Cum se scrie un raport al unui eveniment

Ați fost însărcinat să scrieți un raport de eveniment? Aceste rapoarte determină dacă un eveniment a avut succes sau nu atunci când a comparat rezultatele cu obiectivele stabilite inițial. Este, de asemenea, un mijloc important prin care persoanele sau companiile care tocmai au avut loc un eveniment pot determina ce schimbări să facă. Există mai multe moduri în care puteți asigura succesul rapoartelor dvs., mai ales dacă decideți să organizați un alt eveniment în viitor.

conținut

Pași
Partea 1organizați-vă raportul evenimentului
Partea 2asigurați-vă că raportul dvs. are conținutul potrivit
Partea 3finalizați raportul
Sfaturi
Lucruri de care ai nevoie

pași

Partea 1
Organizați-vă raportul evenimentului

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 1

Determinați stilul de prezentare și format pentru fiecare audiență. Rapoartele de evenimente pot fi documente fizice în spirală sau capsate, precum și documente PDF sau prezentări Power Point trimise prin e-mail etc.

Asigurați-vă că organizați raportul în secțiuni clare. Obiectivul dvs. este de a compara rezultatele evenimentului cu obiectivele pe care le-ați urmărit inițial pentru el. Faceți un rezumat al principalelor realizări ale evenimentului.
Ajustați raportul la nevoile și interesele fiecărui sponsor și audiență. Luați în considerare obiectivele sponsorilor. Într-un fel, sponsorii sunt publicul principal al rapoartelor evenimentului. Ei vor să știe dacă merită sau nu să vă sponsorizeze evenimentul. Din acest motiv, ar trebui să luați în considerare ce puncte doriți să știți și care sunt subiectele dvs. de interes.
De asemenea, trebuie să ajustați raportul pentru a răspunde nevoilor specifice ale evenimentului și sponsorilor, deoarece ambele sunt unice. Nu scrieți un raport mecanic. Alte audiții includ directorii executivi și managerii financiari.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 2

Creați un proces pentru a urmări informațiile pe care le veți avea nevoie pentru raportul dvs. în cursul evenimentului. Nu vă bazați numai pe memorie.

Urmărirea informațiilor cheie înainte, în timpul și după eveniment vă va permite să scrieți un raport mai specific și mai eficient. De asemenea, acest lucru vă va permite să colectați informații într-o manieră mai rapidă.

Strângeți informații în mod continuu și cereți ajutorul altor persoane, dacă este necesar (inclusiv potențialii practicieni), pentru a colecta date. Nu uitați că nu trebuie să așteptați până la încheierea evenimentului pentru a începe să scrieți raportul.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 3

Utilizați numai informații cheie. Una dintre problemele legate de rapoartele evenimentelor este că ei nu fac decât să repete agenda sau să se concentreze pe expresii superficiale sau optimiste. Nu face această greșeală. Ce trebuie să faceți este să evidențiați punctele cheie cu un stil clar și analitic.

Alegeți câteva din momentele cele mai reprezentative ale evenimentului și descrieți-le în detaliu. O idee bună este să luați în considerare trei puncte pozitive și, probabil, trei puncte care au cauzat surprize.

Evitați să includeți în articol mai multe detalii lumesti, cum ar fi meniul de prânz sau un rezumat detaliat al discursului de deschidere. Ce trebuie să faceți este să evidențiați detaliile care contează cu adevărat.

Partea 2
Asigurați-vă că raportul dvs. are conținutul potrivit

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 4

Scrieți un rezumat executiv. Raportul evenimentului dvs. ar trebui să includă un rezumat, care ar trebui să fie o versiune concisă a unui raport complet și mai detaliat. Acest rezumat executiv îndeplinește rolul unei introduceri.

Puteți crea două rapoarte: a Rezumat executiv conceput pentru persoanele care au un interes în rezultatele evenimentului și un raport mai detaliat și mai detaliat pentru organizatorii sau sponsorii evenimentului.
În rezumat, concentrați-vă numai pe cele mai importante obiective și rezultate. Rezumatul trebuie să fie succint și să ocupe doar una sau două pagini. De asemenea, ar trebui să rezumați cele mai importante puncte ale evenimentului și să includeți o scurtă interpretare a datelor.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 5

Includeți asistență vizuală în raportul dvs. Este adesea mai eficient să oferim o diagramă care să ilustreze tendințele statistice, mai degrabă decât să prezinte un număr mare de numere.

Dacă evenimentul implică un produs nou, puteți include o fotografie a acestuia. Fotografiile făcute în timpul evenimentului vă pot ajuta să vă ilustrați raportul. Încercați să obțineți fotografii despre participarea sponsorilor la eveniment. Din nou, aceasta este o sarcină pe care nu o puteți îndeplini după eveniment.

În raportul dvs. puteți include mostre, reproduceri și alte exemple de obiecte pe care le puteți obține în timpul evenimentului. În mod similar, acesta include numărul de persoane care au primit cupoane de la sponsori etc. Documentați acoperirea media atât la locul evenimentului, cât și în afara acestuia pentru sponsori.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 6

Ea documentează atât publicitatea, cât și acoperirea mediatică. Mai târziu, trebuie să faceți o comparație între acoperirea mediatizată și obiectivele evenimentului.

Concentrați-vă pe broșuri și articole tipărite în care apar reclamele sponsorilor sau unde sunt menționate numele lor. În plus, încearcă să colecteze volumul de circulație și costurile de publicitate.

Publicitate de televiziune, anunțuri de serviciu comunitar, evaluări, costul publicității și acoperirea știrilor.

Nu uitați să documentați publicitatea radio și costurile acesteia, precum și costul de promovare, rapoartele auditate etc.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 7

Includeți câteva linii despre obiectivele evenimentului. Este foarte important să corelați obiectivele evenimentului cu rezultatele obținute. Asigurați-vă că includeți un memento a ceea ce a fost misiunea inițială a evenimentului și ce scopuri au fost stabilite.

De asemenea, puteți include programul evenimentului. Ar trebui să discutați care au fost cei mai importanți participanți la un moment dat. Amintiți-vă că trebuie să fiți scurți.

Asigurați-vă că petreceți cel mai mult timp menționând și detaliind cele mai importante rezultate ale evenimentului și apoi comparându-le cu obiectivele. Fii realist și nu încerca să decorezi lucruri care nu au funcționat.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 8

Include informații financiare în raport. Este important să oferiți o explicație detaliată a buget a evenimentului și a banilor cheltuiți (sau potențial câștigați). Asigurați-vă că includeți o comparație a cheltuielilor bugetare și a cheltuielilor reale, precum și evidențierea punctelor pozitive și a zonelor în care trebuie să vă îmbunătățiți.

Acesta detaliază costurile, inclusiv costurile marketing și activități promoționale, cheltuieli legate de costurile de personal și de sponsorizare. Este o idee bună să includeți un buget detaliat. Managerii financiari și directorii executivi vor dori să vadă dovezi care să vă susțină concluziile.

Include o înregistrare a câștig, cum ar fi ratele, sponsorii și anexele. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că ați comparat câștigurile cu proiecțiile stabilite inițial.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 9

Include statistici relevante pentru cititori. Nu doriți să scrieți un raport încărcat cu informații superficiale. Numărul de persoane care au participat la eveniment este o figură statistică pe care ar trebui să o includeți. Este o idee bună să furnizați date care pot fi cuantificate.

Alte date statistice sau generale care sunt relevante pentru a include sunt: numărul de vânzări generate și numărul de vizitatori cu privire la un stand specific. Furnizarea acestui tip de informații oferă un raport de credibilitate mai mare. Oferiți informații despre participanți sau participanți. Acestea includ date demografice, cifre privind prezența și rezultatele cercetărilor efectuate în public (cum ar fi, de exemplu, obiceiurile de cumpărături).

Acesta informează numărul de persoane care răspund la campaniile sponsorilor, precum și donațiile făcute în favoarea organizațiilor caritabile. Documentarea impactului economic și a participării angajaților.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 10

Acesta include un element calitativ care contextualizează datele. Raportul dvs. ar trebui să includă statistici, dar trebuie să citezi și cuvintele participanților, pentru a oferi un feedback contextual.

Adunați citate și obțineți feedback din partea participanților și a membrilor echipei organizatoare, astfel încât evaluarea argumentelor pro și contra ale evenimentului să nu vină numai de la autorul raportului. Acest lucru vă va oferi un raport de credibilitate mai mare.

Luați în considerare includerea cercetărilor efectuate de terți. Plasarea valorii în media este o chestiune pe care o terță parte ar putea să o investigheze.

Evaluați spațiul și facilitățile. Acordați timp pentru a evalua eficiența locației și a facilităților din punctul de vedere al altor persoane. Discutați despre modul în care spațiul a fost utilizat pentru conferință, eveniment etc.

Partea 3
Finalizați raportul

Imagine intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 11

Trimiteți-vă raportul la timp. Încercați să scrieți și să publicați raportul cât mai curând posibil. Asigurați-vă că vă programați timpul pentru a face acest lucru posibil. Unii oameni sugerează să emită raportul în 30 de zile, dar alții cred că acest lucru ar trebui făcut în doar câteva zile.

Indiferent de termenul limită, asigurați-vă că ați terminat raportul la timp. Poate scrieți raportul pentru o agenție care a fost angajată de un anumit client. Acordați atenție tuturor cerințelor.
Cel mai important lucru este că audiența dvs. se așteaptă să primească un raport complet și în timp util. Ia-ți timp să fii riguros și să-ți faci treaba bine, dar nu te aștepta prea mult, deoarece raportul tău va arăta datat.

Imaginea intitulată Scrieți un raport despre eveniment Pasul 12

Verificați raportul. Asigurați-vă că gramatica raportului este corectă și evitați greșelile de punctuație și de ortografie.

Asigurați-vă că răspunsurile sunt detaliate. Trebuie să urmați regula de aur a scrisului "demonstrați cu fapte și nu cu cuvinte". Aceasta înseamnă că este o idee bună să furnizăm exemple specifice care să susțină punctele generale care sunt detaliate în raport.

Nu uitați publicul și asigurați-vă că scrisul dvs. este formal și profesionist. Un raport de eveniment nu este un document casual, ci un document esențial pentru a determina succesul unui eveniment, deci trebuie să fie demn de respect.

sfaturi

Luați mai multe fotografii decât credeți că veți avea nevoie. Veți aprecia în viitor.
Pentru a obține câteva cuvinte din partea liderilor și a organizatorilor, nu mergeți mai întâi la ele, deoarece vor rămâne în locul mult timp, chiar și după încheierea evenimentului. Asigurați-vă că cereți mai întâi publicului, deoarece vor fi primii care vor pleca. De asemenea, nu insistați să discutați cu un vorbitor sau un conducător dacă sunteți prea ocupat cu altceva. Poți vorbi mai târziu cu ei.
Puneți multe întrebări liderilor sau organizatorilor în mod natural, până când persoana își exprimă gândurile.
Obțineți mai multe declarații decât credeți că este necesar. Veți aprecia în viitor.
Dacă luați fotografii bune, acestea vor arăta acțiunea care a avut loc în timpul evenimentului sau reacția oamenilor în fața ei.
Încercați să fotografiați întregul eveniment, inclusiv o imagine a publicului și a vorbitorului pentru a comunica cititorului amploarea evenimentului.