Cum se scrie un plan de urgență

Organizațiile a crea planuri de urgență (deși, uneori, numit „planul B“) să se pregătească pentru ceva rău, care ar putea afecta capacitatea de a rula organizației. Elaborarea unui plan eficient de urgență este esențială pentru o organizație. Multe lucruri pot pune în pericol organizarea, de la un dezastru tehnic (cum ar fi o încălcare a informației) la unul natural (cum ar fi un potop). Scrierea planurilor de urgență va pregăti o organizație pentru astfel de posibilități.

conținut

Pași
Partea 1evaluați riscurile
Partea 2identificați scenariile
Partea 3mențineți planul de urgență
Sfaturi

pași

Partea 1
Evaluați riscurile

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 1

Pregătiți-vă să scrieți planul de urgență. Obiectivul principal ar trebui să fie asigurarea faptului că organizația continuă să funcționeze în cazul producerii dezastrului.

Este o idee bună să existe o politică formală care să explice în detaliu necesitatea unui plan de urgență.
Planul trebuie să fie simplu împreună. Limba și instrucțiunile ar trebui să fie ușor de înțeles pentru publicul viitor. Niciodată nu știți cine va trebui să o pună în aplicare.
Aflați declanșatorul specific care vă poate cere să utilizați planul de urgență. Determinați cum veți măsura succesul (astfel încât să puteți reveni la operațiunile normale). Identificați toate operațiunile esențiale pentru ca afacerea să continue.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 2

Asigurați-vă că planul răspunde la cele trei întrebări-cheie ale planurilor de urgență. Verificarea faptului că planul dvs. abordează fiecare dintre aceste întrebări vă va ajuta să vă asigurați că nu uitați nimic.

Ce se poate întâmpla?

Cum putem răspunde?

Ce putem face pentru a fi pregatiti in avans?

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 3

Aflați riscurile care sunt cel mai probabil să apară în organizația dvs. Determinarea riscurilor potențiale este unul dintre cele mai importante aspecte ale unui plan de urgență. Nu este un proces unic. Trebuie să determinați riscuri care sunt specifice organizației. Există multe riscuri posibile pentru care se pot confrunta întreprinderile.

Dezastrele naturale, cum ar fi inundațiile, uraganele și secetele, pot necesita un plan de urgență. Alte riscuri potențiale includ o criză, un accident la locul de muncă, probleme personale (cum ar fi moartea unui lider sau un avertisment), pierderi de date, gestionare defectuoasă și probleme legate de produse (ca în cazul să îl elimine de pe piață).

Ar trebui să vă concentrați asupra domeniilor care includ administrarea, comunicarea, resursele financiare, coordonarea, logistica și răspunsurile tehnice.

Dezastrele tehnice pot include componentele organizației care au legătură cu infrastructura de comunicații. Ar trebui să luați în considerare pierderea potențială a informațiilor sau a clienților.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 4

Prioritizează riscurile. Evaluați riscurile bazate pe probabilitate a ceea ce se întâmplă. Nici un risc nu este egal cu celălalt și cele mai multe planuri de urgență nu se pot ocupa în profunzime de fiecare risc potențial. Trebuie să aflați care sunt cele mai probabile și care ar afecta cel mai mult compania.

Concentrați-vă pe cele mai importante evenimente. Trebuie să faceți o listă a fiecărui eveniment care ar putea afecta operațiunile și apoi să le evaluați de la 1 la 10. Care ar fi impactul fiecărui eveniment? De exemplu, un incendiu mic care este limitat la o mașină ar trebui probabil să fie marcat cu un scor mai mic decât focul întregii plante.

Apoi, dezvoltați o evaluare pentru cât de des poate apărea riscul. De exemplu, puteți da un scor de 10 dacă se poate întâmpla o dată pe lună și de 1 dacă se poate întâmpla o dată la 100 de ani. Apoi multiplicați cele două scoruri cu probabilitatea și impactul pentru a obține un scor total.

Lucrați mai întâi cu cele mai mari scoruri. Setați o limită Cu toate acestea, puteți observa cazurile cu scoruri mici și dezvoltați un proces general. Zonele care sunt esențiale pentru supraviețuirea organizației trebuie, în general, să fie puse pe primul loc (cum ar fi menținerea fluxului de numerar, a cotei de piață și a personalului de sprijin).

Partea 2
Identificați scenariile

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 5

Elaborați scenarii pentru riscurile cu cel mai mare scor. Va trebui să producăți scenarii realiste pentru fiecare risc pentru a elabora un plan eficient de urgență. Ea schițează în mod specific ce s-ar întâmpla dacă s-ar întâmpla fiecare dintre riscurile cu prioritate mai mare.

Puteți începe prin a determina impactul după ce ați dezvoltat complet scenariile. Care ar putea fi impactul maxim al fiecărui scenariu în detaliu?
Puteți dezvolta scări diferite ale aceluiași scenariu (de exemplu, în cel mai bun caz, cel mai probabil caz și în cel mai rău caz).

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 6

Creați o cronologie pentru modul în care pot fi implementate scenariile. Determinați cine va fi responsabil de ce și când. Nu uitați să actualizați listele de contacte și să determinați cine va fi responsabil pentru notificări.

Schematizați intervalele de timp. Ce se va întâmpla în prima zi sau în prima săptămână? Fii foarte specific.

Puteți avea termene pentru scenarii care privesc vulnerabilitățile fizice, organizaționale și instituționale. De exemplu, o vulnerabilitate poate face cu infrastructura fizică, o organizație cu existența unor sisteme de avertizare timpurie sau a echipelor de răspuns instituțional calificat și existența unor resurse financiare sau parteneri externi. Diferiți oameni pot fi responsabili de diferite aspecte.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 7

Determinați ce este cel mai important pentru a relua afacerea. Explorați aceste unghiuri în detaliu. Puneți într-o cutie capabilitățile, precum și vulnerabilitățile. Ce capacitate are organizația să se confrunte cu riscuri sau să le diminueze?

De exemplu, imaginați-vă că potențialul pericol este o inundație. Un risc potențial poate fi acela că râurile inundă băncile și afectează casele din zonă. Vulnerabilitatea poate fi o infrastructură proastă. Capacitatea poate fi de a avea personal calificat.

Faceți o evaluare cinstită a resurselor. Ce funcții trebuie să modificați sau să reduceți din cauza resurselor limitate? Efectuați o analiză de impact a afacerilor. Trebuie să identificați domeniile care sunt necesare pentru ca întreprinderea să își îndeplinească misiunea și să continue să opereze.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 8

Căutați modalități de reducere a riscurilor. În general, nu este suficient să dezvolți un "plan B", să stai jos și să aștepți ca niciodată să nu o porniți. Evaluați modul în care puteți acționa imediat pentru a reduce riscurile. Dezvoltați strategii preventive.

Luați în considerare disponibilitatea partenerilor. Ce resurse locale ar fi disponibile în caz de dezastru? Vecinii ar fi dispuși să ajute?

Cele mai bune planuri de urgență ajută companiile să identifice domeniile pe care le pot îmbunătăți, astfel încât să reducă probabilitatea ca planul să fie necesar în primul rând.

De exemplu, puteți observa că aveți nevoie de asigurare sau că trebuie să organizați exerciții de dezastru. S-ar putea să observați că personalul cheie necesită o pregătire suplimentară. Când vine vorba de amenințările la adresa informației, instalați un sistem de urgență. Efectuați un plan pentru fiecare scenariu.

Partea 3
Mențineți planul de urgență

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 9

Comunicarea planului către toți angajații. Trebuie să educați oamenii cheie din organizație despre plan înainte de a fi nevoie.

Spuneți oamenilor ce rol și ce responsabilități vor avea, astfel încât nu există nicio confuzie dacă planul ar trebui pus în aplicare în caz de urgență. Acest lucru va reduce șansele de a crea panică.
Oferiți persoanei formarea adecvată pentru a îndeplini obligațiile care au fost prezentate în plan. Dacă este necesar, organizați exerciții. Ajustați după observarea formării.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 10

Testați-vă planul de urgență. Puteți face testele administrabile și profitabile în patru etape. În cazul în care se demonstrează că o zonă are defecte sau conflicte cu planuri de urgență în alte departamente, puteți corecta și testați din nou planul.

Realizează o revizuire a personalului de conducere. Conducerea alege o dată și o oră pentru a examina toate planurile de urgență și recunoaște persoanele care și-au terminat complet misiunile.

Faceți o revizuire interdepartamentală. Acesta este locul în care fiecare departament analizează planurile celorlalți. Aceasta este etapa în care sunt alocate resursele și identificate conflictele.

Studiați deficiențele în sistemele critice. Această etapă de testare poate fi localizată între departamente. Testul implică simularea sistemului și eșecurile vânzătorului. Puteți dramatiza scenarii fără a fi nevoit să întrerupeți funcționarea unei echipe sau a unui proces.

Situația reală În cele din urmă, trebuie să testați complet planul de urgență. Aceasta poate implica o închidere pe termen scurt a zonelor cheie realizate în timp real.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 11

Salvați planul într-un loc unde îl puteți accesa cu ușurință. Dacă se produce dezastrul, nu doriți ca planul să se ardă sau să se piardă în inundații. Nu este convenabil pentru dvs. că o încălcare a informațiilor împiedică recuperarea planului atunci când aveți nevoie cel mai mult.

Plasați o copie a planului într-un alt loc. Cu toate acestea, ar trebui să-l păstrați undeva unde puteți să-l primiți rapid dacă aveți nevoie de ea.

Păstrați întotdeauna o copie a planului într-un alt loc decât originalul și asigurați-vă că mai mult de o persoană știe cum să-l acceseze, și autoritatea de a face acest lucru.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de urgență Pasul 12

Verificați planul în mod regulat. Uneori lucrurile se schimbă. Ghiciile tale pot fi invechite. Riscurile pot fi mai mari decât erau.

Implică mai mult de o persoană în plan și în actualizările sale. De exemplu, puteți solicita unui nou angajat să-l revadă cu ochi proaspeți sau să-l auditeze.

Confirmați toate ipotezele, comparându-le cu informațiile recente sau revizuindu-le cu o terță parte. Poate că sistemul de backup are mai puține informații decât credeai.

sfaturi

Nu lăsați planul de urgență să fie o prioritate secundară sau credeți că nu îl veți folosi niciodată.
Probabil doriți să aveți mai mult de un plan de urgență.
Începeți prin organizarea unui comitet pentru planul de urgență și alegeți o persoană care să conducă acest comitet. Liderul planului de urgență oferă abilități, instrumente și cunoștințe de bază, astfel încât fiecare departament să își poată scrie propriul plan.
Revizuiți din nou planul. O a doua recenzie vă ajută să găsiți lucrurile pe care le-ați pierdut prima oară.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit