Cum se scrie o scrisoare de confirmare

O scrisoare de confirmare este o corespondență care este trimisă pentru a confirma anumite detalii, cum ar fi acordurile, numirile și interviurile de angajare care au fost convenite pe cale orală. Această scrisoare poate confirma, de asemenea, o rezervare, un răspuns la o invitație, o recepție a mai multor articole sau servicii sau unele planuri de călătorie. Aceste tipuri de litere sunt scurte și pot fi ușor scrise urmând un format simplu.

pași

2

Începeți cu un salut adecvat. Trebuie să utilizați un salut adecvat, numele și titlul persoanei atunci când trimiteți o scrisoare de confirmare. Formatul acceptat în general este "Dragă domnule, dr." sau "Dragă Doamnă, Doamnă" urmată de numele de familie al persoanei.

3

Confirmați detaliile planurilor din primul paragraf al scrisorii. Fii direct. Nu este nevoie să oferiți informații introductive sau să scrieți cuvinte curajoase. În schimb, utilizați primul paragraf pentru a detalia detaliile a ceea ce confirmați. Aceasta poate include datele, orele și locurile. Fii specific

4

Încearcă alte detalii Menționați alte detalii care ar putea fi relevante, fie în același paragraf, fie într-un scurt al doilea paragraf. Acestea pot include planuri monetare, termeni și condiții sau detalii care trebuie confirmate. Aceste detalii pot fi, de asemenea, responsabilități pentru anumite sarcini sau sarcini care trebuie îndeplinite.

5

Cereți un răspuns dacă este necesar. Ultimul paragraf trebuie să includă o linie care încurajează destinatarul să comunice cu dvs., dacă este necesar. Spune-i să vă spună dacă există o problemă, cum ar fi o clarificare, o neînțelegere sau o problemă.

6

Finalizați scrisoarea cu o mulțumire destinatarului. Asigurați-vă că ați terminat corect litera. Utilizați un termen pentru a termina litera, ca "atent". "Mulțumesc" sau "salutări". Includeți numele dvs. și plasați semnătura pe partea de sus a acestuia. De asemenea, folosiți numele complet pentru scrisori de afaceri.

2

Utilizați o hârtie adecvată pentru o imprimantă de calitate. Folosiți consumabilele de birou ale companiei, care includ și antetul atunci când tipăriți o scrisoare pentru o afacere. Imprimați scrisoarea pe o hârtie de înaltă calitate dacă nu sunteți afiliată unei afaceri și nu aveți consumabile de birou. Asigurați-vă că imprimați o literă cu o bună imprimantă care nu se epuizează cu cerneală sau cu toner.

3

Utilizați un font și margini standard. Utilizați un font standard, cum ar fi Times New Roman sau Arial atunci când scrieți o scrisoare formală. Fonturile trebuie să fie de dimensiune 12 și nu trebuie să fie îngroșate, italice sau subliniate. Marginile ar trebui să fie de un inch sau trei centimetri pe fiecare parte.

4

Fii scurt și direct. Literele de confirmare sunt litere scurte. Trebuie să le păstrați scurt și să eliminați cuvintele, frazele și informațiile inutile. Păstrați conținutul scrisorii strict concentrat pe detaliile pe care le confirmați.

5

Păstrați tonul de afaceri. Tonul majorității scrisorilor de confirmare este foarte formal și impersonal datorită caracterului său scurt. Acest lucru ajută la menținerea concentrației asupra detaliilor confirmate și la reducerea cuvintelor politicoase inutile.

6

Știți când să trimiteți o scrisoare de confirmare. Există multe motive pentru a trimite o scrisoare de confirmare. Motivele obișnuite pentru persoanele care trimit o confirmare sunt confirmarea datelor de întâlniri, întâlniri, interviuri, conferințe sau evenimente. Alte situații frecvente pentru a trimite o scrisoare de confirmare sunt: