Cum se scrie o notă de afaceri

Un memoriu este un document cel mai frecvent utilizat pentru comunicarea internă între colegi sau membri ai unui departament. Este posibil să fie necesar să utilizați un memorandum ca metodă externă de comunicare dacă, de exemplu, trebuie să comunicați cu clienții sau cu alți parteneri de afaceri. Trebuie să vă asigurați că o faceți corect - că memorandumul este profesional, clar și aliniat la standardele profesiei dvs. Nu este nevoie să vă faceți griji dacă nu ați scris niciodată unul și sunteți subliniat de perspectiva de a face acest lucru - continuați să citiți pentru a afla elementele de bază ale compunerii memoriei de afaceri proprii.

conținut

Pași
Partea 1pregătește-te pentru a scrie nota de afaceri
Partea 2luați decizii de limbă și formate
Partea 3compuneți memorandumul de afaceri

pași

Partea 1
Pregătește-te pentru a scrie nota de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 1

Decideți dacă trebuie trimis un memorandum. Dacă trebuie să informați mai mulți oameni din echipa dvs. despre o problemă importantă de afaceri, trimiterea unui memoriu este o idee excelentă. Puteți chiar să doriți să trimiteți unul dacă intenționați să comunicați cu o singură persoană dacă, de exemplu, doriți sau trebuie să aveți o evidență scrisă a corespondenței dvs.

Cu toate acestea, în unele cazuri, poate fi mai eficient să purtați pur și simplu discuții direct cu cei cu care trebuie să vorbiți.
Unele informații pot fi, de asemenea, prea sensibile pentru a trimite o notă.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 2

Identificați scopul pentru care veți scrie. În funcție de scopul dvs. specific, conținutul și organizarea memorandumului se pot schimba. Majoritatea memorandumurilor sunt scrise din următoarele motive:

Să propună o idee sau o soluție. De exemplu, dacă credeți că știți cum pot fi programate probleme de programare pentru orele suplimentare, vă recomandăm să vă scrieți ideile într-un memoriu și să le trimiteți superiorilor.

Pentru a emite o comandă. De exemplu, trimiterea unui memoriu poate fi o modalitate eficientă de a aloca responsabilități pentru o conferință viitoare de la care va găzdui departamentul.

Pentru a furniza un raport. De asemenea, puteți să trimiteți o notă pentru a vă informa colegii despre un eveniment recent, pentru a da o actualizare despre un proiect, pentru a furniza un raport de progres sau pentru a raporta rezultatele unei investigații.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 3

Reduceți tema Este posibil să aveți de-a face cu multe proiecte și sunteți tentați să trimiteți un memoriu informându-vă colegii, superiorii sau clienții despre tot ceea ce lucrați în prezent. Cu toate acestea, rețineți că notele de afaceri ar trebui să se axeze doar pe o problemă.

Acestea ar trebui să fie concise, clare și ușor de citit rapid. Deoarece le trimiteți oamenilor ocupați, nu doriți să pierdeți informații importante. Menținerea atenției focalizate vă va ajuta să vă asigurați că mesajul dvs. este primit și înțeles.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 4

Luați în considerare publicul. Conținutul, stilul și tonul memorandumului de afaceri vor fi afectate de publicul pe care intenționați să îl adresați, deci gândiți-vă cu atenție la toți cei care vor primi memo.

De exemplu, veți scrie un alt fel de notă, dacă sunteți scris colegilor despre planificare o petrecere surpriză pentru oamenii din birou, care au zile de naștere în timpul verii, în comparație cu scrie supervizorului despre rezultatele luni dvs. de cercetare.

Partea 2
Luați decizii de limbă și formate

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 5

Evitați limbajul prea casual. În general, limba dvs. ar trebui să fie directă și simplă și, totuși, profesională. Ar trebui să evitați adoptarea unui ton prea conversativ în memo.

De exemplu, evitați să scrieți lucruri precum: "Hei, băieți! Este vineri în sfârșit! Oricum, am vrut să vă spun despre o problemă importantă de afaceri".
În schimb, du-te direct la punct: "Scriu să vă dau tuturor un raport de progres pentru proiectul Z".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 6

Evitați utilizarea limbajului emoțional. De asemenea, este mai bine să încercați să adoptați un ton neutru atunci când scrieți și să evitați folosirea unui limbaj încărcat emoțional. Faceți tot posibilul pentru a vă referi la fapte și probe pentru a vă susține afirmațiile.

De exemplu, evitați declarațiile de genul "Cred că am fi cu toții mult mai fericiți dacă ne-ar fi permis să ne îmbrăcăm neobișnuit în zilele de vineri".

În schimb, cercetarea pentru a vedea dacă există vreun studiu privind dacă moralul biroului crește atunci când angajaților li se acordă o mai mare autonomie în alegerea îmbrăcămintei și o citează în memo.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 7

Utilizați fraze care semnalează că veți cita dovezi sau că vă referiți la o sursă pentru a lăsa cititorul să știe ce faceți.

De exemplu, încercați următoarele: "Conform concluziilor noastre ..." sau "Investigațiile efectuate de agenția națională de protecție a mediului au indicat că ...".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 8

Alegeți stilul și dimensiunea fontului corespunzătoare. Memorarea trebuie să fie ușor de citit, deci ar trebui să evitați utilizarea unui font excesiv de mic (11 sau 12 puncte este standardul).

De asemenea, trebuie să alegeți un stil de fonturi simplu, cum ar fi Times New Roman. Nu este timpul să experimentăm cu surse "amuzant" ca Sans Comic (te vor distra de tine daca o alegi!).

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 9

Utilizați margini standard pentru memorie. Marjele de 2,5 cm (1 inch) sunt tipice pentru memorandumuri de afaceri, deși unele procesoare pot include șabloane de pre-formatate pentru memorii cu marginile ușor mai largi (de exemplu, 3,17 cm sau 1,25 inch).

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 10

Scrieți documentul cu o linie simplă. Memoriile de afaceri nu sunt în general dublate. Pentru a menține numărul scăzut de pagini, luați în considerare distanța simplă, dar lăsați spații între paragrafe sau secțiuni individuale.

În general, nu este necesară indentarea paragrafelor.

Partea 3
Compuneți memorandumul de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 11

Etichetați nota. Există multe tipuri diferite de corespondență de afaceri. Practica standard pentru un memorandum este titlul explicit al documentului ca atare.

De exemplu, scrieți "memo" în partea de sus a paginii.
Depinde de tine dacă vrei să centrați titlul sau aliniați-l în stânga. O regulă bună este să revizuiți memorandumul de afaceri pe care l-ați primit și să copiați formatul.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 12

Scrieți antetul memoriei. Prima secțiune a memorandumului ar trebui să includă patru informații-cheie. Vom oferi informații mai detaliate despre fiecare componentă în etapele ulterioare.

FOR: Furnizați numele și titlurile tuturor celor care vor primi nota.

DE: Furnizați numele și titlul complet.

DATE: furnizați data exactă și completă - nu uitați să includeți anul.

SUBIECT: Oferă o scurtă descriere specifică a ceea ce este vorba despre memorandum.

Rețineți că este, de asemenea, o practică obișnuită să indicați linia de subiect cu "re:" sau "RE:" (ambele sunt abrevieri pentru "referință").

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 13

Alegeți lista cu destinatari cu atenție. Asigurați-vă că includeți pe toți cei care trebuie să fie informați. Limitați distribuirea memorandumului doar la cei care trebuie să știe.

Este o practică proastă de a trimite un memoriu întregului birou dacă vă privește sau vă afectează doar pe unii.

Oamenii vor fi copleșiți repede cu volumul de note și ar fi mai probabil să le ignorați sau să nu le citiți cu atenție.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 14

Utilizați numele și titlurile corespunzătoare pentru persoanele din lista dvs. de destinatari. Chiar dacă știți numele dvs. de către șeful dvs., este mai bine să păstrați corespondența scrisă mai formală. De exemplu, o puteți apela "pateu" când o întâlnești pe hol, dar în scopul memorandumului tău, adresează-i cum se cuvine "Doamna Martinez" sau "Dr. Martinez".

Țineți cont de acest lucru atunci când completați informații pentru toți cei de pe lista de destinatari: includeți nume complete și titluri de afaceri.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 15

Investigați titlurile corespunzătoare ale persoanelor pe care le scrieți într-o notă externă. Dacă aveți de gând să trimiteți o notă persoanelor din afara biroului dvs., este, de asemenea, important să determinați modul corect de abordare a acestora. Acordați-vă timp pentru a vă cerceta profilul - este posibil ca informațiile dvs. să fie rezumate pe site-ul companiei dvs.

De exemplu, persoana are un doctorat? Dacă este așa, de obicei este o idee bună să te referi la ea ca "Dr./Dra.".

Care este titlul său? De exemplu, este vicepreședinte sau decan? Dacă da, asigurați-vă că vă referiți la persoana respectivă în memorie.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 16

Scrieți cu atenție linia subiectului. Trebuie să vă asigurați că linia de subiect, chiar dacă este scurtă, este clară și nu prea generală.

De exemplu, "Afaceri noi" Este destul de vag și, dacă cineva se uită la fișierele dvs. câteva săptămâni sau câteva zile mai târziu, este posibil să aveți dificultăți în localizarea memoriei.

Ar putea fi ceva mai bun "Raport de progres privind cercetarea pentru extinderea bazei de clienți".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 17

Luați în considerare omiterea salutului. Depinde de tine daca vrei sa iti prezinti mesajul cu un fel de salut "Dragă doamnă Flores" sau "Dragi colegi". Cu toate acestea, rețineți că aceste salutări nu sunt așteptate într-un memorandum de afaceri.

Acesta ar trebui să fie un mijloc rapid și eficient de comunicare a informațiilor importante și ar trebui să fie clar pentru publicul care primește memorandumul și pentru cine este.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 18

Scrieți secțiunea introductivă a notei. Stați în mod clar în scopul de a scrie și de a trimite nota.

De exemplu, "Scriu pentru că ...". Introducerea ar trebui să ofere un scurt rezumat al beneficiarilor care se pot aștepta în memo.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 19

Păstrați scurta secțiune introductivă. Nu este necesar să se furnizeze toate detaliile și dovezile din prima secțiune a memorandumului.

Păstrați-l scurt - câteva propoziții sau un paragraf mic vor fi suficiente.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 20

Decizia privind organizarea corpului memorandumului. După introducere, o notă de afaceri conține de obicei două până la patru paragrafe suplimentare înainte de a încheia. Conținutul și organizarea vor varia în funcție de subiect.

De exemplu, puteți alege să organizați informațiile în organism în ordinea importanței sau, dacă vreți să explicați un proces, puteți împărți secțiunile corpului memorandumului pentru a corespunde diferitelor etape ale procesului.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 21

Decideți dacă doriți să includeți subcategorii și titluri. Notă de afaceri trebuie să aibă secțiuni clare. Este obișnuit ca memorandumul de afaceri să fie împărțit în secțiuni clare, astfel încât destinatarii să poată citi și să digereze ușor informațiile. Le puteți ajuta mai mult să captați punctele importante ale memorandumului dvs. prin etichetarea secțiunilor.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 22

Scrieți titluri specifice pentru sub-rubricile. Asigurați-vă că focalizarea fiecărei secțiuni este clară pentru public.

De exemplu, puteți include toate subsecțiunile următoare atunci când scrieți despre mutarea iminentă a biroului: "Locație nouă pentru biroul nostru central". "Directive importante pentru împachetarea biroului" și "Program de completare a mutare a biroului".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 23

Acesta include propoziții tematice în fiecare dintre paragrafele din corpul memorandumului. Prima teză din fiecare sub-secțiune sau paragraf ar trebui să spună audienței care va fi punctul principal al acestei secțiuni.

Paragrafele sau secțiunile individuale ale memorandumului ar trebui să se concentreze asupra unei singure idei.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 24

Luați în considerare utilizarea gloanțelor. Este posibil să fie util să utilizați gloanțe sau să creați liste dacă doriți să evidențiați puncte importante. Acest lucru poate ajuta cititorii să se concentreze asupra punctelor-cheie și să citească memorandumul mai repede și mai eficient.

Imaginea intitulată Scrie o notă de afaceri Pasul 25

Păstrați-l concis. În mod normal, o notă de afaceri nu ar trebui să aibă mai mult de două pagini.

Această limită standard a paginii este pentru un document cu o singură linie, cu spații între secțiuni.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 26

Decideți dacă aveți nevoie de un paragraf sumar. În general, nu va trebui să rezumați ceea ce ați scris în memorie, mai ales dacă ați reușit să o păstrați sub o pagină.

Cu toate acestea, dacă informațiile pe care le-ați descris au fost complicate sau dacă ați trimis un memorandum mai mult decât de obicei, poate fi util să rezumați pe scurt punctele cheie.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 27

Aceasta include o secțiune sau un paragraf finalizat. Chiar dacă considerați că nu este necesar să rezumați memorandumul, trebuie să încheiați în continuare o concluzie. Gândiți-vă la următoarele:

Care este mesajul memoriei? Ai nevoie de receptoare pentru a face ceva? Ar trebui să răspundă pentru o anumită zi? Dacă da, exprimați-o în mod clar.

Dacă nu este necesară nicio acțiune suplimentară, includeți o simplă expresie de rămas bun, cum ar fi "Mă bucur să o discut mai detaliat" sau "Dacă aveți întrebări sau nelămuriri, anunțați-ne".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 28

Semnează dacă vrei În general, nu este necesar să adăugați numele sau semnătura completă la sfârșitul unei note. Cu toate acestea, rețineți că este cel mai sigur să urmați exemplul altora din domeniul dvs.

Dacă semnează formal (de exemplu, "Cu respect, doamnă Sánchez"), apoi urmați exemplul său.

Chiar dacă omiteți semnătura, este posibil să doriți să includeți inițialele dvs. la sfârșitul documentului.

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 29

Faceți o notă despre orice atașament. Dacă ați inclus orice atașament cu memoria, cum ar fi tabelele, graficele sau rapoartele, asigurați-vă că faceți o notație în acest sens la sfârșitul notei. De exemplu, "Atașament: Tabelul 1".

De asemenea, trebuie să vă referiți la atașamentele din corpul memoriei.

De exemplu, dacă scrieți pentru a permite angajaților dvs. să știe despre o mutare viitoare de la birou, puteți scrie ceva de felul următor: "Intenționăm să finalizăm procesul de mișcare până la sfârșitul trimestrului. Consultați tabelul atașat pentru un program mai detaliat".

Imaginea intitulată Scrieți o notă de afaceri Pasul 30

Consultați cu atenție nota. Înainte de a le trimite, asigurați-vă că o verificați cu atenție. Verificați dacă frazele sunt gramaticale corecte, că nu există erori de ortografie și punctuație și că conținutul are sens.

Luați în considerare amânarea expedierii după revizuirea inițială, dacă nu este urgentă. Dacă revizuiți memoria din nou după o oră sau două, puteți găsi erori pe care le-ați pierdut inițial.

În cazul în care memoria conține informații sensibile, revizuiți politica companiei pentru a vedea cine vă poate examina nota pentru dvs. și vă poate oferi aprobarea finală cu privire la conținut.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit