Cum să adresați o scrisoare unei ambasade

O ambasadă este biroul unui ambasador, care este reprezentantul oficial al unei țări din străinătate. Ambasadele și consulatele se ocupă de afacerile unei țări din afara acesteia. Dacă doriți să comunicați cu ambasadorul sau cu un alt membru consular al unei ambasade, trebuie să scrieți o scrisoare oficială. Aceasta ar trebui să includă informațiile dvs. personale, solicitările sau motivele dvs. de a scrie scrisoarea și un salut formal. În caz contrar, este posibil să nu vă răspundă. Cum ar trebui să scrieți o scrisoare către o ambasadă va depinde de țara pe care o reprezentați și de persoana pe care o veți scrie.

conținut

Pași
Partea 1formați litera
Partea 2scrieți scrisoarea
Partea 3trimiteți scrisoarea

pași

Partea 1
Formați litera

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 1

Scrieți scrisoarea pe un computer. Scrisorile scrise manual sunt greu de citit, deci este posibil să nu primiți un răspuns dacă scrieți scrisoarea în acest fel. Dacă doriți ca persoana care urmează să îndrepte scrisoarea să o citească și să o ia în serios, ar trebui să o scrieți într-un mod ordonat și curat și urmând un format acceptat pentru scrisori de afaceri.

Chiar dacă veți trimite scrisoarea prin e-mail, ar trebui să utilizați un procesor de text standard. În general, este mai bine să trimiteți scrisoarea ca atașament decât să o scrieți direct în corpul e-mailului. Cu toate acestea, cel mai bine este să verificați prima dată cu ambasada pentru a afla modul preferat de trimitere a corespondenței.
Cele mai multe procesoare de text includ șabloane pe care le puteți utiliza pentru a scrie o scrisoare de afaceri. De obicei, acestea au deja margini implicite și stilul paragrafului.
Utilizați un font standard, ușor de citit, cum ar fi Times New Roman sau Helvetica, cu o dimensiune de 12 puncte. Nu utilizați fonturi caligrafice.
Căutați modele online de scrisori. Cel mai probabil este să scrieți la o ambasadă, fie în numele dvs., fie în numele unui prieten sau rudă, pentru o anumită problemă de imigrare. Există mai multe site-uri de ajutor privind problemele legate de imigrație, unde puteți găsi modele de scrisori pe diverse subiecte.
Aceste modele sugerează limba corespunzătoare pe care ar trebui să o utilizați pentru a scrie și a direcționa litera mai ușor. Cu toate acestea, nici nu trebuie să le copiați cuvânt cu cuvânt. Citiți-le cu atenție și asigurați-vă că limba este adecvată situației dvs. Dacă nici o parte a modelului nu se aplică, nu ar trebui să o includeți.
Înainte de a utiliza un model cu litere, căutați site-ul web pe care l-ați obținut. Cele mai multe dintre acestea au o pagină de "Despre noi" unde puteți găsi cine gestionează site-ul. Asigurați-vă că este o persoană sau o organizație de încredere.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 2

Utilizați paragrafe. Liniile comerciale tradiționale sunt scrise într-un singur spațiu și aliniate la stânga, cu un spațiu dublu între fiecare paragraf. Prin urmare, nu este necesar ca prima linie a fiecărui paragraf să aibă indentare.

Dacă intenționați să scrieți într-o limbă care este citită de la dreapta la stânga, cum ar fi arabă sau ebraică, trebuie să aliniați paragrafele la dreapta.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 3

Scrieți data din partea de sus. Primul rând al scrisorii ar trebui să fie data la care o veți trimite. Dacă intenționați să utilizați un șablon, procesorul de texte poate plasa automat data. Dacă nu veți trimite scrisoarea imediat, va trebui să modificați data la care o veți trimite.

În general, nu există nici o problemă dacă data este cu o zi înainte sau o zi după trimiterea scrisorii. De exemplu, puteți termina scrisoarea de la data la care ați scris, dar puteți ajunge la e-mail când este deja închisă. Prin urmare, va trebui să trimiteți scrisoarea a doua zi, dar nu este necesar să imprimați o altă scrisoare pentru a schimba data.

Cu toate acestea, deși nu există nicio problemă cu trimiterea scrisorii la una sau două zile după data pe care o scrieți, dacă nu o puteți trimite în spațiu o săptămână sau mai mult, ar trebui să imprimați o altă scrisoare cu data actualizată, deoarece destinatarul va aștepta data scrisorii se potrivește cu data poștei.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 4

Aflați adresa corectă. În partea de sus a scrisorii, trebuie să vă scrieți numele și adresa și apoi adresa persoanei cărora le veți scrie. Sunați la ambasadă sau verificați site-ul web pentru a găsi adresa la care trebuie trimisă corespondența.

Rețineți că multe ambasade mari au adrese poștale diferite, în funcție de motivele corespondenței.

Dacă încă nu știți numele persoanei căreia trebuie să-i îndreptați scrisoarea, trebuie să aflați și ea. Puteți căuta site-uri Web, cum ar fi Project Visa sau Embassy World sau căutați pe Internet "ambasadă" urmată de țara pe care o reprezentați pentru a afla cine este persoana căreia trebuie să îi trimiteți scrisoarea. De asemenea, puteți apela direct la ambasadă.

Scrieți numele persoanei căreia îi veți trimite scrisoarea, numele ambasadei și adresa în același mod în care îl veți scrie într-un plic.

De exemplu, dacă veți scrie un angajat al ambasadei canadiene, ar trebui să scrieți "Dl. Potter, Ambasada Canadei" pe prima linie a adresei și adresa în sine pe linia următoare. Dacă dl. Potter este ambasadorul, ar trebui să scrie "Excelența Sa Dl Potter, Ambasadorul Canadei, Ambasada Canadei". Rețineți că, în unele țări, titlul corect pentru un ambasador este "Excelența voastră", caz în care trebuie să-l adresați "Excelența Sa Dl Potter, Ambasadorul Canadei, Ambasada Canadei".

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 5

Scrieți subiectul După adrese, trebuie să scrieți o linie care îi spune destinatarului de ce scrieți scrisoarea și despre ce este vorba. Nu trebuie să vă scrieți numele sau trebuie să fie o propoziție completă.

Sunt câteva exemple de probleme "Cererea de viză turistică pentru părinții mei" sau "Invitație la partidul consulatului francez".

Dacă veți scrie în limba engleză, ar trebui să scrieți "RE:" înainte de chestiune. Aceasta înseamnă o abreviere a limbii latine "cu privire la".

În cazul în care trimiteți scrisoarea unei persoane greșite, problema va permite destinatarului să o obțină persoanei potrivite rapid și fără a fi nevoie să citiți întreaga scrisoare. Prin urmare, chestiunea este deosebit de importantă în cazurile în care nu puteți identifica o anumită persoană căreia să îi trimiteți scrisoarea.

Partea 2
Scrieți scrisoarea

Investigați eticheta țării la a cărei ambasadă veți scrie. Ambasadele fiecărei țări au propriile formalități și protocoale diplomatice pentru a le adresa ambasadorilor și celorlalți membri ai personalului.

Puteți găsi aceste informații pe site-ul web al ambasadei sau prin căutarea pe Internet pentru numele țării urmate "etichetă". "Protocolul diplomatic" sau "forme de tratament".
Rețineți că, în țările care au monarhii și nobilime, nobilii ar putea acționa ca ambasadori sau ar ocupa alte funcții într-o ambasadă. În acest caz, aceste titluri depășesc titlurile generale care se adresează membrilor personalului unei ambasade.
Ar trebui să scrieți scrisoarea folosind un ton formal și asigurați-vă că sunteți cât mai politicos și mai politicos posibil. Dacă aveți de gând să scrie în spaniolă, franceză sau în altă limbă care are o înregistrare oficială pentru a doua persoană, ar trebui să o utilizați.
Fiți atent atunci când adresați-vă ambasadorului, deoarece forma tratamentului diferă în funcție de faptul că sunteți cetățean al țării în care reprezintă ambasada. Dacă sunteți cetățean al aceleiași țări ca și ambasadorul, îl puteți adresa la fel "Cel onorat". Cu toate acestea, dacă sunteți cetățean al unei alte țări, trebuie să-l adresați "Excelența Sa" sau "Cel mai bun Domn" conform obiceiurilor diplomatice. Asigurați-vă că știți sexul ambasadorului, în loc să-l asumați pe baza numelui său.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 7

Începeți cu salutul. După adresele și subiectul, puteți începe să scrieți scrisoarea în sine. Utilizați un salut formal și titlul complet al persoanei căreia îi veți îndruma scrisoarea.

Pentru a direcționa scrisoarea în mod corect, trebuie să urmați eticheta diplomatică corectă sau protocolul pe care l-ați cercetat.

Dacă mergeți la consulul general sau la un alt membru al personalului ambasadei, ar trebui să utilizați numele dvs. complet. De exemplu, puteți scrie "Dragă Potter". Totuși, ar trebui să aflați dacă aveți alt titlu (de exemplu, dacă sunteți un nobil sau dacă aveți un doctorat).

utilizare "Stimate Ambasador" dacă mergi direct la el.

Dacă nu cunoașteți numele sau sexul persoanei în care scrieți, puteți să le adresați "Stimate domn,". Cu toate acestea, este mai bine să direcționați scrisoarea către o anumită persoană. Dacă nu sunteți persoana potrivită, cineva poate trimite scrisoarea persoanei potrivite.

După salut, plasați nota obișnuită în țara pe care o reprezintă ambasada. În unele țări, trebuie introdusă o virgulă, în timp ce în altele sunt plasate două puncte.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 8

Introduceți-vă Lăsați un spațiu dublu după salut și începeți să scrieți destinatarului care sunteți. Includeți orice identificare necesară, cum ar fi o aplicație sau un număr de referință referitor la subiectul scrisorii dvs.

În prima frază trebuie să menționați numele și țara în care sunteți cetățean. Apoi, includeți informații suplimentare de identificare relevante pentru motivele scrisorii dvs.

După prima teză, descrie pe scurt motivele pentru scrisoarea ta. Acest lucru nu ar trebui să acopere mai mult de una sau două propoziții.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 9

Explicați motivele pentru scrisoarea dvs. În paragrafele următoare, vă rugăm să vă aflați în situația dvs., inclusiv orice informații pe care destinatarul trebuie să le răspundă în mod corespunzător.

Durata scrisorii și conținutul celorlalte paragrafe vor depinde de motivele scrisorii dumneavoastră. Dacă este necesar să se furnizeze un context mai amplu sau cronologie a situației pentru care doriți un răspuns de la ambasadorul sau alt oficial al ambasadei, scrisoarea va fi mai amplă.

Dacă intenționați să scrieți din motive procedurale, cum ar fi să solicitați o viză de turist, de obicei, scrisoarea nu va avea mai mult de trei paragrafe sau una sau două pagini maxim.

Scrieți clar și concis și folosiți un limbaj formal. Dacă undeva în corpul scrisorii îi adresați persoanei pe care o scrieți, trebuie să utilizați titlul oficial și să urmați celelalte reguli ale etichetei pe care le-ați cercetat.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 10

Încheiați scrisoarea. Ultimul paragraf al literei are de obicei doar una sau două propoziții care îi spun destinatarului ce doriți să facă ca răspuns la scrisoarea dvs. Dacă doriți să primiți un răspuns într-o anumită perioadă de timp, aici trebuie să îl menționați.

Dacă aveți nevoie de ceva specific de la destinatar, exprimați-l și indicați perioada în care aveți nevoie. Cu toate acestea, nu uitați să luați în considerare timpul de expediere (dacă este cazul).

Aveți grijă atunci când specificați un termen sau termen limită, mai ales dacă intenționați să scrie ambasadorul unui alt oficial de rang înalt. În loc de a cere, scrie ceva de genul "Rețineți că trebuie să primesc documentul solicitat în interval de o lună sau, altfel, nu voi putea să-mi finalizez cererea" sau "Vă cer să răspundeți la cele mai recente până la sfârșitul lunii pentru a respecta termenele relevante".

Apoi, mulțumiți destinatarului pentru timpul și atenția acordată. De exemplu: "Înțeleg că aveți multe probleme la care să participați. Aș aprecia atenția rapidă acordată acestei chestiuni".

Dacă nu sunteți sigur că persoana căreia i-ați îndrumat scrisoarea este corectă, puteți include o notă care spune "Dacă există cineva în ambasadă care ar fi mai bine în măsură să se ocupe de această chestiune, vă rog să trimiteți această scrisoare".

Partea 3
Trimiteți scrisoarea

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 11

Termină scrisoarea. După ce ați scris, revedeți-l cu atenție și corectați erorile tipografice, gramaticale și de punctuație. Puteți citi, de asemenea, cu voce tare, pentru a vă asigura că este ușor de citit.

Încheiați scrisoarea cu un fel de salut "atent" și lăsați niște linii goale pentru semnătură. În acest spațiu, scrieți-vă numele și adresa și orice altă formă de identificare sau informațiile de contact pe care le considerați necesare, cum ar fi numărul dvs. de telefon sau adresa de e-mail.
Dacă doriți să atașați documente la scrisoare, includeți o listă a acestora în partea inferioară, astfel încât destinatarul să fie conștient. De asemenea, puteți utiliza această listă pentru a vă asigura că ați atașat toate documentele necesare.
Imprimați litera și semnați-o cu un pix creion albastru sau neagră. Înainte de a le trimite, verificați dacă ați scris data corectă pentru a vă asigura că nu trebuie să o modificați.
După semnarea scrisorii, faceți o copie pentru înregistrările dvs.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 12

Adunați documentele atașate. Dacă trebuie să trimiteți documente suplimentare, faceți și copii. Aflați dacă trebuie să trimiteți originalele sau dacă este suficient să trimiteți copii. Dacă trebuie să trimiteți originalele, copiați fișierele înainte de a le trimite.

Dacă doriți să trimiteți documente originale, este mai bine să folosiți un plic mare de manilă, astfel încât să nu trebuiască să le dați fold.

Dacă aveți de gând să trimiteți copii, utilizați un plic standard de scrisoare, cu excepția cazului în care aveți de gând să trimită mai mult de trei sau patru foi, caz în care este mai bine să utilizați un plic mare manila, astfel încât să nu trebuie să le fold.

Copiați cu atenție fiecare copie sau document în cazul în care acestea sunt separate.

Imaginea intitulată Adresați o scrisoare către o ambasadă Pasul 13

Trimiteți scrisoarea. După ce plasați totul într-un plic, trebuie să mergeți la oficiul poștal pentru a vă asigura că plătiți costurile de transport corespunzătoare și că formatul adresei este potrivit, mai ales dacă îl trimiteți în străinătate.

Scrieți numele și adresa pe plic în spate sau în colțul din dreapta sus, în funcție de țară.

Trebuie să scrieți numele și adresa destinatarului în mijlocul sau cel din dreapta jos al plicului (din nou, în funcție de țară). Dacă este cazul, utilizați titlul oficial al destinatarului.

Puteți scrie adresa pe plic în același oficiu poștal după ce ați găsit formatul corect sau l-ați cercetat în prealabil.

Dacă intenționați să scrieți manual adresa din plic, utilizați un pix astfel încât cerneala să nu fie rulată și să scrieți prin litere mari sau mari. Nu scrieți în cursivă sau caligrafie, deoarece este dificil de citit.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit