Cum să documentați un proces

Companiile documentează adesea procesele pentru a se asigura că fiecare lucrător știe cum să le efectueze corect sau să analizeze modul în care pot fi îmbunătățite. Dacă vă cer să documentați un proces sau decideți să faceți acest lucru pe cont propriu, asigurați-vă că includeți persoane cu experiență și cunoștințe despre proces în general. Mai jos vom descrie două tipuri de diagrame de flux, dar dacă credeți că un alt tip de diagramă simplă sau document text este mai potrivit pentru procesul dvs., utilizați-l. În acest caz, citiți secțiunea de consiliere generală pentru a obține o idee despre scopul documentării unui proces.

pași

2

Împărțiți imaginea generală în subprocese. Subprocesele sunt sarcinile cheie care sunt îndeplinite în timpul procesului. Dacă nu sunteți familiarizat cu procesul pe care îl veți documenta, vă recomandăm să intervievați managerii de proiect și alți experți în acest proces, astfel încât să aveți o bună înțelegere a sarcinilor aferente.

3

Decideți dacă procesul este la fel de simplu ca și pentru un document text. Dacă procesul este întotdeauna similar și implică doar câteva decizii sau variante, puteți scrie pur și simplu pașii dintr-o listă. Utilizați un document text electronic (cum ar fi un fișier Microsoft Word) sau o foaie de hârtie căptușită.

4

Luați în considerare crearea unei diagrame. O diagramă de flux simplu este o modalitate ușoară de a arăta vizual procesul (vom descrie mai târziu). Există, de asemenea, moduri de a elabora grafice de fluxuri mai complicate, dar acestea nu sunt necesare pentru majoritatea proceselor. Luați în considerare instrucțiunile din secțiunea privind diagramele de flux complexe numai dacă procesul dvs. are mai mult de zece pași și există mai mult de trei persoane care efectuează pași diferiți ai procesului.

5

Încearcă să fii cât mai scurt posibil. O pagină este ideală, dar chiar și pentru procese complicate, încercați să o reduceți la 5 pagini sau mai puțin. Numai pentru sarcinile specializate și complexe ar trebui să se utilizeze documente mai lungi și numai dacă persoanele responsabile pentru desfășurarea lor vor fi cele care vor folosi acest document.

6

Includeți imagini vizuale dacă acestea facilitează citirea procesului. Unii înțeleg mai mult atunci când văd reprezentări vizuale decât atunci când citesc textul, mai ales dacă sunt directori, administratori sau alte persoane care nu au experiență directă în procesul pe care îl veți documenta. Ar putea fi diagrame, fotografii sau capturi de ecran, dar încercați să fiți simple și clare.

7

Se referă la oameni prin poziția lor, nu prin nume. Documentul ar putea dura mai mult decât o persoană în poziția sa. Nu scrieți "Trimiteți minutele de întâlnire lui Carol", mai degrabă: "Trimiteți minutele de întâlnire președintelui". Dacă considerați că numele este necesar ca cititorii să știe cine să contacteze, puneți atât numele, cât și poziția persoanei.

8

Expune clar modul în care procesele se raportează unul la celălalt. De exemplu, documentul de proces "Organizarea buletinului" se poate încheia cu o notă ca "Rezultatul final este trimis sectorului publicării. Vedeți documentul "Ediția Newsletter" ". Documentul intitulat "Editarea buletinului informativ" ar putea începe cu nota "Prezentul este precedat de" Organizarea buletinului "și se termină cu" Apoi este trimis în sectorul publicării. A se vedea documentul intitulat "Publicarea buletinului".

9

Faceți documente editabile și accesibile. Faceți copii pentru cei care doresc să le citească sau să le studieze. Păstrați un document de bază electronic într-un format care poate fi modificat, astfel încât să se poată efectua modificări, dacă este necesar.

10

Etichetați cu atenție documentele de proces. Scrieți data creării și data ultimei ediții într-un loc vizibil în fiecare document, în partea de sus a paginii. Dacă mai multe persoane vor edita documentul, vă recomandăm să introduceți numele sau inițialele de lângă data ultimei ediții. În cele din urmă, dați-i un titlu și un nume de fișier care comunică clar ce proces va fi documentat.

2

Organizați diagrama fluxurilor de la stânga la dreapta sau de sus în jos. Când faceți o diagramă de flux, va trebui să creați o casetă pentru fiecare sarcină din proces și să o conectați cu săgeți pentru a arăta ordinea în care acestea ar trebui efectuate. Începeți la stânga sau în partea de sus a paginii, ca și cum ar trebui să scrieți. Secvența pașilor din această ordine va face mai ușor să vedem ce urmează.

3

Începeți cu un cerc numit "Start". Dacă schema dvs. de flux este atât de mică, încât aceasta merge într-un rând sau într-o coloană, nu veți avea nevoie de acest cerc, dar pentru diagrame mai complexe, va fi util să aveți un cerc vizibil cu eticheta "Start".

4

Desenați un dreptunghi și scrieți numele primei sarcini din interiorul acestuia. Desenați o săgeată din cercul "Start" în caseta care conține prima sarcină, de exemplu: "Luați comanda clientului".

5

Desenați o săgeată lângă sarcină sau întrebare. Această săgeată va merge la următoarea casetă, care va conține cea de-a doua sarcină. Dacă trebuie să luați o decizie sau să răspundeți la o întrebare înainte de cea de-a doua sarcină, atunci scrieți întrebarea într-un diamant.

6

Direcționați cititorul diamantelor decizionale în funcție de răspuns. De exemplu, să presupunem că caseta cu sarcina "Luați comanda clientului" conduce la un diamant cu întrebarea "Ați cerut apă?". Desenați două săgeți care ies din diamant. Pe o săgeată, scrieți "da" sau "s" și îndreptați cititorul la caseta cu eticheta "Dați apă clientului". Pe următoarea săgeată scrieți "nu" sau "n" și duceți-o la o casetă cu eticheta "Give Cook".

2

Luați în considerare posibilitatea utilizării unui software. Dacă utilizați un program pentru a crea diagrame, rezultatul poate fi mai ordonat și mai ușor de citit. Utilizarea unui fișier electronic facilitează, de asemenea, includerea modificărilor necesare. Căutați pe Internet pentru "software-ul de procesare a proceselor" și asigurați-vă că descărcați sau cumpărați unul care creează diagrame Rummler-Brache.

3

Faceți o listă a fiecărui participant într-o coloană ordonată în partea stângă a paginii. Fiecare rând poate fi etichetat cu departamentul, echipa sau poziția persoanei. Fiecare participant este responsabil pentru sarcinile care se află în rândul lor orizontal care se extinde pe toată pagina. Uneori se numește o "diagramă a benzii".

4

Începeți cu prima sarcină. Începeți procesul prin plasarea primei sarcini într-o cutie de lângă partea stângă a paginii, chiar în partea dreaptă a participantului responsabil pentru acea sarcină. De exemplu, în cazul în care divizia de cercetare începe procesul prin crearea unei idei de produs, trage o casetă în dreapta cuvântului „cercetare“ și unul Label Creați ideea de produs.

5

Continuați în mod normal ca pentru o schemă de flux normală, dar faceți ca sarcinile să meargă spre dreapta și să fie în rândul corect. De exemplu, dacă departamentul de cercetare trimite ideea de produs la cel de marketing care urmează să fie supus testelor focale, trageți o săgeată care iese din Creați ideea de produs la orice casetă din rândul de marketing, în partea dreaptă a casetei anterioare. Etichetați această casetă Teste focale.

6

Aflați cum să utilizați diamantele și cercurile. Cele mai multe planșe utilizează pătrate, diamante, cercuri și săgeți între ele. Ați văzut caseta, care este numită după o sarcină. Folosiți diamantul atunci când există mai multe rezultate posibile. Utilizați cercurile atunci când se obține un rezultat final. Continuând cu exemplul anterior, trageți o săgeată care iese din Teste focale la un diamant care poartă numele Produs aprobat? Desenați o săgeată care iese din diamant, dați-i un titlu nu și conectați-l la un cerc care are dreptul Sfârșitul procesului- o a doua săgeată intitulată da ar putea îndruma cititorul la următoarea sarcină în acest proces.

7

Fii constanta. Utilizați pătrate de dimensiuni similare și nu mai mult de două sau trei culori ușor de distins pentru a face diagrama de flux cât mai lizibil posibil. De exemplu, toate casetele (sarcinile) pot avea un fundal albastru, în timp ce toate diamantele (întrebările) pot fi galbene.

8

Dacă este necesar, mergeți la o altă pagină. Este mai bine să utilizați mai multe pagini decât să faceți diagrama de flux prea mică pentru ao citi bine. Utilizați filele sau săgețile marcate clar pentru a clarifica continuarea graficului de flux. De exemplu, urmăriți o săgeată marcată A Du-te în partea dreaptă a paginii. Pe pagina următoare, desenați o săgeată care apare din partea stângă a paginii, care este, de asemenea, etichetă cu litera A.

9

Editați diagrama fluxului. Urmați fiecare "ruta" posibilă a întregii diagrame, astfel încât să puteți verifica dacă aceasta este consecventă. În mod ideal, ar trebui să fie revizuită de cineva care cunoaște procesul, astfel încât să puteți identifica posibilele erori și pașii omise. Când ați examinat-o cel puțin o dată și ați corectat erorile, documentul va fi gata să fie prezentat sau trimis celorlalți participanți. Cu toate acestea, dacă procesul se schimbă mai târziu, nu ezitați să modificați schema de flux și să trimiteți documentul actualizat celor care îl folosesc.

2

Observați posibilele sarcini duplicate. Dacă diagrama sau documentul conține două sarcini identice, analizați dacă este util sau ineficient. Uneori, este bine să repetați o sarcină, astfel încât să existe un control mai bun al calității (de exemplu, dacă două departamente inspectă un produs în două etape diferite). Cu toate acestea, sarcinile simple, cum ar fi corectarea textelor, nu ar trebui să se facă mai mult decât o singură dată în întregul proces. Aceasta sugerează că unul din etapele duplicate trebuie eliminat din procedura de proces.

3

Observați posibile mișcări inutile între departamente. Documentul ar putea arăta că persoana A și persoana B revin de mai multe ori responsabilitatea pentru acest proces. Este posibil să se reducă numărul de transferuri inutile? Dacă puteți reorganiza procesul, persoana A ar putea face mai multe sarcini într-o singură perioadă și apoi le va transfera persoanei B.