ertare.com

Cum să scrieți o plângere la o companie

Scrierea unei scrisori de plângere este ceva pe care majoritatea oamenilor o fac la un moment dat în viața lor. Indiferent dacă sunteți nemulțumit de un produs sau serviciu de la o companie, este de obicei posibil să rezolvați problema într-un mod reciproc avantajos, printr-o scrisoare de plângere fermă, dar educată. Scrierea unei scrisori de plângere nu ar trebui să fie complicată sau înspăimântătoare. Tot ce aveți nevoie este să precizați în mod clar faptele și să solicitați o soluție politicos. Continuați să citiți instrucțiuni detaliate.

pași

Metoda 1
Scrieti scrisoarea de reclamatie

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 1
1
Trimiteți scrisoarea serviciului pentru clienți. Când scrieți o scrisoare de plângere, cele mai bune șanse de reușită vor fi direcționarea scrisorii către departamentul de service pentru clienți al companiei. Departamentul de servicii pentru clienți se ocupă, de obicei, de plângeri și este probabil că scrisoarea dvs. va fi procesată eficient și eficient.
  • Încercați să aflați numele directorului sau directorului serviciului pentru clienți și trimiteți scrisoarea personal. Începeți scrisoarea dvs. "Stimate domnule, doamnă sau doamnă", urmată de numele de familie. Dacă nu puteți găsi numele managerului de servicii pentru clienți, scrieți pur și simplu "Dragă domnule sau doamnă"
  • Puteți încerca să găsiți adresa departamentului de servicii pentru clienți pe site-ul companiei, în materialele promoționale sau de publicitate ale companiei, pe ambalaj sau pe etichetele produselor.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 2
    2
    Treceți rapid la punct în scrisoare. Primul rând al scrisorii ar trebui să explice în mod clar de ce scrieți scrisoarea și care este exact plângerea dvs. Oferiți cât mai multe date relevante, în plus față de modelul sau numerele de serie relevante.
  • Destinatarul scrisorii ar trebui să poată identifica punctul principal al literei în cinci secunde, pentru a evita introducerea îndelungată și încurcată.
  • Puteți oferi mai multe detalii sau explicații despre situație în paragraful care urmează rugăciunii de deschidere, dar prima linie ar trebui să atragă atenția plângerii dvs. cât mai succintă posibil.
  • De exemplu, teza de deschidere ar trebui să fie citită astfel: "Scriu o plângere despre un uscător de păr defect pe care l-am cumpărat de la compania dvs. pe 15 iulie la magazinul dvs. din Calle Primera, Ciudad de Ejemplo".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 3
    3
    Explicați în mod specific ce rezultat sau soluție vă va satisface. Dacă doriți o înlocuire, un ban înapoi, o reparație sau o altă formă de compensare, explicați-o clar în al doilea paragraf. Acest lucru vă va ajuta să vă împiedicați să primiți o scrisoare generală sau un răspuns comun și vă va oferi destinatarului ceva de lucru la sfârșitul acestuia.
  • Încearcă să fii cât mai constructiv posibil în comentariile tale, sugerând o modalitate de a avansa și de a-ți menține relația cu compania. Dacă solicitați o rambursare sau o altă formă de compensare și, în același timp, informați că aveți ideea de a lua afacerea în altă parte, acest lucru îi va da puțin stimulente pentru a încerca să rezolvați problema.
  • Dacă doriți ca firma să corecteze o problemă mai mare, explicați-o și în scrisoarea dvs., dar recunoașteți că ceva de genul acesta va dura ceva timp.
  • Nu amenința o acțiune juridică în prima comunicare. Poate fi soluția necesară la final, dar trimiteți mai întâi o scrisoare de reclamație și așteptați răspunsul.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 4
    4
    Atașați copii ale documentelor ca backup. Acestea pot include chitanțe, garanții, copii ale cecurilor trimise și, dacă este cazul, fotografii sau videoclipuri. Toată documentația trebuie inclusă în scrisoarea dvs.
  • Asigurați-vă că ați trimis "copii" din documentele pe care doriți să le includeți, nu documentele originale. În acest fel, nu există nicio șansă ca aceste informații cheie să fie pierdute sau pierdute, în cazul în care trebuie să furnizați dovezile altcuiva.
  • De asemenea, asigurați-vă că explicați în corpul scrisorii care sunt materialele pe care le includeți. De exemplu: "Găsiți atașată o copie a chitanței inițiale, împreună cu o copie a garanției pentru uscător și a numărului de serie".
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 5
    5
    Dați-le o limită de timp pentru a rezolva cazul. Este util să oferiți o perioadă exactă în care doriți ca problema să fie rezolvată. Acest lucru vă va oferi liniște și vă va ajuta să aduceți problema la o concluzie rapidă.
  • Permiterea unei limite de timp vă va ajuta, de asemenea, să evitați posibilitatea ca scrisoarea dvs. să fie pierdută sau uitată, ceea ce ar duce la mai multă disconfort și resentimente între dvs. și companie.
  • Doar asigurați-vă că perioada pe care o furnizați este rezonabilă. De obicei, este suficientă o săptămână sau două, deși acest lucru va varia în funcție de cerințele dvs.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 6
    6
    Termină scrisoarea cu respect. Mulțumiți destinatarului pentru ajutorul său și spuneți-i cum și când vă pot contacta pentru a rezolva problema. Acest lucru va face munca mult mai ușoară, ceea ce va duce la un rezultat mai eficient pentru dvs.
  • Semnează scrisoarea cu "cu sinceritate", dacă cunoașteți numele persoanei căreia îi scrieți sau "atent", dacă v-ați referit la ea "sr" sau "Domnișoară". Evitați închiderile impersonale cum ar fi "Cele mai bune urări" sau "Vă salută".

    • Metoda 2
    Obțineți tonul corect și formatul

    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 7
    1
    Fii politicos. S-ar putea să fii supărat și să ai tot dreptul să fii supărat, dar să fii nepoliticos va face defensivul destinatarului. Scrieți cu un ton respectuos și evitați să faceți comentarii amenințătoare, enervante sau sarcastice cu orice preț. Amintiți-vă că persoana care a citit scrisoarea ta nu a fost nimic direct care sa întâmplat și va încărca mai receptiv și dorința de a ajuta un client politicos și politicos unul furios și acuzator.
    • Amintiți-vă, compania pe care o scrieți probabil că nu vrea să vă rănească intenționat. Majoritatea companiilor sunt interesate de satisfacția clienților.
    • Veți avea un succes mult mai mare tratând destinatarul ca pe cineva care vrea să vă ajute, în loc să presupunem că este plin de intenții dăunătoare.
    • Nu scrie când ești furios. Așteptați să scrieți scrisoarea până când vă veți liniști. Sau, dacă doriți, scrieți scrisoarea când sunteți supărată și lăsați-o acolo o zi sau două înainte de ao trimite. Probabil că veți dori să rescrieți câteva lucruri într-un mod mai puțin incendiar.
  • Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 8


    2
    Fii concis. Reprezentanții serviciului de relații cu clienții pot primi sute de scrisori pe zi, deci este vital să mergeți la un punct rapid, astfel încât să știe cu ce au de-a face cu cât vor începe să citească. Dacă scrisoarea dvs. este prea lungă sau detaliată, cititorul va fi înclinat să privească conținutul său și să ajungă la o idee clară despre problema exactă sau despre rezoluția dorită.
  • Evitați detaliile inutile sau deviați cu diatribe lungi sau tangente.
  • Încercați să păstrați scrisoarea pe o pagină sau sub 200 de cuvinte.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 9
    3
    Fii autoritar. A fi autoritar în scrisoarea dvs. creează tonul potrivit și permite companiei să știe că plângerea dvs. ar trebui luată în serios. Acest lucru este valabil mai ales pentru plângerile mai grave, care pot avea implicații financiare.
  • A fi autoritar implică o serie de lucruri, cum ar fi calitatea limbii folosite, cunoștințele despre drepturile și responsabilitățile companiei, precum și o prezentare profesională a scrisorii.
  • Toate aceste lucruri vă dau credibilitate, care ar trebui să aibă un efect pozitiv asupra răspunsului la scrisoarea dumneavoastră.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 10
    4
    Creați un format clar și corect pentru scrisoarea dvs. După cum sa menționat mai sus, formați-vă scrisoarea Puteți influența în mod favorabil modul în care scrisoarea dvs. de plângere este primită în mod profesionist. Includeți numele, adresa și data în colțul din dreapta sus, urmată de numele sau titlul persoanei în care scrieți, împreună cu adresa firmei, în partea stângă deasupra corpului literei.
  • Întotdeauna scrieți scrisoarea pe un computer. Acest lucru face mai ușor de citit și mai clar în aspectul său. Dacă trebuie să vă scrieți scrisoarea cu mâna, asigurați-vă că scrieți clar și lizibil, fără a elimina cuvinte sau cerneală.
  • Pentru a pune semnătura dvs., lăsați un spațiu gol mai jos "Vă salută" sau "atent", unde vă puteți pune semnătura manuală. Sub acest spațiu numele dvs. trebuie scris astfel încât să fie ușor de citit.
  • Păstrați scrisoarea organizată și bine distanțată, cu paragrafe cu o dimensiune aproximativă similară.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 11
    5
    Verificați ortografia și gramatica Ortografia sau gramatica incorectă pot influența negativ felul în care reclamația dvs. este primită. Asigurați-vă că efectuați o verificare a ortografiei pe computer înainte de a imprima scrisoarea sau de a citi o altă persoană înainte de ao trimite.

    • Metoda 3
    Urmăriți-vă

    Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plângere către o companie Pasul 12
    1
    Așteptați ca limita de timp stabilită să fie îndeplinită. Fiți răbdători și nu căutați altă acțiune până când limita de timp pe care ați furnizat-o în scrisoarea dvs. inițială a expirat. Dacă această dată trece și nu ați auzit nimic, puteți continua cu un apel telefonic sau cu un e-mail pentru a confirma dacă scrisoarea a fost primită. Este întotdeauna mai bine să dai beneficiul îndoielii companiei.
    • Dacă totuși nu primiți nicio informație despre scrisoarea dvs. sau dacă o primiți, dar situația nu a fost rezolvată în mod satisfăcător, puteți să faceți o plângere către o persoană care se află mai sus în lanțul de comandă.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de reclama la o companie Pasul 13
    2
    Treceți prin lanțul de comandă. Dacă nu reușiți să vă ocupați de directorul departamentului de relații cu clienții, încercați să aflați cine este persoana următoare din lanțul de comandă și ajungeți acolo. Ori de câte ori urca pe scara, fie de la un client service reprezentant al unui supervizor, apoi directorul, vicepreședintele, președintele, comunicațiilor adjuncți ai avut la nivelurile anterioare. Aceasta va actualiza situația noului reprezentant al companiei și, cel mai probabil, va determina rezolvarea problemei fără litigii.
  • Este mai bine să începeți cu serviciul de relații cu clienții înainte de a merge în sus, în loc de direct în partea de sus. Acest lucru se datorează faptului că serviciul de relații cu clienții este mai obișnuit să se ocupe de acest tip de plângeri și orice scrisoare trimisă președintelui va fi probabil adresată acestui departament.
  • Dacă acesta este cazul, angajații departamentului de servicii pentru clienți vă pot vedea imediat într-un mod nefavorabil, deoarece ați încercat să le treceți.
  • Rețineți că, dacă scrieți o scrisoare președintelui sau conducătorului, va trebui să fie foarte clară, concisă și bine scrisă, deoarece nu vor avea cunoștințe anterioare despre incident.
  • Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de plată către o companie Pasul 14
    3
    Dacă doriți să inițieți o acțiune în justiție, găsiți un avocat. Avocatul va ști cum să procedeze. Rețineți că acțiunea legală ar trebui să fie în ultimă instanță și să se prezinte ca o posibilitate în scrisoarea dumneavoastră va crea un ton negativ și simultan devia orice cerere de despăgubire să vă întreb. Poți fi returnat dacă bloca ta nu merge bine.

    • sfaturi

    • Înainte de a scrie, luați ceva timp și reflectați asupra a ceea ce sa întâmplat. Când v-ați gândit la tot și știți ce vreți și cum doriți, veți fi gata să scrieți scrisoarea.
    • Există site-uri web pentru clienți în care puteți prezenta plângerile dvs., precum și pentru a vedea dacă alte persoane s-au aflat în aceeași situație cu respectiva companie.
    • Asigurați-vă că scrisoarea dvs. conține numele, adresa, adresa de e-mail și numărul de telefon (de acasă, de muncă și de telefonul mobil, dacă este posibil). De asemenea, asigurați-vă că cereți informațiile cititorului dvs., astfel încât amândoi să puteți ține pasul cu orice progres în plângerea dvs.
    • Citiți-l din nou și din nou și asigurați-vă că totul este adevărat, sincer și verificabil.
    • Nu trimiteți scrisori de martori jurați. De fapt, dacă credeți că ați putea ajunge în instanță pentru acest lucru, poate doriți să dețină nu numai declarația unui martor, ci și numele lui. Amintiți-vă că a merge la tribunal va fi costisitoare. În cele mai multe cazuri, este mai bine să căutați un acord informal sau cel puțin prin arbitraj.
    • Nu insulta Amintiți-vă că ceea ce doriți este o recompensă sau o soluție, iar ofensarea cititorului nu va reuși. Dacă doriți să utilizați un limbaj mai puternic, evitați să folosiți vocea pasivă și să utilizați cuvinte mai directe și descriptive. Poate că ești "șocat" sau chiar "dezgustat", cuvinte mai puternice decât pur și simplu "dezamăgit".
    • Trimiterea reclamației în scris are un efect mai puternic decât trimiterea unui e-mail, a unui fax sau a comentariilor pe blog sau pe site-ul companiei. Cele mai multe companii tratează plângerile formale scrise cu o prioritate mai mare.
    • Păstrați copii ale întregii corespondențe și ale datelor scrisorilor pe care le-ați trimis.
    • Dacă scrieți o scrisoare de plângere despre o anumită persoană, limitați-vă scrisoarea la deficiențele sale și nu discreditați întreaga organizație. Dacă scrieți o reclamație cu privire la o politică a companiei, nu insultați destinatarul sau politica. Pur și simplu explică problema dvs. și modul în care doriți să fie rezolvată.

    avertismente

    • Este ilegal să scrieți o scrisoare care conține amenințări de violență fizică, distrugerea proprietății sau acțiuni împotriva sănătății sau siguranței. O amenințare poate fi interpretată ca hărțuire, permite o acțiune în instanță și poate fi sancționată, de la amenzi la timp în închisoare. Fă-ți o favoare și nu te gândi la amenințări. Nu le scrieți și nu le trimiteți!
    Distribuiți pe rețelele sociale:

    înrudit
    Cum să scrie o scrisoare buniciiCum să scrie o scrisoare bunicii
    Cum să contactați MTVCum să contactați MTV
    Cum să scrieți o scrisoare unui funcționar guvernamentalCum să scrieți o scrisoare unui funcționar guvernamental
    Cum să scrieți scrisori vechiuluiCum să scrieți scrisori vechiului
    Cum se scrie o scrisoareCum se scrie o scrisoare
    Cum să scrieți o scrisoare ca dovadă a angajăriiCum să scrieți o scrisoare ca dovadă a angajării
    Cum se scrie o scrisoare de scuzeCum se scrie o scrisoare de scuze
    Cum să scrieți o scrisoare de intenție pentru a alege un loc de muncăCum să scrieți o scrisoare de intenție pentru a alege un loc de muncă
    Cum se scrie o scrisoare de propunereCum se scrie o scrisoare de propunere
    Cum se scrie o scrisoare de cerere de autografCum se scrie o scrisoare de cerere de autograf
    » » Cum să scrieți o plângere la o companie

    © 2011—2020 ertare.com