Cum se face un document de proces

Documentele procesului reprezintă o ordine logică a pașilor esențiali pentru a finaliza cu succes un proces și pentru a obține un rezultat dorit. Conținutul acestui tip de document poate fi simplu sau complicat în funcție de complexitatea pașilor care compun procesul general. Cu toate acestea, abordarea de bază necesită determinarea fiecăruia dintre pașii care trebuie îndeplinite cu succes, secvența cea mai logică sau ordinea în care fiecare pas trebuie realizat și ceea ce trebuie într-adevăr îndeplinit prin completarea fiecăruia. Ținând cont de aceste aspecte de bază, este posibil să creați documentația procesului pentru orice, de la modul de fierbere a unui ou la modul de desfășurare a unei campanii de marketing internaționale.

2

Catalogați resursele necesare pentru a finaliza cu succes procesul. Acesta include nu numai resurse tangibile, cum ar fi banii și echipamentele, ci și timpul și experiența. Acest lucru va fi util atunci când decideți exact cum să îndreptați fiecare dintre pași și să descrieți cum să le finalizați cât mai eficient posibil.

3

Gândiți-vă la secvența logică a evenimentelor care trebuie să se întâmple înainte ca procesul să poată merge mai departe. Faptul de a finaliza un pas adesea deschide calea pentru executarea următorului pas al secvenței. De exemplu, înainte de a scrie o scrisoare, este necesar să se definească scopul scrisorii, care la rândul său este necesar pentru a putea fi trimis prin poștă.

4

Sortați etapele identificate în cea mai logică succesiune. Asigurați-vă că fiecare pas finalizat permite pregătirea cu ușurință a următorului pas al secvenței, astfel încât ultimul dintre ele să permită atingerea obiectivului principal al procesului.

5

Creați o listă de excepții care acoperă fiecare intersecție a secvenței procesului. Excepțiile sunt rezultatele fiecărei etape a procesului care au o probabilitate scăzută de apariție, dar chiar și așa ar putea să devieze mișcarea procesului înainte dacă nu sunt tratate corespunzător. Obiectivul identificării și tratării eventualelor excepții este de a planifica acțiuni de urgență pentru a finaliza fiecare pas, fără ca un eveniment neașteptat să devieze cursul întregului proces.

6

Testați secvența. Dacă este posibil, încercați să finalizați procesul urmând fiecare pas în ordine. Acest lucru va face posibilă rafinarea instrucțiunilor pentru fiecare etapă și asigurarea faptului că în fiecare caz se obține efectul dorit. Un test real al secvenței facilitează identificarea unor factori mici care au fost anterior ignorați și face ca versiunea finală a documentului de proces să fie mai logică și mai cuprinzătoare.