Cum se scrie o cerere de propunere (RFP)

O cerere de propuneri, sau RFP pentru acronimul său în limba engleză, este un instrument de afaceri care permite companiilor să caute consultanți sau muncitori independenți pentru a satisface o nevoie. Dezvoltarea unui RFP eficient va crește șansele de a primi propuneri bune de la candidați bine calificați. Cu cât sunteți mai direct cu privire la așteptările dvs. în RFP, cu atât mai probabil veți găsi candidatul perfect pentru această funcție.

conținut

Pași
Partea 1determinați nevoile dvs.
Partea 2planificați rfp
Partea 3scrieți documentul rfp
Partea 4trimiteți rfp

pași

Partea 1
Determinați nevoile dvs.

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 1

Știi ce vrei Primul pas este să cunoașteți tipul de rezultat pe care doriți să-l obțineți dintr-un proiect. Având o viziune vă va ajuta să întrebați întrebările corecte despre serviciile unui consultant.

Identificați tipul de proiect pe care îl faceți și listați pașii pe care trebuie să urmați pentru a-l realiza.
Determinați tipul de ajutor pe care îl considerați necesar. Sunt nevoile dvs. tehnice, legate de design sau ambele? Veți avea nevoie de o persoană sau de o echipă pentru a lucra la proiectul dvs.? Poate lucrarea să se facă de la distanță sau trebuie să găsești o persoană locală cu care te poți întâlni personal?
Întrebați-vă ce fel de programatori sau specialiști trebuie să-l angajați pentru a vă realiza proiectul.
Având o viziune inițială nu înseamnă că proiectul trebuie să apară exact așa cum l-ați vizualizat (sau că va fi).

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 2

Evaluați obiectivele și misiunea dvs. Obiectivele generale și misiunea companiei dvs. pot fi la fel de importante ca și detaliile proiectului în sine.

Revedeți declarația cu privire la obiectivele fundamentale ale companiei dvs., chiar dacă ați scris-o singură.

Fii explicit în legătură cu modul în care proiectul va servi misiunii companiei.

Modificați-vă viziunea pentru proiect dacă nu este de acord cu obiectivele generale ale companiei.

Identificați modul în care proiectul vă va îmbunătăți compania, va răspunde nevoilor acționarilor sau investitorilor sau vă va servi clienții.

Scrieți o declarație despre modul în care acest proiect va îndeplini obiectivele companiei. Este posibil să fie necesar să includeți declarația în RFP, dar și acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra obiectivelor proprii pentru proiect.

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 3

Determinați bugetul. Trebuie să aveți un număr specific pentru suma pe care o puteți cheltui pe proiect. A fi direct în legătură cu bugetul dvs. admisibil va contribui în final la relația dvs. cu consultantul pe care îl angajați.

Discutați cu departamentul de contabilitate sau financiar în avans. Nu presupuneți doar că știți câți bani puteți cheltui pentru un proiect.

Asigurați-vă că includeți toate părțile proiectului și toate persoanele pe care trebuie să le angajați pentru a vă ajuta să satisfaceți nevoile proiectului.

Plan pentru cheltuieli suplimentare. Proiectele, în special proiecte mari, rareori supraestimează bugetul. Lăsând un spațiu suplimentar pentru cheltuieli neprevăzute de la început vă va ajuta să vă păstrați albastru.

Oferă o rată competitivă. Rețineți că plata mai puțin frecventă duce la o calitate mai scăzută. În același timp, plata prea mult poate să nu vă aducă un proiect mult mai bun decât să plătiți pur și simplu "rata actuală".

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 4

Creați o cronologie Va trebui să elaborați un calendar detaliat, cu termenele limită atât pentru propunere, cât și pentru proiectul însuși. Poate doriți să împărțiți proiectul în pași sau etape și să atribuiți un termen diferit fiecăruia.

Efectuați un calendar în sens invers. Începeți cu termenul limită final pentru proiectul finalizat și lucrați în retrospectivă, stabilind termene individuale în timp ce progresați.

Atribuiți un termen limită propunerii, care este de 2 până la 6 săptămâni după ce trimiteți RFP, în funcție de nivelul de detaliere și personalizare de care aveți nevoie.

De asemenea, stabiliți un termen limită pentru scrierea documentului RFP.

Partea 2
Planificați RFP

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 5

Citiți alte RFP Una dintre cele mai bune modalități de a scrie un RFP eficient este de a citi cererile altor persoane. Acest lucru vă va oferi o idee despre ce informații ar trebui incluse, ce fel de design este mai ușor de citit și de urmat și ce fel de ilustrații suplimentare ar trebui incluse.

Căutați eșantioane RFP online. Există multe eșantioane disponibile care detaliază structura și informații importante.
Citiți versiunea actuală a RFP de la alte companii. Imaginați-vă că sunteți un consultant care încearcă să facă o propunere. Citiți mesajele RFP ale altor persoane și vedeți dacă există informații lipsă care vă vor ajuta să scrieți o propunere mai bună. Asigurați-vă că includeți aceste informații în RFP.
Încercați să căutați RFP de la companii care se potrivesc profilului dvs. de afacere. Dacă cunoașteți pe cineva de la o altă companie, întrebați-i dacă au unele RFP-uri vechi pe care le puteți lua ca modele.
Consultați șabloanele pentru RFP online. Acestea pot fi un bun punct de plecare, dar le puteți folosi, de asemenea, pentru a afla cum să vă scrieți RFP și apoi să o faceți pe cont propriu pentru a avea mai multă flexibilitate în ceea ce privește formatul și detaliile.

Imagine intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 6

Acesta stabilește domeniul de aplicare și limitele proiectate. Înainte de a scrie RFP, trebuie să cunoașteți domeniul și limitele proiectului. Este posibil să trebuiască să re-dimensionați proiectul dacă vă dați seama că cereți prea mult într-un timp foarte scurt.

Poate fi util să păstrați o listă de lucruri pe care acest proiect specific nu le va aborda, chiar dacă intenționați să reveniți la aceste idei în viitor. (Probabil nu includeți aceste informații în RFP).

Fii clar despre domeniul de aplicare al proiectului în RFP. Acest lucru va permite consultanților să elaboreze mai multe propuneri pentru proiectul dvs.

Fii realist cu privire la rezultatele pe care le poți aștepta, având în vedere bugetul și constrângerile de timp pe care le vei impune consultantului.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 7

Faceți o listă a ceea ce ar trebui să existe și a ceea ce doriți să fie. O modalitate de a ști ce vrei cu adevărat în răspunsurile la RFP este să faci o listă cu nevoile și dorințele tale. Fiecare dintre nevoile dvs. (sau lucruri care ar trebui să fie) trebuie să fie incluse în RFP. Poate doriți să includeți unele sau mai multe dintre dorințele dvs., dar asigurați-vă că RFP-ul dvs. nu devine nerealist sau prea greu de gestionat.

Poate doriți să clarificați în RFP care sunt elementele necesare și care sunt preferate.

Prea multe elemente preferate (dorințe) pot sparge potențialii consultanți care consideră că nu sunt calificați pe baza descrierii idealizate.

Păstrați lista lucrurilor pe care doriți să le evaluați propunerile după ce încep să sosească.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 8

Decideți cine va citi propunerile și va acorda proiectul. Persoana care va citi propunerile care sunt trimise ca răspuns la RFP trebuie să poată citi cel puțin, dacă nu scrie, RFP înainte de a fi trimis.

Asigurați-vă că așteptările persoanei sunt clar menționate în RFP.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 9

Specificați calificările minime ale unui candidat. Pe lângă nevoile și dorințele specifice pentru proiect, vă recomandăm să vă prezentați așteptările privind originea, educația și experiența consultanților care vor lucra la proiectul dvs.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 10

Faceți o schiță a unui tablou de bord pe care îl veți folosi pentru a evalua propunerile. Făcând acest lucru înainte de a trimite RFP vă poate ajuta să vă ajustați nevoile și așteptările înainte de ao scrie. În acest fel, veți fi sigur că includeți și subliniați cei mai importanți factori din RFP.

Stabilește un sistem de rating pentru propuneri. Luați în considerare mai multe categorii cu o scală de la 1 la 10 și un scor total.

Propunerea sau propunerile cu cele mai mari scoruri vor satisface nevoile dumneavoastra mai clar si sunt probabil cele alese.

Unele categorii pe care ar trebui să le includeți în tabloul de bord sunt estetica și designul, viziunea, implementarea, planul de buget, experiența și referințele, abilitatea de a respecta termenele limită, integrarea modelului dvs. de afaceri în proiectarea, inovația, profesionalism, răspuns la critici constructive și abilități de comunicare.

Partea 3
Scrieți documentul RFP

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 11

Include toate detaliile relevante. În timp ce este posibil să nu doriți să copleșiți cititorii RFP cu informații inutile, trebuie să includeți toate detaliile relevante. Acestea pot fi:

Cine sunteți și care sunt obiectivele companiei dvs.?
De ce aveți nevoie de un consultant pentru proiectul dvs.
Ce rezultate vă așteptați la finalul proiectului?
Cum vei lucra cu compania?
Cât de mult poți plăti
Cum și când să trimiteți propunerea
Cum doriți să fie formatată propunerea
Când veți avea nevoie de finalizarea fiecărei etape a proiectului
Cum veți evalua și alege propunerile
Când intenționați să notificați consultantul sau agenția selectată?
Cine să contacteze în cazul întrebărilor

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 12

Fii specific, dar nu prea specific. În timp ce doriți ca RFP dvs. să fie clară și specifică pentru tipul de proiect și consultant pe care îl așteptați, nu doriți ca acesta să fie atât de specific încât să excludeți candidații buni. Găsirea unui echilibru poate fi complicată.

Dacă nu sunteți destul de specific, este posibil să vă alăturați propunerilor care pot fi vagi sau nu sunt aliniate la viziunea dumneavoastră.

Dacă sunteți prea specific, nu veți primi suficiente propuneri și puteți simți că nu aveți suficiente opțiuni.

S-ar putea să trebuiască să vă rescrieți RFP dacă propunerile sunt prea vagi sau dacă nu primiți suficient.

Imagine cu titlul Scrieți o cerere de propunere Pasul 13

Organizați în mod eficient RFP. Pentru că ne oferiți o mulțime de informații într-un interval scurt de spațiu, organizarea este cheia pentru un RFP eficient.

Oferă secțiuni clare. Secțiunile pot ajuta la organizarea diferitelor părți ale propunerii dvs. în "snacks-uri" de informații ușor de digerat.

Utilizați caractere aldine și subliniază pentru a sublinia cele mai importante puncte, dar fă-o cu moderatie. Mai puțin de 10% din text trebuie să fie bold sau subliniat.

Împărțiți secțiunile lungi ale textului marcat sau împărțiți-le în mai multe secțiuni mai scurte.

Adăugați o grafică bine concepută pentru a oferi interes vizual și împărțiți textul.

Imagine intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 14

Cereți referințe Asigurați-vă că solicitați referințe ca parte a RFP. Ar trebui să puteți afla dacă clienții anteriori au fost mulțumiți atât de procesul de lucru cu un consultant sau de o agenție, cât și de proiectul final pe care l-au primit.

Asigurați-vă că numiți de fapt referințele pe care consultantul le oferă. Întrebați dacă clientul anterior l-ar angaja din nou pe consultant și să vă asigurați că ați abordat procesul, precum și produsul, în interogatoriu.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 15

Verificați-vă RFP-ul înainte de al trimite. Trimiterea unui RFP confuz sau a unei erori gramaticale și de ortografie este neprofesională și vă poate costa câteva propuneri bune. Pentru a fi luată în serios ca o companie, trebuie să trimiteți un produs de calitate.

Cereți altcuiva să vă verifice și RFP-ul. Poate fi dificil să-ți detectezi propriile greșeli.

S-ar putea să încercați să întrebați pe cineva din afara proiectului sau chiar în afara companiei să vă citească documentul RFP pentru a verifica claritatea scopului.

Partea 4
Trimiteți RFP

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 16

Trimiteți RFP agențiilor de consultanță respectabile. Deși agenții mari au adesea mulți consultanți diferiți care lucrează pentru ei, ei vor încerca să protejeze imaginea și reputația agenției, deci este puțin probabil ca aceștia să aibă angajați care să-și îndeplinească nivelul așteptărilor.

Căutați recenzii de agenție online. Comentariile online nu sunt perfecte, dar sunt adesea un bun loc pentru a începe. Cu toate acestea, luați critici negative ușor. Asigurați-vă că citiți detaliile specifice ale oricărei plângeri și ignorați orice limbaj emoțional.
Adresați-vă unui coleg sau unei cunoștințe a unei companii asemănătoare cu a voastră, cărora le-ar recomanda trimiterea RFP. Chiar și companiile concurente vă vor da probabil o recomandare onestă din partea agențiilor respectabile.
Sunați la o agenție și solicitați trimiteri. Nu este neobișnuit să ceară referiri la consultanții individuali, deci o agenție ar trebui, de asemenea, să fie dispusă să furnizeze referințe. Asigurați-vă că ați adresat întrebări specifice referințelor privind procesul de lucru cu agenția și dacă ar folosi din nou agenția pentru proiecte viitoare.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 17

Limitați numărul agențiilor individuale cărora le trimiteți RFP. Dacă trimiteți RFP dvs. pentru toată lumea, veți primi fie prea multe propuneri pentru a le lua în considerare în mod realist, fie că RFP-ul dvs. nu va fi luat în serios.

Elaborarea unei propuneri durează o perioadă semnificativă de timp și este puțin probabil ca o agenție sau un consultant să fie dispusă să ia în serios solicitarea dvs. și să petreacă timp în lucrul la aceasta dacă văd că RFP apar în prea multe locuri.

În schimb, concentrați-vă pe abordarea unui număr mai mic de propuneri de o calitate mai bună.

Imaginea intitulată Scrieți o solicitare de propunere Pasul 18

Lăsați suficient timp pentru ca oamenii să facă o propunere de calitate. Acordând agențiilor și consultanților suficient timp să citească și să vă absoarbă RFP, să vă creați propria viziune pentru proiect și să dezvoltați o propunere de calitate vă va oferi o idee mai bună despre cum va fi produsul final.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 19

Urmați-vă termenul. Este probabil ca o agenție care depune o propunere târzie să întârzie, de asemenea, cu termenele limită pentru proiecte. Dacă luați serios termenele, nu luați în considerare propunerile trimise după expirarea termenului limită. Dacă nu sunteți atât de îngrijorat de termenele limită și sunteți mai preocupați de un produs de calitate, ați putea dori totuși să luați în considerare livrările târzii oricum.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit