Cum se fac tranzacții contabile

Toate întreprinderile, indiferent cât de mari sau mici, trebuie să monitorizeze toate tranzacțiile. Există multe sisteme financiare software pe care le puteți cumpăra, dar este mai bine dacă aveți mai întâi o înțelegere clară a modului în care funcționează tranzacțiile contabile. Va trebui să introduceți fiecare tranzacție de afaceri, cum ar fi primirea unei plăți sau plata unei facturi, într-o carte contabilă, care este ca un jurnal mare. Aici veți avea o colecție de categorii numite conturi și veți debita (măriți sau micșorează) un cont și veți plăti (măriți sau micșorați) un alt cont (mai jos veți vedea câteva exemple). Creatorii programelor software de contabilitate urmează oricum această formulă, dar au făcut procesul mult mai ușor pentru utilizatorul mediu.

conținut

Pași
Partea 1introduceți tranzacțiile
Partea 2tranzacții contabile echilibrate
Partea 3menținerea înregistrărilor detaliate ale tranzacțiilor contabile
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Introduceți tranzacțiile

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 1

Adunați orice documentație legată de tranzacțiile de afaceri. Acestea pot include facturile vânzătorului, facturile de utilitate, notele de credit emise clienților, declarațiile fiscale, cecurile emise și informațiile despre salarii. Examinați fiecare factură sau plată primită pentru a vă asigura că este corectă înainte de a o înregistra în registru. Înainte de a introduce orice tranzacție, asigurați-vă că toate au fost aprobate de un supervizor sau de un proprietar al unei companii.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 2

Setați conturi sau categorii diferite pentru fiecare tip de tranzacție. Conturile pot consta din numerar, inventar, cheltuieli etc. Gândiți-vă la ele ca la paginile diferite ale unui notebook sau la elementele care ar putea fi în bugetul dvs. Va trebui să stabiliți următoarele tipuri de conturi:

Contul de vânzări sau profit înregistrează vânzările efectuate către clienți.

În același mod, contul de cheltuieli înregistrează toți banii pe care compania le cheltuiește, cum ar fi atunci când operează facilitățile sale, fabricând produsul și vânzându-l.

În plus, afacerea va trebui să înregistreze proprietățile sale, cum ar fi numerarul, conturile de încasat (vânzările către clienți care nu au fost încă plătite) și posesiunile fizice, cum ar fi clădirile și echipamentele. Aceste bunuri vor fi înregistrate în contul de active.

pasive de cont, pe de altă parte, înregistrează orice bani de afaceri datorate părților externe, cum ar fi împrumuturile bancare, conturi de plătit (către furnizori, de exemplu) și salariile de plătit (salariile pe care angajații le-au câștigat, dar nu au fost încă au plătit).

Aceste categorii largi sunt deseori împărțite în conturi mai specifice și mai mici.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 3

Decideți ce conturi să debitați sau de credit. Cel mai important lucru de reținut este că fiecare tranzacție poate fi descrisă ca debit sau credit și că creditul trebuie întotdeauna să fie însoțit de un debit echitabil. De exemplu, atunci când primiți o plată de la un client, debitați contul "eficace" și plătiți "Conturi de încasat" în contabilitatea dvs. Când plătiți pentru un anunț de televiziune, debitați "Cheltuieli de publicitate" și plătiți "eficace".

Debitele măresc cheltuielile, activele (cum ar fi numerarul sau mobilierul) și conturile de dividende, iar creditele scad aceste conturi. O modalitate bună de a vă aminti această creștere este acronimul DAGD (active debitoare, cheltuieli, dividende). Alte conturi, cum ar fi pasivele și profiturile, cresc cu creditele și scad cu debitele. Acest sistem contabil are o logică proprie și este mai bine să îl memorați în loc să aplici propria logică a ceea ce este "creșteri" și ce este "scade".

Rețineți că numărul de intrări de credit și de debit poate fi inegal, atâta timp cât valorile totale sunt aceleași. De exemplu, dacă un client plătește pentru jumătate dintr-un produs în numerar și jumătate cu credit, vor exista două intrări de debit, numerar și conturi de încasat și o singură intrare de credit la vânzări.

Toate sistemele software informatice disponibile vă permit să înregistrați tranzacții contabile ușor prin plasarea fiecărei înregistrări în locul corect în cartea respectivă.

Este posibil să trebuiască să creați noi nume de cont în cartea dacă aveți o tranzacție extraordinară, cum ar fi vânzarea de acțiuni sau cumpărarea de terenuri.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 4

Verificați dublu toate tranzacțiile contabile introduse în carnet. Fiecare tranzacție trebuie să apară în categoria corespunzătoare - de exemplu, dacă debitați ceva pe marginea cărții, o sumă egală cu acea tranzacție ar trebui să apară pe partea de credit a cărții.

De exemplu, ați introduce o tranzacție pentru o factură electrică de 500 RON în coloana de debit de mai jos "Conturi de plătit" și în coloana de credit de mai jos "eficace" pentru 500 de dolari după ce este plătit. Asigurați-vă că includeți numărul facturii și o scurtă descriere în note.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Etapa 5

Transferați periodic intrările de cărți la o carte generală. Registrul general este o colecție a tuturor conturilor. De exemplu, va exista o pagină în registrul general pentru fiecare dintre categoriile dvs. de numerar, conturi de încasat, conturi de plătit, cheltuieli de utilitate etc. Apoi, puteți vedea totalurile pentru fiecare tip de cont într-o anumită perioadă de timp.

Registrul general înregistrează informațiile de cont, spre deosebire de registrul care înregistrează tranzacțiile. Cu alte cuvinte, o singură tranzacție transferată în registrul general va fi înscrisă în cel puțin două locuri sau conturi.

De exemplu, o vânzare către un client care este plătită în numerar va fi înregistrată în registru ca o singură tranzacție, care va recunoaște un debit în contul de numerar și un credit în contul de profit. Atunci când se transferă în registrul general, această înregistrare va fi înregistrată în două locuri separate, contul de numerar și contul de profit. Aceasta vă permite să vedeți cum tranzacția și celelalte persoane din jurul dvs. au afectat fiecare cont individual.

Înscrierile din registrul general trebuie să fie însoțite de data tranzacției pentru a ajuta la identificarea sursei tranzacției. Unele contoare includ, de exemplu, un număr de referință, cum ar fi un număr de comandă, de exemplu, pentru a facilita urmărirea tranzacțiilor până la intrările lor în registru.

Partea 2
Tranzacții contabile echilibrate

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 6

Echilibrați registrul general înainte de al închide de fiecare dată când introduceți o tranzacție contabilă. Efectuați un bilanț de verificare și alte rapoarte pentru a vă asigura că au fost facturate conturile corecte și că tranzacțiile au fost publicate corect. Indiferent dacă ați introdus una sau 100 de tranzacții, totalul debitelor trebuie să fie egal cu totalul creditelor.

Dacă doriți să adăugați manual sau să utilizați software-ul contabil, veți adăuga toate debitele și creditele indiferent de categoria în care sunt. Ei ar trebui să lege mereu la zero.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 7

Verificați dacă există erori în soldul procesului. Dacă debitele nu sunt egale cu creditele, va trebui să reveniți la intrările din registru pentru a găsi eroarea. Chiar dacă debitele sunt egale cu creditele, poate exista o eroare în cazul în care o tranzacție nu a fost introdusă sau introdusă de două ori sau dacă o tranzacție a fost publicată în contul incorect.

De exemplu, atunci când primiți o plată de la un client, este posibil să fi debitat contul de numerar, dar ați uitat să plătiți conturile de încasat, ceea ce înseamnă că conturile dvs. ar reflecta faptul că încă mai datorați bani atunci când nu este. În acest caz, toate creditele nu ar fi egale cu toate debitele.

În unele cazuri, acest lucru poate necesita urmărirea intrărilor din conturi la intrările inițiale din registru pentru a găsi problema. De aceea este util să potriviți întotdeauna aceste intrări cu data tranzacției sau cu un număr de referință.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Etapa 8

Faceți rapoarte pentru declarațiile de venit, bilanțurile și situațiile de venit. Acest lucru se poate face manual sau folosind un sistem software contabil. Apoi, veți avea o imagine completă a statutului companiei dvs.

Contul de profit și pierdere va scădea, de exemplu, cheltuielile dvs. din câștigurile într-o anumită perioadă de timp și veți ști dacă ați obținut beneficii sau ați avut o pierdere. Pentru mai multe informații, citiți articolul Cum se scrie o declarație de venit.

Un bilanț arată toate activele și pasivele unei companii. Activele includ numerarul, echipamentele, terenurile și conturile de încasat. Obligațiile includ conturile de plată și biletele la ordin. Pentru mai multe informații, citiți articolul Cum se face un echilibru general.

Dacă ați plătit un dividend (plăți către acționari) în ultima perioadă, veți avea nevoie, de asemenea, de o declarație a rezultatelor acumulate. O declarație a veniturilor restante arată valoarea beneficiilor pe care le obțineți (venitul net) minus orice dividend plătit. Rezultatele acumulate reprezintă ele însele profiturile reinvestite în companie.

Partea 3
Menținerea înregistrărilor detaliate ale tranzacțiilor contabile

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Etapa 9

Includeți o scurtă descriere pentru fiecare tranzacție pe care o introduceți în registru. De exemplu, "plata în numerar a serviciilor de televiziune prin cablu, februarie 2015". Acest lucru vă va ajuta să clarificați mai târziu suma, cauza și procesul de înregistrare pentru fiecare tranzacție.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 10

Păstrați documentația de sprijin în intrările de cărți. Acest lucru este foarte important în cazul în care există erori sau pentru orice întrebări care apar mai târziu. Documentația din toate intrările poate fi arhivată prin atribuirea unui număr de înregistrare în registru și a unei date ca pachet. Oricine ar trebui să poată căuta o intrare în registrul general și apoi să meargă ușor la documentația de rezervă.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 11

Păstrați copii fizice ale tuturor documentelor timp de cel puțin un an. Acestea includ atât înregistrările din registru, cât și intrările din registrul general, precum și toate chitanțele și alte documente din tranzacție. Veți avea nevoie de ele până când conturile au fost auditate și ați depus declarația dvs. fiscală.

Imaginea intitulată Tranzacții contabile Pasul 12

Salvați documentația în format electronic timp de cel puțin șapte ani. Scanați documentele din față și din spate și păstrați aceste copii pe două discuri, unul pentru a păstra în birou și altul pentru al păstra din ea pentru utilizare în caz de urgență. Există întotdeauna posibilitatea ca taxele dvs. să fie auditate acum câțiva ani, astfel că este important să păstrați aceste înregistrări.

sfaturi

Echilibrează registrul în fiecare zi, urmărind orice eroare și corectându-i. Această practică este unul dintre primele lucruri pe care studenții de contabilitate sunt învățați și importanța lor nu poate fi supraestimată.
Formați angajați în mai multe zone, astfel încât mai mult de o persoană să înțeleagă complet sistemul dvs. de contabilitate și cum să introducă tranzacții.

avertismente

Stochează copii de rezervă ale tuturor tranzacțiilor contabile pe un disc de computer. Adoptați obiceiul de a descărca întregul registru la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare. Efectuați oa doua copie de siguranță și păstrați ambele discuri în locuri separate, unul dintre ele în afara clădirii în care se află cartea contabilă fizică. Acest lucru va fi de neprețuit în cazul unui eveniment catastrofal, cum ar fi un incendiu sau un fenomen meteorologic distructiv.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit