Cum să documentați performanța angajaților dvs.

Dacă sunteți responsabil de alte persoane, documentația este un instrument de comunicare pe care îl puteți folosi pentru a păstra faptele și a elimina ambiguitățile. Documentația exactă a performanței, bun sau rău, și acțiunea disciplinară, dacă este necesar, este esențială pentru îngrijirea pe termen lung a angajaților dumneavoastră.

conținut

Pași
Sfaturi

pași

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 1

Problemele personalului de documentare în timp ce apar, nu săptămâni sau luni mai târziu. Pentru a-și îndeplini scopul, documentele trebuie să reflecte o explicație corectă a ceea ce a fost discutat de către indivizi și ce evenimente au avut loc la anumite date.

Imaginea intitulată Performance Employee Performance Step 2

Separați puțin timp. Beneficiul documentației merită mult mai mult decât timpul și efortul necesar pentru a avea conversații despre performanța angajaților dvs. Scrieți subiectele discutate, cine a fost prezent, ce probleme au apărut și ce promisiuni sau acorduri au fost făcute, în acest fel veți crea o bază documentată pentru referințe viitoare. Crearea unui dosar bine documentat pe un angajat evită neînțelegerile între toate părțile implicate și vă protejează în mod legal pe dvs. și pe angajatul dvs. în caz de litigiu.

Imaginea intitulată Performance Employee Performance Step 3

Descrieți punctele-cheie ale conversației. Rezumați termenii negociați, precauțiile explicate angajatului, măsurile specifice de performanță pe care le-au examinat împreună și punctele la care ambele părți s-au angajat. De exemplu: cine va face ceea ce, termenul limită etc.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 4

Ține-te de fapte. Nu încercați să vă faceți notele de conversație cu angajații să pară un jurnal personal, în care să vă exprimați opinii și să împărtășiți emoții. Documentele pot fi transformate în documente publice într-o instanță, deci este nevoie de note clare și profesionale. Scrieți cu un ton indiferent, ca și cum ați fi un străin care detaliază ce se întâmplă de la o distanță sigură. Concentrați-vă pe calitatea muncii, comportamentul și comportamentul, defectele și disponibilitatea. Nu ataca caracterul angajatului.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 5

Include probele și alte surse pentru a construi un document solid. Acest lucru va fi diferit în funcție de situația pe care o prezentați. Exemplele includ următoarele: scrisorile de reclamații ale clienților ca dovezi ale slabei servicii oferite de un angajat, copii ale înregistrărilor de timp de intrare pentru a demonstra întârzierea, copia unei analize a consultantului pentru a testa productivitatea scăzută a unui angajat etc. .

Imaginea intitulată Performance Employee Performance Step 6

Documentați întâlnirile disciplinare cu angajații, luând note care rezumă trei elemente ale conversațiilor.

Standardul de performanță acceptabil sau așteptarea minimă, deoarece acest lucru se aplică subiectului în discuție.

Măsura în care angajatul a respectat sau nu obiectivele specificate. Afișează orice încălcare a regulilor și a actelor disciplinare.

Perspectiva angajatului, răspunsul sau poziția acestuia pe această temă. Aceasta arată o explicație detaliată a punctelor dvs., chiar dacă nu sunteți de acord sau îndoieli cu privire la valabilitatea acesteia.

Imaginea intitulată Performanța angajatului pentru documente Pasul 7

Cereți unui angajat să revadă și să semneze acceptarea documentației dvs. Deși unii muncitori vor refuza, oferta dvs. arată bună-credință. Dacă angajatul dvs. refuză să semneze documentele, explicați-vă că semnătura dvs. indică faptul că le-ați vorbit despre ele, nu că acceptă ceea ce spune documentul. Dacă nu sunt de acord, spuneți-le să adere la un amendament.

sfaturi

Urmați modelul imaginii.
Angajații și avocații acestora luptă în mod obișnuit cu ceea ce consideră un fapt incontestabil. Acesta este motivul pentru care este important să stabiliți dovezi în arhive pentru a vă justifica documentația. Luați în considerare includerea rapoartelor detaliate ale martorilor oculari, fotografii, copii ale e-mailurilor datate sau alte eșantioane care subliniază natura actelor.
Trebuie să țineți cont de oportunitățile egale. Nu documentați numai greșelile angajaților dvs. Creați un fișier pentru fiecare lucrător, menționând probleme de performanță, bune sau rele, pentru fiecare membru al echipei dvs. Documentarea performanțelor pozitive vă face să arătați ca un supraveghetor echitabil. Dacă vă limitați documentația la creatorii de probleme, puteți ajunge la biroul juridic dacă un consilier opus spune că vreți să "dispari" pe cineva de la început sau să îi protejați pe ceilalți.
Separați 10 minute pe zi pentru a documenta discuțiile de fond cu angajații dvs. Cel mai bun moment pentru a documenta acest lucru este în ultimele 10 minute înainte de a părăsi biroul, în acest fel, evenimentele zilei sunt proaspete în mintea ta. După actualizarea fișierelor angajaților dvs., creați obiceiul de a bloca cabinetul ca act final al zilei de lucru.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit