Cum să analizați un proces de afaceri

Un proces de afaceri este un sistem pe care o companie îl utilizează pentru a atinge un obiectiv. De asemenea, poate fi definită ca o serie de pași folosiți pentru a crea valoare pentru clienți. Administratorii analizează procesele de afaceri pentru a evalua funcționarea unui anumit proces. Administratorul analizează în primul rând procesul actual și, după ce face acest control, poate lua decizii cu privire la modificările care se pot face pentru a îmbunătăți procesul existent. Procesul îmbunătățit poate ajuta compania să economisească timp, să reducă costurile sau să creeze un produs mai atractiv pentru clienți.

conținut

Pași
Partea 1determinați modul în care este creat un proces de afaceri
Partea 2analizați procesul de afaceri

pași

Partea 1
Determinați modul în care este creat un proces de afaceri

Imaginea cu titlul Analizați un proces de afaceri Pasul 1

Definiți un proces de afaceri. Se referă la activitățile pe care angajații le efectuează zilnic pentru a atinge un obiectiv organizațional. Procesul reprezintă ceea ce face o companie pentru a atinge un anumit scop. Un proces de afaceri trebuie să acopere variațiile sau excepțiile procesului. Pentru a înțelege cum să analizați un proces de afaceri, trebuie să luați în considerare modul în care este creat un proces.

Țineți cont de scopul sarcinii. Imaginați-vă că doriți să actualizați procesul de trimitere a facturilor clienților. Scopul sarcinii se referă la amploarea acesteia. În acest caz, imaginați-vă că scopul este fiecare factură trimisă unui client, astfel încât să determinați că trimiteți o medie de 200 de facturi pe lună.
Identificați rezultatul așteptat. Gândiți-vă la ceea ce doriți să realizați cu acest proces. În acest caz, doriți să trimiteți o factură fiecărui client de îndată ce produsul este livrat. Veți trimite o copie tipărită a facturii la trimiterea comenzii. De asemenea, veți trimite factura prin e-mail fiecărui client.
Rețineți că există subprocese în cadrul acelorași procese. Cu cât procesul este mai specific, cu atât mai ușor va fi analiza și îmbunătățirea acestuia.
Documentați procesul de afaceri. Puteți documenta procesul ca o listă de pași și puteți crea, de asemenea, o diagramă. Adesea, un proces va implica mai multe departamente dacă este o organizație mare. De exemplu, pentru a efectua procesul de facturare, departamentul de facturare și zona de contabilitate vor participa.
Definează departamentele sau funcțiile entităților din procese, precum și resursele și rezultatele acestora. De exemplu, pentru a pregăti salarizarea, aveți nevoie de informații despre producția de persoane și orele lucrate, rata salariilor și deducerile salariilor din departamentul de resurse umane etc.
Înregistrați excepțiile de la proces. Aproape toate procedurile de afaceri vor avea variații sau excepții. De exemplu, este posibil să aveți anumiți clienți care cumpără cantități mari de produse și primesc reduceri mari. Aceste reduceri necesită ca personalul de facturare să ignore reducerile calculate în program. Majoritatea reducerilor trebuie introduse manual pentru a emite o factură corectă.

Imaginea intitulată Analizați un proces al procesului de afaceri Pasul 2

Documentați procesul de afaceri și gândiți-vă la tipul de proces pe care l-ați creat. Prin separarea fiecărui proces în funcție de tipul acestuia, puteți analiza procesul și efectua îmbunătățirile necesare. Dacă două procese sunt de același tip, probabil îmbunătățirile sunt similare. Un proces anume ar putea fi operațional, susținător sau administrativ.

Operațiile se referă la sarcinile zilnice care trebuie făcute pentru a furniza un serviciu sau a livra un produs unui client. Procesul de facturare pentru clienți poate fi considerat un proces operațional. Este esențial să trimiteți clienților facturi exacte pentru a putea să efectuați o încărcare rapidă.

Un proces de suport, așa cum sugerează și numele, susține operațiunile companiei. Departamentul Resurse Umane este un bun exemplu de zonă de sprijin. Acest departament colaborează cu administratorul departamentului de facturare atunci când intervievează și angajează personal nou. Deși departamentul de resurse umane nu are legătură directă cu clienții, acesta oferă sprijin departamentelor care efectuează operațiunile.

Toate organizațiile au nevoie de administrație pentru a realiza direcția generală a companiei. Planificarea și implementarea unui buget este un proces de gestionare. Fiecare companie trebuie să aibă un proces formal pentru a crea un buget. Acest proces presupune că administrația trebuie să discute bugetul departamentului său cu directorul financiar al companiei.

Imagine cu titlul Analizați un proces de afaceri Pasul 3

Analizați un proces de afaceri pentru a detecta semnele de ineficiență. Un proces de afaceri constă în resurse și rezultate. Munca, energia, materialele și echipamentul de capital sunt considerate resurse. O resursă este un bun care este folosit pentru a produce venituri și profituri. Pe de altă parte, rezultatul este un serviciu sau un produs fizic. Resursele sunt implicate în proces și produc rezultate. Analiza trebuie făcută pentru a identifica ineficiențele.

Procesul ar trebui să utilizeze eficient resursele pentru a produce rezultate. De exemplu, să presupunem că aveți un lanț de magazine de reparații. Resursele sunt forța de muncă, echipamentul și piesele pentru reparații. Rezultatul este un vehicul reparat al unui client.

Perioadele de reparații lungi sau întârzierile în reparație indică faptul că ceva în acest proces nu este corect. Problema ar putea fi că multe reparații sunt programate împreună.

Dacă costul pieselor de reparații este mult mai mare decât ceea ce este inclus în buget, va fi un alt indicator că ceva nu este în regulă. În mod specific, este posibil să existe o problemă cu departamentul de achiziții sau cu furnizorii de componente.

În funcție de problemele identificate, decideți ce procese ar trebui îmbunătățite. Dacă trebuie să creați priorități între mai multe procese, alegeți procesul care are cel mai mare impact asupra afacerii. De exemplu, poate fi necesar să corectați mai întâi procesul de așteptare. Timpii lungi de așteptare vă pot determina să pierdeți niște clienți. Faceți-vă prioritatea pentru a corecta acest proces.

Partea 2
Analizați procesul de afaceri

Imaginea intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 4

Consultați personalul cheie cu privire la proces. După identificarea unui proces care trebuie corectat, discutați despre aceștia cu cei responsabili de implementarea acestuia. Lăsați-o la o parte timp pentru a intervieva participanții cheie și cereți-i să identifice posibilele îmbunătățiri.

Întrebați personalul ce fac și de ce.
Identificați resursele necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini și unde sunt obținute. De exemplu, dacă faceți blugi, ar trebui să știți cine este furnizorul de jean și cât de des vă trimit materialul.
Identificați rezultatele fiecărei sarcini și cine le primește. Dacă administrați un magazin de reparații, personalul de reparații trebuie să documenteze munca depusă și să trimită aceste informații departamentului de facturare, astfel încât să emită o factură clientului.
Cereți câteva sugestii pentru a rezolva ineficiența procesului pe care personalul îl descoperă.

Imaginea cu titlul Analizați un proces de afaceri Pasul 5

Faceți o sesiune pentru a aduna idei despre îmbunătățirile procesului. Multe procese implică mai multe departamente. Într-o sesiune de grup, pot fi identificate ineficiențele proceselor care afectează mai mult de un departament. De asemenea, puteți confirma informațiile furnizate participanților în timpul interviurilor personale.

Rezumați informațiile pe care le-ați colectat și le partajați cu persoanele care participă la proces. Acestea includ participanții pe care i-ați intervievat și cei care nu au făcut-o. Adresați-le tuturor pentru comentariile lor, care vă vor îndruma mai departe în analiză.

Informațiile pe care le primiți de la participanți despre acest proces ar trebui să vă ofere o idee clară despre funcționarea procesului și despre dificultățile întâlnite.

Conversațiile cu personalul vor deveni baza pentru efectuarea de modificări într-un proces. Schimbările ar putea reduce costurile, pot reduce timpul ciclului, pot simplifica procesul sau pot îmbunătăți serviciile pentru clienți.

Imaginea cu titlul Analizați un proces de afaceri Pasul 6

Creați o diagramă pentru fiecare proces de afaceri. O diagramă de flux vă va ajuta să vizualizați un proces de afaceri. Puteți utiliza documentele conversațiilor pentru ao crea. Diagrama fluxurilor ar trebui să conțină toți pașii necesari pentru desfășurarea unui anumit proces de afaceri.

Este important să rețineți că o diagramă de flux ar trebui să conțină doar proceduri definite pe care angajații trebuie să le urmeze.

Puteți crea o diagramă manuală sau cu un program. Puteți utiliza un procesor de text sau un program cu foi de calcul în care puteți crea o grafică. Puteți găsi, de asemenea, un program special conceput pentru a crea diagramele.

Diagramele sunt un instrument excelent pentru a vedea în mod clar procesul de afaceri în fața dvs. Acest instrument vizual poate facilita în mare măsură identificarea și corectarea ineficiențelor.

După efectuarea modificărilor necesare într-un proces, evaluați rezultatele pentru a vedea dacă procesul sa îmbunătățit conform așteptărilor. În caz contrar, analizați-o din nou și încercați să identificați zonele care trebuie îmbunătățite. Analiza proceselor ar trebui să fie o sarcină permanentă în afacerea dvs.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit