta etapa aún desarrollas el plan, no escribes un documento de procesos formal.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 5

Asigna a alguien para cada descripción de trabajo. Muchas personas pueden realizar muchas descripciones de trabajo. O puedes asignarlas a los individuos mejor colocados para hacer y entender las observaciones.

Lo mejor es asignar un título a la descripción de trabajo en lugar de un individuo específico. Si el gerente de línea es responsable de una tarea, la tarea estará hecha por quien sea el gerente de línea. Si es el trabajo de Pedro, la tarea se detendrá cuando promuevan a Pedro o se retire.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 6

Determina cómo usarás la información que reuniste de los pasos previos. En algunos casos, basarás el análisis comparando la realidad a los puntos de referencias establecidos. En otros, basarás el análisis en el crecimiento o disminución en comparación a otros periodos. Las nuevas empresas pueden usar los promedios de la industria o usar la primera serie de medidas como una base.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 7

Escribe un borrador del sistema de monitoreo y evaluación. Repártelo a alguien de confianza que no esté involucrado hasta este momento. Pídele a esa persona que lo lea y reporte cualquier cosa que no tenga sentido.

Imagen titulada Develop a Monitoring and Evaluation System Step 8

Haz los cambios y aclaraciones necesarios, luego dale al documento el formato de un manual de procesos formal.

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