Cum să scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării

O scrisoare ca dovadă a angajării (denumită și o scrisoare de verificare a angajării) este un tip de corespondență formală, de obicei scrisă de un angajator pentru a valida istoricul de muncă al unui angajat. Comenzile de verificare a angajărilor sunt adesea necesare pentru a aplica pentru împrumuturi, pentru a închiria proprietăți, a aplica pentru un nou loc de muncă sau pentru alte circumstanțe în care trebuie să vă verificați istoricul muncii. Când scrieți o scrisoare de acest tip, trebuie să explicați cine sunteți, să furnizați un rezumat real al muncii angajatului și să verificați dacă acesta funcționează pentru dvs. Ar trebui să-l scrieți pe foaie cu antet și asigurați-vă că furnizați informațiile dvs. de contact și semnați-l. Citiți instrucțiunile de mai jos pentru a afla cum să scrieți cu precizie o scrisoare ca dovadă a angajării.

conținut

Pași
Partea 1pregătiți-vă să scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării
Partea 2scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Pregătiți-vă să scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 1

Luați în considerare motivul pentru care veți scrie scrisoarea. În funcție de cine o va citi, conținutul și tonul pot varia. Dacă intenționați să scrieți scrisoarea pentru o instituție financiară, tonul ar trebui să fie mai profesionist și ar trebui să includeți informațiile financiare ale angajatului (de exemplu, salariile, comisioanele, ratele și bonusurile). Dimpotrivă, dacă intenționați să scrieți scrisoarea pentru un angajat care se va angaja pentru un nou loc de muncă, tonul poate fi mai prietenos și nu va fi necesar să includeți informațiile financiare.

Înțelegerea scopului și a domeniului de aplicare al scrisorii vă va ajuta să vă scrieți unul potrivit pentru nevoile destinatarului.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 2

Gândiți-vă cine ar trebui să scrie scrisoarea. În mod tipic, aceste scrisori sunt scrise de angajatori în numele angajaților lor. În acest caz, un angajat vă poate cere să scrieți o scrisoare de verificare a angajării în calitate de angajator pentru un anumit scop. Pe de altă parte, este posibil ca același angajat să scrie scrisoarea. În acest caz, dumneavoastră, ca angajat, scrieți scrisoarea și apoi cereți angajatorului să-l semneze sau să-l modifice așa cum consideră de cuviință. Unde este posibil, angajatorul ar trebui să scrie scrisoarea de la angajat, nu invers.

Dacă sunteți angajatorul și veți scrie scrisoarea pentru un angajat, îl puteți personaliza conform specificațiilor dvs. și veți avea mai mult control asupra mesajului. De asemenea, scriind-o singur ca angajator, îi dai autenticitate și sinceritate. Cu toate acestea, principalul dezavantaj este că scrierea acestor tipuri de scrisori necesită timp. În calitate de angajator, probabil că sunteți foarte ocupat și scrierea unei scrisori de acest tip va dura mult timp. Cu toate acestea, scrisorile de verificare a ocupării forței de muncă sunt, de obicei, scurte și concise, deci probabil că nu trebuie să vă petreceți mult timp în această sarcină, mai ales dacă ați făcut-o înainte.

Dacă sunteți un angajat și scrieți scrisoarea le puteți stabili ce informații va transmite destinatarului și nu trebuie să-și petreacă timp vorbind cu angajatorul despre ceea ce aveți în minte pentru scrisoarea. De asemenea, dacă veți scrie scrisoarea, vă veți elibera angajatorul de responsabilitatea de a scrie și de timpul necesar (de exemplu, scrierea scrisorii vă va satisface pe șeful dvs. pentru că nu va trebui să). Cu toate acestea, angajatorul trebuie întotdeauna să semneze scrisoarea și să nu vrea să semneze ceea ce ați scris. Dacă se întâmplă acest lucru, este posibil să trebuiască să petreceți chiar mai mult timp rescriind scrisoarea sau angajatorul dvs. se poate simți forțat să-l scrie.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 3

Adunați informațiile necesare. După ce ați stabilit cine va citi scrisoarea și cine va scrie, trebuie să adunați informații pentru a scrie o scrisoare de verificare a angajării care include tot ce este necesar.

Dacă sunteți angajator, trebuie să discutați cu angajatul dvs. despre ceea ce vă așteptați din scrisoare. Aceasta include solicitarea de informații cu privire la cine va fi trimisă scrisoarea și când va fi trimisă, ce scop și ce detalii ar trebui să fie incluse.

Dacă sunteți angajat și veți scrie singur scrisoarea, veți avea deja toate informațiile necesare, deși va trebui să vorbiți mai întâi cu angajatorul dvs. și să întrebați ce vă așteptați din scrisoare. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că dvs. corespunde specificațiilor dvs., astfel încât să îl puteți semna fără probleme.

Partea 2
Scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 4

Utilizați antetul companiei. Când scrieți scrisoarea, trebuie să utilizați antetul oficial al companiei. Dacă sunteți angajator, trebuie să aveți întotdeauna la îndemână și, dacă sunteți angajat, trebuie să cereți angajatorului dumneavoastră permisiunea de ao folosi. Acest lucru va da legitimitate scrisorii și îi va ajuta pe destinatar să aibă încredere în conținutul său.

Dacă nu aveți la dispoziție un antet, puteți crea un antet utilizând un computer. Aceasta ar trebui să includă numele companiei, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. De asemenea, trebuie să furnizați informații despre expeditor (și poziția dvs.) și data la care este scrisă scrisoarea.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 5

Direcționați scrisoarea în cel mai specific mod posibil. Dacă știți numele destinatarului, trimiteți-i scrisoarea. Dacă nu știți cine va citi scrisoarea, trimiteți-o organizației destinatară într-un mod mai general, cu o linie de asistență care explică ce este scrisoarea.

De exemplu, dacă știți adresa și numele persoanei căreia îi veți trimite scrisoarea, scrieți-le direct sub titlul. Apoi, plasați un salut adecvat, cum ar fi "Dragă [Domnule Juan Pérez]".

Dacă nu știți la cine să trimiteți scrisoarea, trimiteți-o departamentului corespunzător cu o linie de asistență care explică ce este scrisoarea. De exemplu, dacă intenționați să trimiteți o scrisoare unei instituții financiare, astfel încât angajatul dvs. să poată solicita un împrumut, îl puteți direcționa la filiala locală a instituției printr-o linie de asistență telefonică "Verificarea locului de muncă pentru [Numele angajatului] pentru obținerea unui împrumut". Apoi, plasați un salut adecvat, cum ar fi "Cui îi corespunde".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 6

Explicați cine sunteți În primul paragraf din corpul scrisorii, trebuie să explicați cine sunteți și ce este scopul scrisorii. Trebuie să vă includeți poziția în companie, timpul pe care l-ați lucrat acolo și timpul pe care îl cunoașteți angajatul în numele căruia scrieți scrisoarea. Chiar dacă veți scrie scrisoarea ca angajat, ar trebui să o faceți ca și cum expeditorul ar fi angajatorul, deoarece el este cel care o va semna.

De exemplu, puteți scrie "Numele meu este Roberto Jiménez și sunt vicepreședintele senior marketing și vânzări al companiei Empresa ABC. Am lucrat aici timp de 12 ani și am cunoscut [Numele angajatului] timp de 7 ani. În prezent, sunt supraveghetorul dvs. direct timp de 3 ani".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru a demonstra că ați ocupat un loc de muncă Pasul 7

Asigurați verificarea ocupării forței de muncă. Următorul paragraf al corpului ar trebui să rezume istoricul activității angajatului în companie. Trebuie să menționați data de începere a locului de muncă, poziția în companie, dacă funcția este temporară sau permanentă și dacă angajatul mai lucrează acolo. Dacă este necesar, aici trebuie să includeți informațiile financiare ale angajatului.

De exemplu, puteți scrie "Această scrisoare confirmă angajarea [Numele angajatului]. El a lucrat pentru Compania ABC pentru ultimii 7 ani, începând cu ziua 7 septembrie 2003. [numele angajatului] deține funcția de director adjunct al vânzărilor, care este o poziție permanentă și continuă să lucreze la acel taxă pentru compania ABC din 7 ianuarie 2011".

Acesta este un alt exemplu: "Această scrisoare confirmă faptul că [numele angajatului] a lucrat pentru Compania ABC timp de 7 ani, cu 7 septembrie 2003-7 ianuarie 2011. În timpul petrecut în compania ABC, [numele angajatului] a preluat postul de director de vânzări adjuncți , care a fost o poziție cu normă întreagă pentru care a fost plătit un salariu anual de 65.000 de dolari".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru obținerea unei evidențe de angajare Pasul 8

Rezumă munca angajatului. În acest paragraf, trebuie să descrieți activitatea angajatului în companie. Acest lucru este mai relevant dacă intenționați să scrieți o scrisoare pentru un angajat care va aplica pentru un nou loc de muncă. În timp ce o scrisoare de verificare a ocupării forței de muncă nu este o scrisoare de recomandare, nu doare niciodată să includă orice feedback pozitiv pe care îl puteți da despre angajat. Acest lucru vă va ajuta cu reputația dvs. de angajator și vă veți ajuta să găsiți un loc de muncă sau să obțineți o proprietate sau un împrumut.

Acesta este un exemplu de paragraf: "În timpul petrecut la compania ABC, [Numele angajatului] a fost responsabil pentru vânzarea radiatoarelor în regiunea San Francisco din California. [Numele angajatului] a avut o funcție de conducere și a fost responsabil pentru motivarea unei echipe de vânzări de la 7 la 9 persoane. Ar trebui să asigure satisfacția clienților, să se ocupe de plângerile lor și să raporteze trimestrial către sediul central al companiei cu privire la evoluția vânzărilor".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea gradului de ocupare a forței de muncă Pasul 9

Evitați să includeți informații despre angajatul care este sensibil sau a cărui divulgare este ilegală. În cele mai multe locuri, există legi privind ceea ce poate fi dezvăluit în referințele de muncă și alte declarații către potențialii angajatori. În anumite locuri, este permisă numai furnizarea informațiilor despre un angajat cu consimțământul lor. Alte locuri permit unui angajator să dezvăluie tot ce vor despre un angajat, atâta timp cât o fac cu onestitate și bunăvoință. Înainte de a dezvălui informații care ar putea fi sensibile, asigurați-vă că verificați legislația locală în legătură cu aceasta. Dacă locuiți în SUA, puteți căuta aici.

De exemplu, în Alaska, un angajator poate divulga informații cu privire la performanța angajaților și nu este responsabil pentru declarațiile sale, decât dacă au scos la iveală în mod intenționat informații false sau care induc în eroare sau încalcă drepturile civile ale angajatului.

Un alt exemplu este Connecticut, în care un angajator poate dezvălui orice date despre un angajat atâta timp cât este adevărat.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea ocupării forței de muncă Pasul 10

Furnizați informațiile dvs. de contact Ultimul paragraf al scrisorii trebuie să includă informațiile de contact ale angajatorului. Acest lucru este necesar în cazul în care destinatarul dorește să solicite întrebări de urmărire sau să aibă alte întrebări. Asigurați-vă că precizați că destinatarul vă poate contacta dacă doriți.

De exemplu, acest paragraf ar putea spune: "Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de mai multe informații, nu ezitați să mă sunați la (555) 555-5555 sau scrieți-mă la [email protected]".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare pentru demonstrarea gradului de ocupare a forței de muncă Pasul 11

Semnează litera și trimite-o. După completarea scrisorii, includeți o închidere și semnătura dvs., dați-o angajatului sau trimiteți-o personal destinatarului.

Încheiați scrisoarea scrisă "atent" sau "Cu respect" înainte de semnare.

Semnați întotdeauna scrisoarea cu semnătura oficială și specificați-vă poziția.

Aceasta include orice ștampilă sau verificare oficială pe care compania o folosește de obicei pentru acest tip de scrisori.

sfaturi

Unele cereri de viză vă pot cere să scrieți despre poziția pe care angajatul o va obține dacă se acordă viza sau permisul de ședere permanentă. Este posibil să trebuiască să vă grăbiți mai profund importanța angajării reclamantului.
În unele companii, anumite persoane sunt responsabile pentru efectuarea verificării posturilor, în timp ce alte companii au șabloane care ar trebui folosite pentru a scrie aceste tipuri de scrisori. Dacă nu sunteți sigur de acest protocol, consultați departamentul de resurse umane.
Unii angajatori îi cer angajatului să scrie scrisoarea, astfel încât ei să poată semna ulterior. Dacă faceți acest lucru, aveți grijă să citiți cu atenție scrisoarea înainte de a o semna.

avertismente

Trebuie doar să includeți informațiile financiare dacă angajatul dvs. o solicită. Dacă sunteți angajat și veți scrie singur scrisoarea, puteți include toate informațiile pe care le considerați necesare.
Nu ar trebui să includeți informații personale despre angajat decât dacă vă autorizează.
Dacă angajatul care a solicitat scrisoarea de verificare a angajării nu mai lucrează pentru dvs., nu menționați în scrisoare motivele încetării angajării, chiar dacă a avut loc în condiții bune.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit