Cómo archivar alfabéticamente

Archivar alfabéticamente es una forma fundamental de organizar documentos tanto en tu vida privada como en tu vida personal. Archivar documentos en orden alfabético te permitirá a ti y a otros encontrar y reemplazar cada archivo rápidamente. Esto asegurará que todos los documentos estén protegidos y fácilmente disponibles. Hay muchas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente para conservar un sistema de archivo sensato.

Pasos

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Agrupa los artículos. Una vez que tengas todos los artículos que tengas que archivar, elige cómo quieres agrupar los archivos. Puedes optar por el formato de diccionario, en el que todos los archivos se colocan en orden alfabético independientemente del tipo de archivo o los artículos que contenga. También puedes usar el formato de enciclopedia, en el que los artículos se agrupan por tipo o tema y luego cada grupo se ordena alfabéticamente.

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Indexa tus archivos. Indexar es la forma de colocar cada sección de un título en la unidad correcta. Para indexar artículos antes de archivarlos, debes descomponer los elementos del nombre de cada artículo y crear un nuevo nombre alfabetizado que puede diferir del nombre estándar. Por ejemplo:

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Ordena los archivos alfabéticamente según su nombre indexado. La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A (el primero) hasta la Z (el último). Usa información cada vez más específica para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos. Por ejemplo:

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Etiqueta las carpetas de tus archivos. Para facilitar la ubicación de los artículos, etiqueta cada carpeta de archivos con el nombre indexado apropiado del o los artículos que contenga. Esto también facilitará la introducción de nuevos archivos en el orden correcto.

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Documenta el sistema de indexado y archivo. Sé constante con tu sistema de indexado y archivo, sea cual sea. Asegúrate de que cualquier persona que tenga acceso a los archivos sea consciente del sistema. Por ejemplo, puedes crear y compartir un documento que detalle las reglas de tu sistema de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de forma eficiente.

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Archiva los artículos nuevos adecuadamente. Coloca los archivos en el aparador con base en los nombres indexados y el orden alfabético según el sistema que uses. Cambia de lugar los archivos actuales según sea necesario para colocar archivos nuevos en el lugar correcto.

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Ordena los nombres por apellido. Los estándares de archivo típicos recomiendan indexar a las personas por su apellido primero ya que el apellido se considera el término significativo.

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Ignora los artículos, conjunciones y preposiciones. Los artículos (como "un" y "el"), conjunciones (como "y", "pero" y "o") y preposiciones (como "para", "de" y "en") generalmente se omiten al indexar y archivar alfabéticamente ya que no se consideran términos significativos. Este es el caso incluso cuando conforman el principio del nombre de un artículo. Por ejemplo:

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Trata las abreviaturas como si fueran palabras completas. Al indexar y archivar artículos, es posible que te encuentres con abreviaturas como "Cía." (para "compañía") o "S.A." (para "Sociedad Anónima"). Generalmente, debes indexar y archivar artículos como si estas abreviaturas fueran las palabras completas en lugar de ser simplemente series de letras.

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Archiva los números de forma ordinal. Al archivar artículos alfabéticamente, puedes encontrar números dentro de sus títulos. En general, archiva los números de forma ordinal en lugar de como si estuvieran escritos. Los números también se archivan antes que las letras.

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Maneja cualquier carácter especial. Debe tomarse en cuenta cualquier carácter que no sea alfabético ni numérico con el que te encuentres al indexar y archivar artículos. Sin embargo, lo que debes hacer con estos caracteres depende del tipo:

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Usa la regla general de "nada antes que algo" cuando sea necesario. Generalmente, los espacios (incluyendo la puntuación y otros elementos que se omiten) se ignoran al archivar alfabéticamente. Sin embargo, en casos en los que tengas artículos que empiecen de la misma forma, usa un espacio o la regla de "nada antes que todo" para determinar el orden de archivo.

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Distingue archivos por información más detallada cuando sea necesario. En casos más raros, la información alfabética no es suficiente como para determinar el orden de los archivos. En estos casos, debes utilizar más información para indexar y ordenar artículos. Marca esta información adicional en los archivos respectivos para ayudarte a distinguirlos. Por ejemplo:

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Publicita las excepciones y reglas especiales. Asegúrate de que todos los que usen tus archivos sepan sobre cualquier excepción a las pautas estándar que se toman en cuenta en tu sistema de archivo. Esto ayudará a asegurar que todos puedan usar el sistema de forma adecuada y eficiente.