Cum se scrie un plan de management al schimbării

Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbărilor. Una se referă la impactul schimbării unei organizații, facilitând tranziția. Celălalt monitorizează modificările aduse unui singur proiect, creând o înregistrare clară a ajustărilor sau modificărilor produsului în cadrul proiectului. Ambele planuri vizează comunicarea a ceea ce trebuie făcut în mod clar și precis.

conținut

Pași
Metoda 1scrieți un plan pentru a gestiona schimbările organizaționale
Metoda 2urmăriți modificările în orice proiect
Sfaturi

pași

Metoda 1
Scrieți un plan pentru a gestiona schimbările organizaționale

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 1

Afișați motivele acestei modificări. Faceți o listă a factorilor care au dus la decizia de schimbări, cum ar fi golurile de performanță, noua tehnologie sau o schimbare în misiunea organizației.

O abordare este aceea de a descrie situația actuală a organizației și situația viitoare pe care acest plan intenționează să o creeze.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 2

Definiți tipul și scopul modificărilor. Descrieți pe scurt natura așteptată a proiectului de gestionare a schimbării. Determinați dacă acest lucru va afecta locurile de muncă, schimbările de proces, schimbările de politică și organizarea structurală. Faceți o listă de departamente, grupuri de lucru, sisteme sau alte componente care pot suferi modificări.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 3

Descrieți sprijinul părților interesate. Listează toate părțile interesate afectate de plan, de exemplu, conducerea, managerul de proiect, sponsorul proiectului, utilizatorii finali și angajații afectați de schimbare. Pentru fiecare, scrieți dacă partea interesată acceptă sau nu acceptă modificarea.

Luați în considerare crearea unui tabel pentru a comunica în mod clar și succint. Un model șablon listează gradul de conștientizare, gradul de susținere și de influență pentru fiecare parte interesată, clasificat la o scară "mare, medie și scăzută".

Dacă este posibil, efectuați interviuri individuale pentru a evalua sprijinul.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 4

Creați o echipă de gestionare a schimbărilor. Această echipă este responsabilă pentru comunicarea cu toate părțile interesate, pentru a asculta preocupările și pentru a vă asigura că schimbarea este cât mai fluidă posibil. Alegeți oameni care au o înaltă credibilitate în organizare și bune abilități de comunicare.

Acesta ar trebui să includă un sponsor la nivel executiv senior. Subliniați că aceasta implică o activitate activă care promovează schimbarea, nu doar o semnătură pe plan.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 5

Dezvoltați o abordare a managementului organizației. Sprijinul deplin al greutăților organizației este fundamental pentru succesul schimbării. Permite fiecărui membru al personalului la nivel înalt să furnizeze feedback cu privire la schimbare și lucrează cu fiecare dintre ei pentru a crea un rol activ în demonstrarea și susținerea schimbărilor.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 6

Creați un plan pentru fiecare persoană interesată. Pentru fiecare parte interesată, acesta include persoanele care susțin schimbarea și evaluează riscurile și preocupările implicate. Atribuiți echipei de management al schimbării sarcina de a aborda aceste preocupări.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 7

Creați un plan de comunicare. Comunicarea este cea mai importantă componentă a managementului schimbării. Comunicați frecvent cu fiecare persoană afectată. Aceasta întărește motivele care stau la baza schimbării și beneficiile pe care aceasta le va aduce.

Părțile interesate trebuie să primească comunicări personale și bidirecționale. Întâlnirile față în față sunt vitale.

Comunicarea trebuie să provină de la sponsorul schimbării la nivel înalt, de la supraveghetorul direct al fiecărui angajat și de la orice purtător de cuvânt suplimentar pe care se întemeiază partea interesată. Toată comunicarea trebuie să aibă un mesaj coerent.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 8

Monitorizați rezistența. Există întotdeauna rezistență la schimbare. Acest lucru se întâmplă la nivel individual, deci comunicați cu părțile interesate personal pentru a descoperi cauza. Monitorizați reclamațiile astfel încât echipa de management al schimbării să poată lua măsuri în această privință. Aceste preocupări includ de obicei:

nici o motivație de a schimba sau nici un sentiment de urgență -

nu înțeleg imaginea de ansamblu sau motivul schimbării -

lipsa de contribuție la progresul-

incertitudinea privind siguranța locului de muncă, rolurile viitoare, cerințele și competențele viitoare -

eșecul conducerii de a răspunde așteptărilor legate de implementarea sau comunicarea schimbării.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 9

Adresați-vă obstacolelor. Multe plângeri ar trebui să fie acoperite de o creștere a comunicării sau de o schimbare în strategia de comunicare care abordează probleme specifice. Altele necesită abordări suplimentare, care pot fi incluse în planul dvs. sau de către echipa de gestionare a schimbărilor, pentru a le realiza atunci când este necesar. Luați în considerare care este potrivită pentru organizația dvs.:

Pentru orice schimbare a locului de muncă sau a procedurilor, pregătirea angajaților este o prioritate.

Dacă vă așteptați la un nivel scăzut de moralitate sau o tranziție stresantă, atenuați acest lucru cu un eveniment al companiei sau beneficii ale angajaților.

Dacă părțile interesate nu sunt motivate de schimbare, oferiți stimulente.

În cazul în care părțile interesate se simt excluse, organizați o întâlnire pentru a obține comentarii și a lua în considerare modificările aduse planului.

Metoda 2
Urmăriți modificările în orice proiect

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 10

Definiți funcțiile de gestionare a modificărilor. Listează funcțiile care vor fi atribuite acestui proiect. Descrieți responsabilitățile și abilitățile necesare pentru fiecare funcție. Cel puțin, acesta include un manager de proiect care să adopte schimbări zilnice și un sponsor al proiectului pentru a urmări progresul general și a lua decizii la nivel înalt privind gestionarea schimbărilor.

Pentru proiectele mari dintr-o organizație mare, poate fi necesar să împărțiți funcțiile de management de proiect între mai mulți oameni cu cunoștințe de specialitate.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 11

Luați în considerare crearea unei plăci de control al schimbării. Proiectele de software includ, de obicei, un comitet de control al schimbărilor compus din reprezentanți ai fiecărui grup de părți interesate. Consiliul de administrație aprobă toate cererile de modificare în locul directorului de proiect și comunică deciziile părților interesate. Această abordare funcționează bine pentru proiectele cu numeroase părți interesate și proiecte care ar putea necesita o reevaluare frecventă a domeniului de aplicare și a obiectivelor de bază.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 12

Creați un proces pentru a executa cererile de modificare. Odată ce cineva din echipa de proiect identifică un pas înainte, cum se face de la a fi o idee la a fi o realitate? Descrieți acest proces aici, după cum a fost de acord cu echipa. Iată un exemplu:

Membrii echipei completează un formular de solicitare de modificare și îl trimit managerului de proiect.

Administratorul proiectului introduce formularul pentru înregistrarea cererilor de modificare și actualizează această înregistrare atunci când cererile sunt implementate sau respinse.

Managerul îi atribuie membrilor echipei să scrie un plan mai specific și să evalueze efortul necesar.

Managerul de proiect trimite planul sponsorului proiectului spre aprobare sau respingere.

Schimbarea este implementată. Părțile interesate sunt informate frecvent despre progresele înregistrate.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 13

Creați un formular de solicitare de modificare. Următoarele date trebuie să fie incluse în fiecare cerere de modificare și introduse în jurnalul de modificări.

Data cererii de modificare.

Numărul solicitării de modificare, atribuită de administratorul proiectului.

Titlu și descriere

Numele expeditorului, adresa de e-mail și numărul de telefon.

Prioritate (mare, medie sau scăzută). Planurile urgente de gestionare a schimbărilor pot necesita termene limită specifice.

Numărul de produs și versiune (pentru proiectele software).

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 14

Adăugați informații suplimentare în jurnalul de modificări. Jurnalul de schimbări trebuie să urmărească, de asemenea, deciziile și implementarea. Pe lângă informațiile copiate din formularul de solicitare de schimbare, veți avea nevoie de spațiu pentru următoarele:

aprobare sau respingere -

semnătura persoanei care aprobă sau respinge cererea -

să modifice termenul de punere în aplicare -

modificați data de încheiere.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de gestionare a modificărilor Pasul 15

Urmăriți cele mai importante decizii. În plus față de înregistrarea zilnică a schimbărilor, proiectul poate beneficia de o evidență a deciziilor importante. Această înregistrare poate facilita monitorizarea proiectelor pe termen lung sau a proiectelor care suferă modificări de conducere. Această înregistrare poate ghida și comunicarea cu clienții sau cu adresa. Pentru fiecare modificare a termenelor, a domeniului de aplicare sau a cerințelor proiectului, a nivelurilor de prioritate sau a strategiei, ar trebui incluse următoarele informații:

Cine a luat decizia

Când sa luat decizia.

Un rezumat al motivelor care stau la baza deciziei și a procesului care a fost folosit pentru ao realiza. Atașați orice document legat de acest proces.

sfaturi

Dezvoltați încrederea și loialitatea atât cu angajații, cât și cu clienții dvs. Schimbarea poate face pe oameni să se simtă inconfortabil. Prin comunicarea că sunteți în căutarea celui mai bun interes pentru personalul dvs., veți primi sprijinul.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit