Cum se scrie un raport de afaceri

Rapoartele de afaceri reprezintă una dintre modalitățile cele mai eficiente de a comunica în lumea afacerilor de astăzi. Deși obiectivele rapoartelor de afaceri au un domeniu larg, companiile sau persoanele fizice le pot folosi pentru a le ajuta să ia decizii importante. Pentru a scrie un raport de afaceri eficient, trebuie să înțelegeți mai întâi ce este și cum poate fi utilizat.

conținut

Pași
Partea 1decideți ce tip de raport să scrieți
Partea 2scrieți un raport de afaceri

pași

Partea 1
Decideți ce tip de raport să scrieți

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 1

Prezentați o idee Se numește un raport care prezintă o idee raport de justificare sau recomandare. Puteți utiliza aceste rapoarte pentru a face sugestii pentru conducere sau pentru alți manageri importanți. Acest raport conține de obicei un rezumat și un corp. Rezumatul evidențiază solicitarea dvs. Organismul raportului se axează pe beneficiile, costurile, riscurile etc. asociate cu cererea dumneavoastră.
De exemplu, doriți o imprimantă 3D pentru divizia dvs. Pentru a convinge managerul pentru a face o cerere pentru o imprimantă, scrieți un raport sau o recomandare de a solicita în mod oficial o justificare a imprimantei la echipa de management.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 2

Prezentați riscurile implicate într-o oportunitate specifică. o Raportul de cercetare contribuie la determinarea riscurilor implicate într-un plan de acțiune specific. Acest tip de raport este foarte bun pentru a ajuta compania să anticipeze repercusiuni. Raportul va conține o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea subliniază problema investigată. Organismul este folosit pentru a discuta faptele și rezultatele investigației. Concluzia este utilizată pentru a rezuma.

De exemplu, să spunem că societatea farmaceutică X dorește să se asocieze cu compania farmaceutică Y, dar are anumite preocupări. Compania X nu dorește să se asocieze cu o companie care are probleme financiare curente sau le-a avut în trecut. Prin urmare, Compania X efectuează o investigație și utilizează un raport de cercetare pentru a discuta informațiile financiare detaliate ale companiei și ale directorilor acesteia.

Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 3

Oferă informații de conformitate unui organism de conducere. Acest raport, cunoscut sub numele de Raportul de conformitate, ajută companiile să își demonstreze responsabilitatea. O companie va utiliza un raport de conformitate pentru a arăta dovezi unui organism de conducere (oraș, stat, federal, etc.) care urmează toate legile, regulile relevante și cheltui banii în mod corespunzător. Raportul conține o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea include de obicei un rezumat al principalelor secțiuni ale raportului. Organismul conține datele specifice, faptele etc., pe care entitatea de reglementare trebuie să o cunoască. Concluzia este utilizată pentru a rezuma.

De exemplu, sistemul de pensionare angajaților publici din California (CalPERS, pentru acronimul în limba engleză) necesare va arăta consiliul său administrativ care a urmat toate legile și reglementările relevante în 2010. Prin urmare, a dezvoltat o anuală de conformitate pentru a arăta activitățile sale pe parcursul anului.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 4

Prezintă fezabilitatea unei idei sau a unui proiect propus. Este cerut un raport de explorare pentru a determina dacă o idee va funcționa Raportul privind viabilitatea. Raportul trebuie să conțină un rezumat și un organism. Rezumatul prezintă ideea. Organismul acoperă beneficiile, problemele potențiale, costurile asociate etc. ale ideii propuse. O companie poate utiliza un raport de fezabilitate pentru a explora întrebări precum:

Poate acest proiect să fie finalizat în bugetul dvs.?

Va fi proiectul profitabil?

Poate acest proiect să fie finalizat în timpul alocat?

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 5

Studiu prezentat într-un studiu. o Raportul studiilor de cercetare prezintă cercetări privind o problemă sau o problemă. Este o privire detaliată asupra unei probleme foarte specifice. Raportul trebuie să conțină un rezumat, o introducere, metode, rezultate, o concluzie și o recomandare. Trebuie să menționați, de asemenea, studiul sau studiile implicate.

De exemplu, o companie ar putea să efectueze un studiu la nivel de companie privind stabilirea faptului că fumatul este interzis în camera angajaților. Persoana care a scris studiul va produce un raport al studiilor de cercetare.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 6

El ajută o companie să își îmbunătățească politicile, produsele sau procesele prin monitorizarea constantă. Acest raport, numit Raportul periodic este scris la intervale fixe, cum ar fi săptămânal, lunar, trimestrial etc. Puteți examina eficiența, câștigurile și pierderile sau orice altă valoare în intervalul ales.

De exemplu, un reprezentant de vânzări farmaceutic ar putea oferi un rezumat lunar al vizitelor dvs. de vânzări.

Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 7

Raportați o situație specifică. O situație specifică (spre deosebire de un interval fix) necesită a raport de situație. Situația poate fi la fel de simplă ca informațiile furnizate într-o conferință sau la fel de complexă ca un raport privind reacția la un dezastru natural. Aceste rapoarte conțin o introducere, un corp și o concluzie. Utilizați introducerea pentru a identifica evenimentul și a da o scurtă previzualizare a ceea ce veți acoperi în corpul raportului. Concluzia tratează acțiunile întreprinse sau necesare pentru situație.

De exemplu, organul de conducere al unui stat ar dori un raport situațional după un uragan.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 8

Prezintă mai multe soluții pentru o problemă sau situație. o Raportul privind criteriile cântărește mai multe soluții potențiale pentru o anumită situație. Pe baza rezultatelor, scriitorul ar recomanda un plan de acțiune special. Un raport de criterii trebuie să conțină o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea exprimă scopul raportului. Organismul prezintă situația sau problema urmată de soluții sau alternative potențiale. Concluzia relevă cea mai bună soluție sau alternativă.

De exemplu, compania ABC Automotive Manufacturing vrea să deschidă o fabrică în Asia. Raportul ar putea reduce opțiunile către trei țări pe baza nevoilor companiei. Raportul va conchide apoi care dintre cele trei țări ar fi cea mai bună locație pentru noua fabrică.

Partea 2
Scrieți un raport de afaceri

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 9

Determinați obiectivul și formatul. Întrebați-vă ce doriți să obțineți raportul. Pe baza obiectivului dorit, alegeți un tip de raport din lista precedentă.

Indiferent de răspuns, trebuie să-ți faci obiectivul concis. Dacă este confuz, raportul dvs. va confunda publicul, ceea ce riscă să dăuneze credibilității raportului.
De exemplu, este posibil ca ceea ce doriți să obțineți este să primiți un buget mai mare pentru publicitate pentru departamentul dvs. Raportul dvs. trebuie să se concentreze asupra bugetului curent pentru publicitate și asupra modului în care puteți utiliza în mod eficient un buget mai mare.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 10

Identificați publicul. Publicul poate include o parte externă (cineva care nu lucrează în compania dvs.) sau cineva din cadrul agenției dvs. Luați în considerare cunoștințele sau familiaritatea pe care publicul le are deja cu problema ridicată. De asemenea, gândiți-vă la modul în care publicul va utiliza informațiile din raport.

Amintiți-vă că, indiferent de public, nici o concluzie nu vorbește mai clar cu o companie sau client decât cu bani.

De exemplu, să presupunem că doriți să implementați un program de lucru partajat pentru divizia dvs. Dvs. decideți că publicul țintă va fi directorul resurselor umane, directorul executiv și directorul de operațiuni al companiei. Luați în considerare cât de mult ar ști deja despre programele de partajare a muncii. Răspunsul va determina tonul raportului. Dacă compania dvs. nu a considerat niciodată un program de partajare a muncii, raportul va fi atât informativ, cât și strategic. Dacă compania a luat deja în considerare un program de partajare a muncii, raportul va fi mai puțin informativ și mai convingător.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre întreprindere Pasul 11

Identificați ceea ce trebuie să învățați. Partea cea mai dificilă de a scrie un raport de afaceri nu este scrisă. Este de a forma o concluzie și de a strânge datele necesare pentru ao susține. Aceasta implică o varietate de aptitudini, inclusiv colectarea de date și analiza pieței. Ce trebuie să știți (și, pe termen lung, conducerea) pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la această problemă?

Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 12

Strângeți datele potrivite pentru raportul dvs. Este important ca datele dvs. să fie bine cercetate - în caz contrar, riscați să pierdeți credibilitatea. Colectarea datelor în sine va depinde de tipul de raport pe care îl scrieți. Asigurați-vă că parametrii de date pe care îi alegeți sunt concise și relevante pentru punctul de raportare.

Datele pot proveni din interior, ceea ce înseamnă că îl puteți colecta destul de repede. Cifrele de vânzări, de exemplu, trebuie să fie disponibile în departamentul de vânzări cu un apel telefonic, ceea ce înseamnă că puteți primi date și să le includă în raportul rapid.

Datele externe pot fi, de asemenea, disponibile intern. Dacă un departament face deja colecții de date de analiză a clienților, le împrumută pe cei din departamentul respectiv. Nu trebuie să faceți cercetarea pe cont propriu. Acest lucru va fi diferit pentru fiecare tip de companie, dar scriitorul unui raport de afaceri nu trebuie adesea să efectueze o investigație de primă mână.

De exemplu, dacă scrieți un raport sau o justificare de recomandare, trebuie să investigheze toate beneficiile de cercetare idee propusă și să includă raportul.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 13

Organizați și scrieți raportul. Modul în care organizați raportul va depinde de obiectivul dvs. De exemplu, ați organiza un raport de conformitate diferit decât un raport de fezabilitate. După ce aveți o idee despre cum doriți să vă organizați raportul, puteți scrie conținutul.

Împărțiți datele relevante în secțiuni separate. Un raport de afaceri nu poate inunda cititorul cu cifre și informații. Organizarea datelor în secțiuni separate este cheia succesului unui raport de afaceri bine scris. De exemplu, păstrați datele de afaceri separate de datele de analiză ale clienților, fiecare având propriul antet.

Organizați raportul în titlurile corespunzătoare ale secțiunilor, care pot fi citite rapid ca investigații independente, dar care, de asemenea, susțin în comun obiectivul de bază al raportului.

Deoarece unele secțiuni pot depinde de analiză sau de contribuția altora, puteți lucra adesea pe secțiuni separate în timp ce așteptați ca analiza să se termine.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 14

Realizați concluzii cu recomandări specifice. Realizați concluzii clare care rezultă logic din datele examinate în raport. În mod evident, recomandați cel mai bun plan de acțiune pe baza acestor concluzii, dacă este cazul.

Orice obiectiv trebuie să includă acțiuni specifice și măsurabile. Înregistrați orice modificări în fișele de post, în programele sau în cheltuielile necesare pentru implementarea noului plan. Fiecare expresie trebuie să indice în mod direct modul în care noua metodă va contribui la atingerea obiectivului sau a soluției descrise în raport.

Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 15

Scrieți rezumatul executiv. Rezumatul executiv ar trebui să fie prima pagină a raportului, dar ultimul lucru pe care îl scrieți. Rezumatul trebuie să prezinte concluziile și concluziile dvs. și să prezinte un rezumat foarte scurt al ceea ce ar citi cineva dacă a ales să continue să citească raportul complet. Este ca o remorcă pentru un film sau un rezumat documentar într-o lucrare academică.

Rezumatul executiv ia numele, deoarece probabil este singurul lucru pe care un director ocupat l-ar citi. Spune-le șefului tău tot ce este important în această parte, în nu mai mult de 200-300 de cuvinte. Șeful poate citi cu atenție restul raportului dacă este mai curios.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 16

Utilizați infografice pentru datele relevante, dacă este necesar. În unele cazuri, ar putea fi util să includeți grafice sau tabele care să arate datele cantitative. Folosiți culori în ele, deoarece acestea atrag atenția asupra informațiilor și ajută la diferențierea lor. Ori de câte ori este posibil, utilizați gloanțe, numere sau date în cutii pentru a vă ajuta să citiți. Aceasta distinge datele de restul raportului și indică importanța acestuia.

În termeni generali, figurile vizuale reprezintă o idee grozavă pentru rapoartele de afaceri, deoarece scrisul și datele în sine pot fi puțin blande. Totuși, nu exagerați. Toate infografiile trebuie să fie relevante și necesare.

Utilizați casetele pe pagini cu o mulțime de text și care nu au tabele sau cifre. O pagină plină de text poate fi obositoare pentru un cititor. Informațiile din cutii pot, de asemenea, sintetizeze efectiv punctele importante ale paginii.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 17

Citează-ți sursele dacă este necesar. În funcție de tipul de cercetare pe care l-ați efectuat, este posibil să fie necesar să explicați unde ați obținut informațiile dvs. Scopul paginii bibliografice sau a sursei într-un raport de afaceri este de a oferi o resursă pentru alții dacă doresc să urmărească și să revizuiască datele.

Utilizați formatul adecvat pentru citări în raportul dvs. pe baza sectorului.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 18

Remediați raportul de două ori. Erori de ortografie sau erori gramaticale de bază pot da cititorilor impresia că nu ați încercat destul de mult în raport. Aceste erori pot chiar pune sub semnul întrebării credibilitatea constatărilor dumneavoastră. De asemenea, asigurați-vă că prezentați informațiile într-o manieră clară și concisă.

De exemplu, nu utilizați cuvinte prea sofisticate sau nu faceți propozițiile prea verbale.

Evitați utilizarea argoului.

Dacă raportul dvs. și audiența sunt strâns legate de un anumit sector, este necesar să utilizați termeni tehnici sau jargoni, dar trebuie să fiți atenți să nu le folosiți excesiv.

În general, scrierea de afaceri se face în voce pasivă și acesta este unul dintre puținele cazuri în care vocea pasivă este, în general, mai bună decât vocea activă.

Adesea, puteți trece cu vederea greșelile când vă corectați propria lucrare datorită familiarității de a scrie. Luați în considerare solicitarea altcuiva din departamentul dvs. care dorește ca raportul să aibă succes în citire. Fiți deschisi la feedback. Este mai bine să aflați despre greșelile dvs. de către un coleg decât de un șef. Examinați fiecare comentariu al recenziei de către colegii dvs. și rescrieți raportul, luând în considerare comentariile.

Imagine intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 19

Creați un index. Formați raportul de afaceri în cel mai formal mod posibil, creând un index pentru a facilita consultarea și răsfoirea raportului. Include toate secțiunile relevante, în special rezumatul și concluziile.

Imaginea intitulată Scrieți un raport de afaceri Pasul 20

Împachetați raportul de afaceri. Cea mai bună completare pentru un raport aprofundat și bine cercetat este reprezentarea elegantă. Acestea pot include dosare, dulapuri de depozitare sau hârtie de bună calitate. Pe scurt, raportul dvs. de afaceri ar trebui să arate elegant pentru a intriga publicul suficient pentru al citi.

Acest lucru se aplică și pentru orice diagramă sau tabel inclus în raport.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit