Cum se creează un plan de continuitate a afacerii

Planurile de continuitate a afacerii oferă proceduri privind modul în care angajatorii și angajații vor păstra legătura și își vor continua activitatea în caz de dezastru sau de urgență, cum ar fi un incendiu la birou. Din păcate, multe companii nu iau niciodată timp să dezvolte un astfel de plan, de obicei pentru că nu cred că este necesar. Cu toate acestea, crearea unui plan extins de continuitate a afacerii vă va permite să vă îmbunătățiți capacitatea companiei de a continua operațiunile normale în timpul sau după întreruperi semnificative ale operațiunilor companiei.

pași

Metoda 1
Înțelegeți ce este un bun plan de continuitate a afacerii

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 1
1
Acceptați posibilele amenințări și riscuri cu care se confruntă compania dumneavoastră. Este înspăimântător să vă gândiți la posibilitatea întreruperii opririi operațiunilor dvs. de afaceri, însă trebuie să fiți întotdeauna pregătiți și dispuși să acceptați că riscurile și amenințările pot provoca o afecțiune pentru afacerea dvs. Odată ce acceptați că riscurile și amenințările neprevăzute pot avea rezultate devastatoare pentru operațiunile de afaceri, puteți face un plan care să garanteze că atât activele companiei dvs., cât și personalul sunt suficient protejate.
  • Faceți o listă cu riscurile posibile și impactul acestora asupra companiei dvs. De exemplu, moartea unei persoane cheie nu va avea drept rezultat închiderea ușilor pentru o vreme, dar poate avea un impact grav asupra rezultatelor, relațiilor cu vânzătorii și serviciului pentru clienți.
  • După identificarea riscurilor, sortați-le după impact și probabilitatea de a vă prioritiza planificarea.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 2
    2
    Nu confunda planurile de continuitate a afacerii cu planurile de recuperare în caz de dezastru. Uneori se referă la planurile de continuitate a afacerii ca planuri de recuperare în caz de catastrofe și ambele au multe în comun. Planurile de redresare în caz de dezastru ar trebui să fie orientate spre recuperarea afacerii după un dezastru și atenuarea consecințelor negative ale dezastrului. În schimb, planurile de continuitate a afacerii se concentrează pe crearea unui plan de acțiune al cărui obiectiv este de a evita consecințele negative ale unui dezastru care apare deloc.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 3
    3
    Luați în considerare amenințările și potențialele riscuri cu care se confruntă compania. Planurile de analiză a impactului asupra afacerii iau în considerare consecințele potențiale pentru afacerea dvs. atunci când capacitatea de a opera și procesa a fost întreruptă de o amenințare sau risc. Ca rezultat, crearea unei analize de impact asupra afacerii vă permite să determinați ce probleme, riscuri și amenințări planul de continuitate a afacerii trebuie să le abordeze. Ar trebui să luați în considerare posibilele efecte pe care le-ar putea provoca o întrerupere a operațiunilor comerciale, cum ar fi:
  • Pierderea veniturilor și a vânzărilor
  • Creșterea cheltuielilor
  • Dezertarea sau nemulțumirea clientului
  • Livrarea târzie a serviciului
  • Amenzile de reglementare
  • Întârzierea sau incapacitatea de a iniția planuri de afaceri viitoare
  • Metoda 2
    Determinați resursele cheie de recuperare

    Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 4
    1
    Faceți o listă a personalului intern cheie. După apariția unui eveniment care perturbă operațiunile normale de afaceri, va trebui să mobilizați rapid personalul cheie pentru a executa cu succes un plan de continuitate a afacerii. Creați o listă a personalului cheie intern și a personalului de asistență. Aceștia sunt angajații care ocupă pozițiile fără de care afacerea dvs. absolut nu poate funcționa. Faceți lista cât timp aveți nevoie să fie cât mai mică posibil.
    • Faceți o listă a întregului personal intern cheie cu toate informațiile dvs. de contact, inclusiv telefonul de afaceri, telefonul de la domiciliu, telefonul mobil, pagerul, e-mailul de afaceri, e-mailul personal și orice altă modalitate posibilă de a vă contacta într-o situație de urgență în care Este posibil ca comunicațiile obișnuite să nu fie disponibile.
    • Luați în considerare funcțiile care sunt extrem de necesare pentru a continua operațiunile zilnice. Trebuie să vă gândiți la cine deține aceste poziții atunci când lucrătorul primar este în vacanță.
    • Amintiți-vă că personalul cheie nu include doar directori executivi. De exemplu, un asistent de încasare a conturilor mici până la intermediar poate fi responsabil pentru procesarea rapoartelor care afectează creditele sau creanțele din conturile în așteptare, ceea ce afectează în mare măsură valoarea veniturilor din exploatare disponibile. Asistentul de conturi de încasat trebuie considerat personal cheie, deoarece funcțiile de loc de muncă ale acelei persoane facilitează accesul companiei la capitalul furnizat prin procesarea plăților în așteptare și colectarea de fonduri.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 5
    2
    Documentați echipa de birouri crucială. Computerele companiei față în față conțin adesea cele mai importante informații pe care ar trebui să le puteți accesa dumneavoastră și angajații dvs. chiar și atunci când lucrați în afara biroului. Trebuie să faceți o listă cu datele și echipamentele esențiale și să creați o strategie de acces securizat în caz de întrerupere. Nu uitați de software-ul care ar fi deseori considerat echipament crucial, mai ales dacă este un software specializat sau dacă nu poate fi înlocuit.
  • Această listă trebuie să includă parole, date de identificare și locația fișierelor cheie.
  • Unele companii nu pot funcționa nici măcar câteva ore fără un aparat de fax. Depindeți foarte mult de mașina dvs. fotocopiantă? Aveți imprimante speciale pe care trebuie să le aveți cu totul în permanență?
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 6
    3
    Identificați documentele cruciale. Trebuie să strângeți toată documentația necesară pentru a vă reporni afacerea în eventualitatea unui incendiu sau a unui alt dezastru care distruge documentele cruciale de pe site. Asigurați-vă că aveți copii supleant stocate fizic în afara biroului și modalități de accesare a documentelor esențiale, precum articole de înființare și alte documente legale, facturi de utilitate, informații bancare, documente cruciale privind resursele umane, documente imobiliare de închiriere, declarații a taxelor și a altor documente cruciale.
  • Ar trebui să luați în considerare ce ar fi planul de acțiune dacă ar exista o pierdere totală de facilități. Știți când să plătiți împrumutul pentru vehiculele companiei? Cui ați trimite plata pentru serviciile dvs. de e-mail?
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 7
    4
    Identificați cine poate face teleworking. În cazul în care operațiunile de afaceri nu pot continua în locația obișnuită, munca la distanță este o modalitate excelentă pentru ca angajații să își poată continua îndeplinirea îndatoririlor ca de obicei. Abilitatea angajaților dvs. de a lucra, chiar și în afara biroului, va însemna că cel puțin unele dintre întârzierile de a-și face treaba ca întotdeauna pot fi evitate. Unii oameni din compania dvs. ar putea fi perfect capabili să facă afaceri de la un birou de acasă.
  • Aflați cine poate lucra de acasă și cine nu din cauza limitărilor legate de conectivitatea la Internet sau alte probleme și asigurați-vă că îi oferiți angajaților resursele necesare pentru lucrul la distanță.
  • Metoda 3
    Creați planul de continuitate a afacerii dvs.

    Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 8


    1
    Identificați opțiunile echipamentului de urgență. Opțiunile echipamentului de urgență sunt alternative de echipament accesibile care pot fi utilizate atunci când operațiunile normale de afaceri sunt întrerupte.
    • Unde ați închiria camioane dacă un dezastru a distrus sau a distrus vehiculele utilizate în cursul obișnuit al afacerii? Unde ați închiria calculatoare? Puteți utiliza o conexiune auxiliară pentru fotocopii, faxuri, imprimări și alte funcții cruciale?
    • Furnizorii de echipamente alternative nu trebuie să fie identificați în mod specific decât dacă sunt unici și un acord a fost deja negociat (ceea ce este foarte rar).
    • Este mai important să se identifice serviciile, echipamentele și resursele pe care un înlocuitor ar trebui să le poată oferi. Personalul cheie care are responsabilitatea de a gestiona relația cu înlocuitorul trebuie să aibă autoritatea necesară pentru luarea deciziilor relevante.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 9
    2
    Identificați locația dvs. de urgență. Acesta este locul unde vă veți desfășura operațiunile, în timp ce sediile dvs. principale nu sunt disponibile.
  • Ar putea fi un hotel - multe dintre ele au facilități de afaceri foarte bine echipate pe care le puteți utiliza. Ar putea fi și biroul unuia dintre antreprenorii dvs. sau al avocatului dvs.
  • O depozitare locală de închiriere lângă magazinul dvs. obișnuit ar putea fi un loc bun pentru relocarea și depozitarea produselor în grabă.
  • Poate teleworking-ul pentru toți este o opțiune viabilă.
  • Dacă ați identificat o locație temporară, includeți o hartă a locației în planul de continuitate a afacerii dvs. Oriunde vă aflați, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact corespunzătoare (inclusiv numele persoanelor).
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 10
    3
    Creați o secțiune de instrucțiuni în planul de continuitate a afacerii dvs. Acesta ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas despre cum să execute planul de continuitate a afacerii și să se adreseze ce trebuie făcut, cine ar trebui să facă acest lucru și cum. Faceți o listă a fiecărei responsabilități și scrieți numele persoanei căreia îi este atribuită. Faceți și contrariul: pentru fiecare persoană, faceți o listă a responsabilităților. În acest fel, dacă doriți să știți cine ar trebui să sunați la compania de asigurări, puteți căuta "asigurare" și, dacă vrei să știi ce face Juan Pérez, poți căuta "Ioan" pentru a obține aceste informații.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 11
    4
    Contactați contactele externe. Dacă aveți vânzători sau antreprenori externi, dezvoltați o listă de contacte specială care include o descriere a companiei (sau a persoanei) și orice alte informații care sunt absolut esențiale în legătură cu aceasta, inclusiv informațiile de contact ale personalului cheie.
  • Includeți pe lista dvs. persoane precum avocați, bancheri, consultanți în domeniul tehnologiei informației și oricine al cărui ajutor vi-ar putea fi necesar în diferite probleme de funcționare.
  • Nu uitați companiile de utilități, birourile municipale și comunitare (poliția, pompierii, apa, spitalele etc.) și corespondența.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 12
    5
    Strângeți informațiile! Un plan de continuitate a afacerii este inutil dacă toate informațiile sunt împrăștiate în locuri diferite. Un plan de continuitate a afacerii este un document de referință și trebuie păstrat în același loc, ceva asemănător unui liant cu 3 inele.
  • Faceți multe copii și dați câte unul fiecărui membru al personalului dvs. cheie.
  • Păstrați câteva copii suplimentare într-o locație din afara biroului, acasă sau într-o cutie de siguranță.
  • Metoda 4
    Implementați planul de continuitate a afacerii

    Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 13
    1
    Comunicarea planului către angajații relevanți. Asigurați-vă că toți angajații care ar putea fi afectați de o întrerupere au citit și au înțeles planul de continuitate a afacerii. Luați-vă timp pentru a vă asigura că angajații sunt conștienți de rolul lor relevant în implementarea și executarea politicii.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 14
    2
    Furnizează informații esențiale despre planul de continuitate a activității personalului non-cheie. Nu lăsați lucrurile la întâmplare! Chiar dacă personalul cheie a fost informat despre rolul pe care îl deține în cadrul planului de continuitate a activității, trebuie să vă asigurați că toți angajații sunt conștienți de procedurile de evacuare a clădirii, precum și de locațiile de urgență. În acest fel, absența imprevizibilă a personalului-cheie nu va împiedica personalul ne-cheie să știe cum să reacționeze la perturbări ale operațiunilor de afaceri.
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a activității Pasul 15
    3
    Planificați modificarea și actualizarea planului de continuitate a afacerii. Indiferent de cât de bun este planul dvs., este posibil să se producă evenimente dezorganizate care nu sunt prevăzute în acesta. Trebuie să fiți deschis pentru a actualiza sau a modifica planul de continuitate a afacerii, luând în considerare informații suplimentare sau schimbări în circumstanțe. De fiecare dată când se schimbă ceva, actualizați toate copiile planului de continuitate a afacerii dvs. și nu lăsați-l niciodată să fie depășite.
  • sfaturi

    • Nu vă bazați pe un dispozitiv de siguranță împotriva incendiilor pentru a stoca suporturile de calculator. Cele mai multe seifuri ignifuge sunt proiectate pentru hârtie - un CD, DVD, floppy disk sau bandă magnetică se va topi. Obțineți un seif special pentru aceste articole. Mai bine, păstrați datele din birou pe o platformă cloud!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să obțineți un plan de telefonie mobilă fără o verificare de creditCum să obțineți un plan de telefonie mobilă fără o verificare de credit
    Cum să dezvoltați un plan de afaceri pentru creșterea animalelorCum să dezvoltați un plan de afaceri pentru creșterea animalelor
    Cum să dezvolte o cultură de îmbunătățire continuăCum să dezvolte o cultură de îmbunătățire continuă
    Cum se creează un incubator de afaceri în MexicCum se creează un incubator de afaceri în Mexic
    Cum se face un plan de afaceri pentru IMM-urile din PeruCum se face un plan de afaceri pentru IMM-urile din Peru
    Cum să începeți o companie de curățenie în PeruCum să începeți o companie de curățenie în Peru
    Cum să dezvolte punctele forte ale angajațilorCum să dezvolte punctele forte ale angajaților
    Cum se scrie un profil corporativCum se scrie un profil corporativ
    Cum se scrie un plan de urgențăCum se scrie un plan de urgență
    Cum puteți îmbunătăți productivitatea afacerii dvs.Cum puteți îmbunătăți productivitatea afacerii dvs.
    » » Cum se creează un plan de continuitate a afacerii

    © 2011—2020 ertare.com