Cómo activar o desactivar el Asistente para fuera de oficina en Microsoft Outlook

Si vas a salir un rato de la oficina o planeas irte de vacaciones, tal vez quieras hacer saber a la gente que te envíe un correo electrónico que estás fuera. Si tienes una cuenta Exchange, Outlook tiene integrada está funcionalidad. Pero si no tienes una cuenta Exchange, también puedes responder automáticamente a los correos electrónicos creando algunas reglas. Sigue esta guía para configurar tus respuestas automáticas tanto si tienes una cuenta Exchange o no.

Pasos

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Configura tus respuestas. En el menú de "Respuestas automáticas" marca la casilla de "Enviar respuestas automáticas". Puedes configurar las horas en las que el asistente está activo marcando la casilla y ajustando los rangos de fecha y hora.

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Escribe tus respuestas. Para los correos electrónicos que se envían desde el servidor Exchange, usa la pestaña de "Dentro de mi organización", y para las respuestas a correos electrónicos recibidos de cualquier otra persona, usa la pestaña de "Fuera de mi organización". Cuando quedes satisfecho con tus respuestas, haz clic en "OK".

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Desactiva las respuestas automáticas. Si configuras un rango de fechas para tus respuestas automáticas, el asistente se cerrará automáticamente una vez alcance la fecha indicada. Si no configuras un rango, seguirá activo hasta que abras el menú de "Respuestas automáticas" y selecciones "No enviar respuestas automáticas".

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Escribe tus respuestas. Para los correos electrónicos enviados desde el servidor Exchange, usa la pestaña de "Dentro de mi organización", y para las respuestas a correos electrónicos recibidos de cualquier otra persona, usa la pestaña de "Fuera de mi organización". Cuando quedes satisfecho con tus respuestas, haz clic en "OK".

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Desactiva el "Asistente para fuera de la oficina". Si configuras un rango de fechas para tus respuestas automáticas, el asistente se cerrará automáticamente una vez alcance la fecha indicada. Si no configuras un rango, seguirá activo hasta que abras el menú de "Respuestas automáticas" y selecciones "No enviar respuestas automáticas de fuera para la oficina".

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Escribe tus respuestas. En la casilla de "Responder automáticamente una única vez a cada remitente el siguiente texto:", introduce la respuesta que quieres enviar.

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Añade excepciones. Puedes añadir excepciones al asistente como reenviar mensajes de determinados remitentes a otro destinatario. Haz clic en el botón "Añadir excepción..." para configurar una excepción personalizada. Por ejemplo, puedes crear una excepción que reenvíe los correos de un cliente determinado a tu socio para que los mensajes importantes no se pierdan mientras estás fuera.

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Desactiva el "Asistente para fuera de la oficina". El asistente continuará activo hasta que abras el menú de "Respuestas automáticas" y selecciones "No enviar respuestas automáticas para fuera de la oficina".

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Guarda la plantilla. Cuando quedes satisfecho con el mensaje, haz clic en "Guardar como..." en el menú desplegable de "Guardar como tipo" y selecciona "Plantilla de Outlook". Esto guardará el archivo como una plantilla que cargar posteriormente en Outlook.

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Crea las excepciones. Para que las respuestas automáticas funcionen correctamente, tendrás que definir algunas excepciones que automaticen el proceso. En Office 2004/2007, haz clic en el menú de "Herramientas" y selecciona "Excepciones y alertas". En Office 2010/2013, haz clic en la pestaña de "Archivo", selecciona "Información" y luego haz clic en "Excepciones y alertas". Esto abrirá el menú de "Excepciones de correo electrónico".

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Desactiva la excepción. Cuando vuelvas a la oficina puedes desactivar la excepción abriendo de nuevo el menú de "Excepciones y alertas". Selecciona de tu lista de excepciones activas la que creaste para "Fuera de la oficina" y haz clic en el botón "Eliminar".