Cum se face o notă

Adresați-vă corect destinatarului. Un memorandum este un mijloc de comunicare profesional și formal, așa că trebuie să adresați și cititorului în mod oficial. Introduceți numele complet și titlul persoanei căreia îi veți trimite nota.

Adăugați alți destinatari în linia CC. Linia "CC" indică cine va primi o copie "de curtoazie" a memorandumului. Aceasta nu este persoana căreia îi este adresată memorandumul. Mai degrabă, este cineva care ar trebui să fie informat cu privire la politicile sau problemele pe care le veți aborda în memorandum.

Introduceți numele dvs. în linia "De la". Antetul trebuie să includă cine scrie și trimite memo-ul. În această linie mergeți numele dvs. complet și poziția dvs. de locuri de muncă.

Includeți data. Puneți data completă, luna în litere și data și anul în cifre. De exemplu: "dаta: 5 ianuarie 2015" sau "dаta: 5 ianuarie 2015".

Alegeți o expresie specifică pentru linia "Subiect". Linia "Subiect" oferă cititorului o idee despre conținutul notei. Fii specific, dar concis.

Puneți antetul în formatul corect. Antetul trebuie să fie în partea de sus a paginii, aliniat la mâna stângă. Puneți cu majuscule cuvintele "FOR:", "FROM:", "DATE:" și "SUBJECT:".

Săriți un salut formal. O notă nu începe cu un salut precum "Dragă domnule Ramirez". Mai degrabă, merge direct la segmentul care prezintă problema va vorbi în memorandum.

Prezentați problema sau problema în primul paragraf. Descrieți pe scurt contextul după măsurile pe care doriți să le luați. Este ca o teză care prezintă subiectul și indică importanța acestuia. De asemenea, ați putea vedea introducerea ca rezumat al întregii note.

De exemplu, puteți scrie: "Începând cu 1 iulie 2015, COMPANIA XYZ va implementa noi politici privind acoperirea sănătății. Toți angajații vor avea o acoperire sanitară și vor câștiga un minim de 15 USD pe oră. "

Oferă contextul pentru problema în cauză. Este probabil ca cititorul să aibă nevoie de informații anterioare cu privire la subiectul pe care îl veți ocupa. Este o parte a contextului, dar este scurtă și menționează doar ceea ce este necesar.

Susțineți linia dvs. de acțiune în segmentul argumentativ. Acesta conține un scurt rezumat al acțiunilor care urmează să fie puse în aplicare. Oferiți teste și motive logice pentru soluțiile pe care le propuneți. Începeți cu cele mai importante informații, apoi continuați să includeți fapte specifice sau care vă sprijină. Descrieți modul în care cititorii vor beneficia de luarea acțiunilor pe care le recomandați sau care vor fi dezavantajați, dacă nu faceți acest lucru.

Sugerează măsurile pe care cititorul ar trebui să le ia. O notă este un apel pentru a lua măsuri cu privire la o anumită problemă, fie că este vorba despre un nou produs al companiei, despre politici noi privind rapoartele de cheltuieli sau despre o declarație privind modul în care compania se confruntă cu o problemă. Menționați din nou măsurile pe care cititorul ar trebui să le ia în paragraful sau propoziția de încheiere.

Încheiați nota cu un rezumat cald și pozitiv. Ultimul paragraf al memorandumului ar trebui să reformuleze următorii pași care trebuie luați pentru a aborda problema în cauză. De asemenea, ar trebui să includă o notă caldă care reiterează solidaritatea organizației.

Corectați-vă nota. Examinați și editați memo-ul dvs. pentru a vă asigura că este clar, scurt, persuasiv și nu conține erori. Verificați coerența cu tipul de limbă pe care o veți utiliza. Eliminați cuvintele dificile inutile sau jargonul tehnic.

Scrieți inițialele cu mâna lângă numele dvs. O notă nu include o linie de semnătură, dar trebuie să puneți inițialele cu un stilou în antet. Puneți inițialele lângă numele dvs. Aceasta indică faptul că ați aprobat nota.

Utilizați antetul de memorie. Este posibil să aveți capace speciale de antet concepute pentru memorii, dacă nu puteți utiliza capsul de antet al companiei.

Alegeți o metodă de expediere Decideți care este cel mai bun mod de a distribui nota dvs. Puteți imprima copii ale memorandumului și le puteți distribui fizic. De asemenea, puteți să o trimiteți prin e-mail.

Deschideți șablonul descărcat pe computer. După apăsarea butonului "Descărcare", șablonul va fi descărcat automat pe computerul dvs. sau va trebui să faceți câțiva pași înainte de începerea descărcării. Acesta va fi descărcat ca fișier Zip, deci va trebui să dezarhivați fișierul și apoi să-l deschideți în Microsoft Word.

Pregătiți antetul. Rețineți că întregul conținut al șablonului poate fi modificat. Puteți personaliza toate părțile din șablonul de memo în funcție de nevoile dvs. De exemplu, puteți adăuga semnul dvs. sau semnul drepturilor de autor în secțiunea antet a șablonului. Doar faceți clic pe secțiunea antet și introduceți informațiile companiei.

Completați câmpurile din antetul șablonului. Asigurați-vă că completați câmpurile "TO", "DE", "CC" și "SUBJECT". Aveți grijă atunci când completați aceste câmpuri pentru a vă asigura că nu omiteți nimic, lăsați un gol sau faceți o tipografie undeva.

Scrieți mesajul Scrieți introducerea, contextul, analiza și rezumatul notei în corp. Dacă doriți, puteți pune gloanțele sau puteți crea o listă pentru a organiza informațiile.

Asigurați-vă că ați bifat subsolul. În subsol este spațiul din partea de jos a paginii, care de obicei conține informații suplimentare. Puteți include informațiile despre companie sau informațiile dvs. de contact personale acolo. Este important să vă faceți timp pentru a vă asigura că aceste informații sunt corecte. Ultimul lucru pe care îl doriți este să scrieți o notă excelentă și apoi să aveți erori în informațiile de contact sau să nu le includeți deloc.

Personalizați prezentarea notei. Unul dintre aspectele cele mai atractive ale șabloanelor este că puteți schimba și culoarea documentului. Acest lucru vă permite să exercitați un anumit grad de personalitate și să faceți documentul mai precis. De asemenea, vă permite să alegeți o culoare adecvată pentru subiectul în cauză, pentru a vă asigura că memorandumul este izbitoare vizual, dar profesional.

Salvați nota dvs. ca un singur document. Asigurați-vă că păstrați o copie. Apoi, veți avea un document digital de suport care va fi o dovadă a comunicării în cadrul companiei.