Cum se face o scrisoare de afaceri

Ar trebui să scrieți o scrisoare profesională și impecabilă? Aproape toate scrisorile comerciale urmează un format stabil și ușor de învățat, care vă puteți adapta la orice tip de conținut. O scrisoare de afaceri ar trebui să aibă întotdeauna data, informațiile expeditorului și destinatarului și paragrafele care alcătuiesc corpul. Urmați pașii de mai jos și modificați-i după cum este necesar în standardele companiei dvs.

pași

2

Alegeți tipul corect de hârtie. Scrisoarea trebuie să fie imprimată pe 21 x 28 cm (8,5 x 11 inch), de asemenea, cunoscut sub numele de "dimensiune Letter". De asemenea, puteți utiliza dimensiunea A4. Unele contracte mari pot fi imprimate pe 21 x 35 cm (8,5 x 14 inch), de asemenea, cunoscut sub numele de „dimensiune legală“.

3

Pune informații despre companie. Puneți numele companiei dvs. și adresa acesteia (aceasta din urmă împărțită în linii diferite). Dacă sunteți independent, puneți numele în locul numelui companiei și deasupra acesteia.

4

Introduceți data Scrierea datei complete este opțiunea cea mai profesională. De exemplu, scrieți "1 aprilie 2015". Această dată ar trebui să apară justificată în stânga cu câteva rânduri sub adresa expeditorului.

5

Introduceți informațiile destinatarului. Scrieți numele complet, titlul (dacă este disponibilă) din locația țintă, numele companiei și adresa, în această ordine (cu date separate, fiecare în rânduri). Dacă este necesar, includeți un număr de referință. Informațiile destinatarului trebuie să fie justificate în stânga cu câteva rânduri deasupra datei.

6

Alegeți un salut Salutul este un indicator important al respectului, iar cel pe care îl decideți să îl utilizați va depinde de cunoașterea sau nu de beneficiar, de gradul de apropiere dintre ambele și de nivelul de formalitate al relației. Luați în considerare următoarele opțiuni:

2

Utilizați pronume personale Este perfect corect să folosiți "eu", "noi" și "voi" într-o scrisoare de afaceri. Da, evitați "voi", adresați cititorului dvs. ca "voi".

3

Scrieți clar și concis. Lăsați cititorul să știe exact ce încercați să spuneți. Cititorul dvs. va răspunde rapid numai dacă mesajul dvs. este clar ca apă. În special, dacă există vreun rezultat sau acțiune pe care doriți să o obțineți ca rezultat al scrisorii dvs., menționați-o. Explicați-vă poziția cu cât mai puține cuvinte posibil.

4

Utilizați vocea activă Când descrieți o situație sau plasați o comandă, asigurați-vă că scrieți cu vocea activă și nu cu vocea pasivă. Vocea pasivă poate da impresia că cuvintele tale sunt ambigue sau impersonale. În plus, vocea activă este mai directă. De exemplu:

5

Fii conversational cand e cazul. Evitați scrisorile standard, dacă este posibil. Nimeni nu poate crea o relație cu cineva cu scrisori de tip impersonal. Cu toate acestea, evitați limbajul colocvial, cum ar fi "știți", "care este", "pa que". Păstrați un ton de afaceri, dar fi prietenos și solicitant.

6

Fii politicos Chiar dacă scrieți o plângere, puteți fi politicos. Luați în considerare poziția destinatarului și oferiți-vă să faceți ceea ce puteți, în mod rezonabil, pentru a fi mulțumit și solicitant.

7

Utilizați antetul "a doua pagină" pentru a include mai multe pagini. Aproape toate scrisorile de afaceri ar trebui să fie suficient de concise pentru a se potrivi pe o singură pagină. Dar dacă este mai lung, ca un contract sau declarații de încercare, va trebui să adăugați mai multe pagini. Utilizați antetul "a doua pagină", ​​care de obicei are o adresă abreviată și este făcut din același tip de hârtie ca și prima pagină.

8

Faceți un rezumat. În ultimul paragraf, rezumați argumentele dvs. și menționați în mod clar fie acțiunile pe care intenționați să le luați, fie cele pe care le așteptați de la destinatar. Rețineți că vă poate contacta cu întrebări sau îndoieli, așa că vă mulțumesc pentru atenția acordată scrisorii sau problemei în cauză.

2

Semnează scrisoarea. Lăsați aproximativ 4 linii goale pentru semnătura dvs. Semnează scrisoarea după imprimare sau, dacă o trimiteți prin e-mail, scanați o imagine a semnăturii dvs. și puneți-o pe această parte a scrisorii. Cernelii preferate sunt albastru sau negru.

3

Introduceți numele dvs. și informațiile dvs. de contact. Sub semnătura dvs., scrieți-vă numele, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte mijloace de contact. Furnizați fiecare element într-o linie separată.

4

Include inițialele dactilografului. Dacă o altă persoană (nu expeditorul) a scris scrisoarea, inițialele persoanei trebuie să fie incluse în blocul de semnătură. Uneori, inițialele editorului sunt de asemenea incluse. Acest lucru clarifică cine a făcut scrisoarea.

5

Efectuați o adnotare a anexelor atașate. Dacă ați atașat alte documente pentru a vedea destinatarul, notați-l cu câteva rânduri sub informațiile dvs. de contact. Va trebui să includeți numărul și tipul de documente. De exemplu, scrieți: "Atasamente (2): curriculum, broșură".

6

Adăugați mai multe nume de destinatari. Dacă doriți să trimiteți o copie a scrisorii unei alte persoane, trebuie să o includeți în scrisoarea dvs. Se face tastarea „cc:“ sub linie „anexele“, ceea ce înseamnă „copie de curtoazie“, împreună cu numele și titlul persoanei ( „cc“ utilizat pentru a însemna „copie de carbon“, când scrisorile au fost scrise pe hârtie cărbune).

2

Nu faceti strugurii scrisoarea. Dacă există mai multe pagini, acestea nu sunt de obicei capsate. Dacă doriți să vă asigurați că sunt în ordinea corectă, puneți un clip în colțul din stânga sus.

3

Trimiteți scrisoarea. Dacă o trimiteți prin poștă, utilizați un plic de afaceri. Dacă aveți unul, utilizați plicul companiei cu sigla imprimată. Afișați cu claritate adresa expeditorului și adresa destinatarului. Împingeți litera în trei părți, astfel încât destinatarul să deschidă mai întâi partea de sus și apoi partea de jos. Asigurați-vă că puneți suficiente timbre și trimiteți-l.