Cum se scrie un raport de situație

Scriind un raport de situație poate părea o corvoadă, dar este într-adevăr o mare oportunitate de a comunica cu administrația. Indiferent de proiectul pe care veți lucra, concentrați-vă pe furnizarea de detalii specifice care privesc bugetul și termenul limită al proiectului. Puneți cele mai importante informații într-un rezumat la începutul raportului. Apoi, acesta include detaliile cheie despre proiect în termeni de realizări și provocări. Dacă scrieți un raport succint dar informativ, administrația vă va mulțumi

conținut

Pași
Partea 1faceți schița raportului
Partea 2Înarmați pe toate

pași

Partea 1
Faceți schița raportului

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 1

Concentrați-vă pe costuri și termenele limită. Indiferent de proiectul dvs., managerii de asigurări vor dori să știe cum se procedează în ceea ce privește bugetul și termenele limită. Începeți prin a schița raportul. Pentru a face acest lucru, acesta colectează informații despre starea financiară a proiectului. De asemenea, rețineți câteva note cu privire la faptul dacă termenele de proiect sunt pe drumul cel bun sau nu.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 2

Fii direct cu problemele. Dacă observați că există probleme în ceea ce privește costurile și termenele, nu încercați să le ascundeți, deoarece veți crea doar probleme mai mari. Mai degrabă, începeți să vă gândiți la aceste probleme împreună cu ceea ce merge bine.

De exemplu, dacă proiectul dvs. ar trebui să producă și să trimită 1000 de cămăși pentru 1000 de dolari, este posibil să vă faceți griji că au produs doar 300 și au cheltuit deja 500 de dolari.

Cu toate acestea, este foarte probabil că veți vedea, de asemenea, că acestea sunt cu două zile înainte de termenul limită. Faceți o notă despre acest lucru.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 3

Brainstorm posibil soluții la probleme. Un raport de situație în parte constă în a ajuta un director să decidă asupra pașilor care vor fi luați în viitor. Vă puteți ajuta sugerând soluții pentru problemele pe care le detectați. În timp ce faceți conturul, faceți note cu privire la modul în care soluțiile dvs. sunt relevante cu termenele și costurile.

De exemplu, dacă compania dvs. de tricouri intenționează să vină mai devreme decât era planificată, dar depășește bugetul, ați putea lua-o ca dovadă că accelerarea producției ar contribui la echilibrarea lucrurilor.

Partea 2
Înarmați pe toate

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 4

Dați un titlu raportului. Porniți raportul cu un scurt titlu și o scurtă descriere. Deoarece rapoartele de situație trebuie să fie scurte, titlul nu trebuie să meargă pe o foaie separată. Dacă doriți să trimiteți raportul prin e-mail, scrieți doar o singură problemă clară, astfel încât directorul să știe despre ce e vorba.

De exemplu: "Raportarea expedierii Gonzales din august 2017".
Asigurați-vă că datele perioadei pe care urmează să raportați sunt întotdeauna clare.
În cazul în care compania dvs. are orientări specifice pentru format, asigurați-vă că le folosiți.

Imaginea intitulată Scrie un raport de stare Pasul 5

Începeți cu a Rezumat executiv. Directorii sunt de obicei ocupați și trebuie să vadă mai întâi cele mai importante informații. Câteva linii la începutul raportului ar trebui să explice esența chestiunii: modul în care se desfășoară proiectul în ceea ce privește bugetul și termenele limită.

Încercați să vă asigurați că directorul poate primi toate aceste informații după primul minut de citire a raportului.

De exemplu, puteți începe raportul dvs. cu ceva similar cu următorul: "Expedierea Gonzales este programată în prezent înainte de termenul limită. Am cheltuit 50% din bugetul nostru pentru a produce 30% din producția finală. Accelerarea producției ar contribui la scăderea costurilor. "

În cazul în care regizorii ca la început, probabil că este suficient. Dacă în rezumat există ceva care vă avertizează asupra unei probleme, puteți accesa rapid secțiunea corespunzătoare din raport.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 6

Furnizați cele mai relevante detalii. Listează cele mai importante realizări până acum, concentrându-se întotdeauna pe cele mai semnificative evenimente și date-cheie. Adresați-vă directorului în termeni de rezultate, nu de activități.

De exemplu, evitați să scrieți ceva asemănător: "Cei responsabili de linie, Francisco și Samantha, au făcut o treabă excelentă. Francisco a venit mai devreme, iar Samantha a rămas târziu pentru a se asigura că produce lotul la timp.

Mai degrabă, subliniază datele cheie: "Suntem în avans cu 20%, deoarece managerii de linie (Francisco și Samantha) au extins timpul de producție cu 2 ore pe zi".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 7

Organizați detaliile. În acest pas puteți adapta raportul la stilul directorului. Dacă știți stilul regizorului, îi puteți adapta raportul. Dacă nu sunteți sigur, concentrați-vă pe scrierea unui rezumat scurt și simplu, cu un stil pe care îl cunoașteți bine.

Dacă regizorul dvs. vă place să vedeți imaginea de ansamblu, puteți include o secțiune numită "Realizări", o altă "Provocări" și o a treia, numită "Soluții".

Pentru un regizor mai adept într-o istorie cronologică, încercați o secțiune cum ar fi "Progress this week", urmată de "Pașii viitori".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 8

Utilizați puncte de enumerare. Principalii ar trebui să primească informațiile de care au nevoie într-un format simplu și rapid de citit. Paragrafele pot lua prea multe pentru a citi și a ascunde informațiile cheie. Cu toate acestea, punctele de enumerare facilitează citirea unui raport.

Dacă directorul sau compania solicită în mod expres un raport scris în paragrafele complete, urmați instrucțiunile.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 9

Adăugați elemente vizuale, dacă doriți. Semnalele vizuale ajută unii directori să înțeleagă mai bine statutul unui proiect. De exemplu, puteți include o lumină verde lângă punctul de enumerare a costurilor dacă acestea merg bine - o lumină de culoarea chihlimbarului lângă termenele limită de proiect dacă acestea sunt puțin în urmă.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 10

remedieri și editați raportul înainte de al transmite directorului. Chiar și într-un raport de situație scurt și relativ informal, greșelile sau formularea slabă vor face o impresie proastă. Nu depinde doar de verificarea ortografiei și gramatica. Ar trebui să vă uitați în tot documentul dacă există cuvinte pe care le puteți șterge (cum ar fi adverbi și adjective inutile) astfel încât raportul să fie clar și direct.

De exemplu, evitați propoziții precum: "Vânzările din august sunt foarte puternice, apropo, cele mai bune ale anului până acum, datorită lucrării cu adevărat excepționale a Mariei și Sandrei".

Aceeași informație poate fi scrisă mai simplu: "Vânzările din august sunt cele mai bune ale anului datorită muncii asidutice a lui María și Sandrei".

Imaginea intitulată Scrieți un raport de stare Pasul 11

Efectuați un raport cel puțin o dată pe lună, dacă nu se specifică altfel. Compania dvs. poate solicita rapoarte de stare în funcție de o anumită frecvență, cum ar fi săptămânal sau biweekly. Efectuarea unui raport cel puțin o dată pe lună este, de obicei, recomandabilă pentru a informa directorii. Contactați-vă dacă nu sunteți sigur când să trimiteți un raport.

Cu toate acestea, dacă managerul dvs. solicită rapoarte mai puțin frecvente, respectați-vă decizia.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit