Cum se creează un plan de lucru

Un plan de lucru este o schemă care descrie un set de obiective și procese cu care o echipă sau o persoană își poate atinge obiectivele. De asemenea, oferă cititorului o mai bună înțelegere a sferei proiectului. În domeniul profesional sau academic, planurile de lucru vă vor ajuta să rămâneți organizați în timp ce desfășurați un proiect. Cu ajutorul ei, puteți împărți procesul în sarcini mai mici și realizabile și de a identifica lucrurile pe care doriți să le îndeplinească. În acest articol, puteți învăța să creați un plan de lucru pentru a vă pregăti pentru proiectele viitoare.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 1

Identificați obiectivul planului dvs. de lucru. Există mai multe motive pentru care este creat un plan de lucru. Înainte de a începe să o creați, trebuie să determinați ce doriți să obțineți cu el, pentru a vă putea pregăti în mod corespunzător. Rețineți că majoritatea acestor planuri sunt orientate către un anumit termen (de exemplu, 6 luni sau 1 an).

La locul de muncă, planurile de lucru permit supervizorului dvs. să știe ce proiecte se vor desfășura în următoarele câteva luni. În mod obișnuit, acestea sunt dezvoltate imediat după evaluarea anuală a performanței sau când echipele desfășoară proiecte la scară largă. Planurile de lucru pot fi, de asemenea, rezultatul sesiunilor de planificare strategică pe care organizația le desfășoară la începutul unui nou calendar sau al unui an fiscal.
În domeniul academic, planurile de lucru pot ajuta studenții să pregătească un itinerar pentru un proiect amplu, iar profesorii pot planifica materialul didactic pentru semestru.
Dacă este vorba despre un proiect personal, planurile de lucru vă vor ajuta să determinați ce intenționați să faceți, cum veți proceda și data la care intenționați să faceți acest lucru. În timp ce acestea nu sunt strict necesare, acestea vă vor ajuta să urmăriți obiectivele și progresele înregistrate.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 2

Scrie introducerea și fundalul. Dacă intenționați să creați un plan de lucru profesional, ar trebui să scrieți o introducere și un fundal. Acest lucru îi va oferi supraveghetorului sau șefului informațiile necesare pentru a pune planul de lucru în context. Într-un cadru academic, aceste puncte sunt, de obicei, inutile.

Introducerea ar trebui să fie scurtă și interesantă. Reamintiți-le superiorilor de motivul pentru care veți crea acest plan de lucru. De asemenea, prezintă proiectele specifice pe care le veți dezvolta în această perioadă.

Contextul trebuie să clarifice motivele pentru care veți crea planul de lucru. De exemplu, descrieți detaliile sau datele statistice ale rapoartelor recente, identificați problemele care trebuie rezolvate sau evaluați recomandările sau comentariile pe care le-ați primit în proiectele de lucru anterioare.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 3

Stabiliți obiectivele și obiectivele. Obiectivele și obiectivele sunt legate de faptul că ambele indică lucruri pe care sperați să le atingeți prin planul de lucru. Totuși, ar trebui să țineți cont și de diferențele pe care le au: obiectivele sunt generale și obiectivele sunt mai specifice.

Obiectivele ar trebui să se concentreze asupra imaginii generale a proiectului. Menționați rezultatul maxim pe care vă așteptați să îl obțineți împreună cu planul de lucru și păstrați-l într-un domeniu larg. De exemplu, setați un obiectiv pentru a finaliza un raport de cercetare sau pentru a afla mai multe despre scriere.

Obiectivele, pe de altă parte, trebuie să fie specifice și tangibile. Cu alte cuvinte, trebuie să le eliminați din listă pe măsură ce le completați. De exemplu, intervievarea persoanelor pentru raportul dvs. de cercetare ar fi un obiectiv bun.

În cazul obiectivelor care variază considerabil, multe planuri de lucru le împart în ele scurt, mediu și pe termen lung. De exemplu, obiectivul pe termen scurt al companiei de a crește publicul cu 30% în trei luni ar putea să varieze considerabil de obiectivul pe termen lung de a consolida vizibilitatea mărcii în domeniul social media în anul următor.

În general, obiectivele sunt scrise folosind verbele pasive de voce și utilizarea de acțiune cu semnificație specifică (de exemplu, „planul“, „a scrie“, „creștere“ și „măsură“), mai degrabă decât unul cu sens ambiguu (de exemplu, , "Examinați", "înțelegeți", "știți" etc.).

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 4

Luați în considerare posibilitatea de a vă ordona munca după obiective "SMART". SMART (acronim pentru specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp) este un acronim utilizat de către persoanele care doresc rezultate mai concrete și fezabile în planurile de lucru.

specific. Ce se va face exact și pentru cine? Explicați publicul pe care vă veți concentra și toate acțiunile specifice pe care le veți folosi pentru al ajuta.

măsurabil. Este un obiectiv cuantificabil și este posibil să se măsoare? Puteți număra rezultatele? Ați structurat planul de lucru astfel încât "sănătatea din Africa de Sud crește în 2020" sau că cazurile de HIV / SIDA la nou-născuții din Africa de Sud scad cu 20% în acel an? ".

Rețineți că este necesar să indicați un număr de referință care vă permite să cuantificați modificarea. Dacă nu știți rata incidenței HIV / SIDA la nou-nascuti Africa de Sud, va fi imposibil să spunem cu certitudine că ar putea reduce cu 20%.

accesibil. Este posibil să se atingă obiectivul în timpul alocat și cu resursele disponibile? Obiectivul trebuie să fie realist, ținând seama de limitări. Creșterea vânzărilor cu 500% este un obiectiv rezonabil numai dacă aveți o afacere mică. Cu toate acestea, dacă compania dvs. este cea care domină piața, acest obiectiv este aproape imposibil.

În unele cazuri, poate fi necesar să se consulte cu un expert sau cu o autoritate pentru a determina dacă obiectivele stabilite în planul de lucru sunt fezabile.

remarcabil. Va avea acest scop un efect asupra scopului sau strategiei dorite? Deși poate fi important pentru sănătatea generală, măsurarea dimensiunii și greutății elevilor de liceu produce direct o schimbare în procedurile de sănătate mintală? Asigurați-vă că obiectivele și metodele stabilite au o relație clară și intuitivă.

Timp limitat. Când va fi realizat acest obiectiv sau când va fi cunoscut că totul este finalizat? Specificați un termen invariabil pentru proiect. Acesta prevede (dacă este posibil) ce rezultate ar determina încetarea proiectului prematur, atingând toate obiectivele.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 5

Menționați resursele pe care le contabilizați. Includeți tot ce veți avea nevoie pentru a vă atinge obiectivele și obiectivele. Resursele vor varia în funcție de scopul planului de lucru.

Într-un mediu de lucru, resursele pot include elemente cum ar fi un buget financiar, personal, consultanți, clădiri sau camere și cărți. Dacă planul dvs. de lucru este mai formal, puteți include un buget detaliat într-o anexă.

În mediul academic, resursele pot include accesul la diverse biblioteci, materiale de cercetare (de exemplu, cărți, ziare și reviste), acces la calculatoare și Internet, precum și profesori și alte persoane care vă pot ajuta în cazul în care aveți îndoieli.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 6

Identificați limitele. Limitările sunt obstacole care pot împiedica atingerea scopurilor și obiectivelor. De exemplu, dacă doriți să faceți un raport de cercetare pentru școală, puteți afla că itinerarul dvs. este prea ocupat pentru a cerceta și a scrie corespunzător. Astfel, o limitare ar fi programul prea strâns, astfel încât va trebui să ștergeți unele lucruri pe parcursul semestrului, în scopul de a pune capăt în mod eficient planul de lucru (dacă aveți mai mult de o oră pe semestru dificil, trebuie să recurgă la planificare).

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 7

Determinați părțile responsabile. Responsabilitatea este un factor esențial într-un plan de lucru bun. Cine va fi responsabil pentru îndeplinirea fiecărei sarcini? Este posibil să existe o echipă de oameni care lucrează la o sarcină (a se vedea punctul în care se menționează resursele), dar numai unul va fi responsabil pentru a fi complet la timp.

Imaginea intitulată Scrieți un plan de lucru Pasul 8

Scrieți strategia dvs. Examinați planul de lucru și stabiliți modul în care veți utiliza resursele la dispoziția dumneavoastră și veți depăși limitele pentru a vă atinge obiectivele și obiectivele.

Listează acțiunile specifice Identificați acțiunile zilnice sau săptămânale pe care trebuie să le îndepliniți pentru a vă îndeplini obiectivele. De asemenea, enumeră acțiunile pe care trebuie să le îndeplinească ceilalți membri ai echipei dvs. Luați în considerare utilizarea software-ului de management de proiect sau a unui calendar personal pentru a păstra aceste informații organizate.

Efectuați un program. Deși puteți să creați un program de lucru tentativ, rețineți că pot apărea situații neașteptate și va trebui să aveți un spațiu disponibil care vă împiedică să întârzieți.

sfaturi

Dacă proiectul dvs. este deosebit de mare, identificați etapele cheie. Acestea sunt puncte care evidențiază îndeplinirea anumitor obiective. Ele pot servi, de asemenea, ca puncte de reflecție care vă permit să vizualizați unde vă aflați în proces și asigurați-vă că continuați pe calea cea bună.
Efectuați un plan de lucru util pentru dvs. Planurile de lucru pot fi la fel de detaliate sau extinse pe cât doriți sau aveți nevoie. Puteți să le scrieți pe o bucată de hârtie sau să le creați în software profesionist, cu ajutorul graficii și culorilor. Utilizează ceea ce găsești cel mai natural și eficient.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit