Cum se face o foaie de prezență

Ca un proprietar de afaceri mici, puteți alege angajații să completeze fișele de pontaj în loc de semnare pe un ceas, sau poate doriți angajații dumneavoastră pentru a urmări timpul petrecut de lucru pe diferite proiecte. În loc să utilizați formulare standard care nu sunt specifice afacerii dvs., vă puteți crea propria foaie de lucru utilizând un procesor de text și un program de calcul tabelar.

2

Adăugați linii pentru angajații dvs. pentru a le introduce numele, datele cuprinse în fișa de participare și alte informații, cum ar fi numele supraveghetorului.

3

Deschideți programul dvs. de calcul tabelar. Unele procesoare de text vă permit să deschideți o foaie de calcul în cadrul documentului și vă oferă meniurile corespunzătoare pentru a crea și format fișa de prezență.

4

În partea stângă a foii de calcul, introduceți zilele din săptămână.

5

Etichetați partea de sus a fiecărei coloane cu categoriile de locuri de muncă pe care le plătiți angajaților dvs. De exemplu, puteți introduce ore regulate, ore suplimentare, plăți și concedii medicale. Etichetați ultima coloană cu numărul total de ore lucrate pe zi. De asemenea, puteți crea coloane separate pentru a înregistra orele de lucru finalizate în anumite proiecte sau clienți.

6

Desemnați un rând la sfârșitul foii de calcul pentru numărul total de ore lucrate în fiecare categorie.

7

Adăugați un rând, dacă preferați, ca angajatul să introducă rata orară pentru ore regulate, ore de plecare și ore suplimentare. Dacă compensația este confidențială și altcineva decât contabilul sau supraveghetorul va vedea foaia, părăsiți acest rând sau instruiți angajații să nu îl completeze.

8

Se termină cu un rând din totalul orelor înmulțit cu rata pentru fiecare categorie de muncă și o celulă pentru total, care va fi plata brută a angajatului.

9

Îmbunătățiți aspectul foii de calcul utilizând bold pentru etichete și umbriți etichetele rândurilor cu culori.

10

Tăiați și inserați o foaie de calcul în documentul procesorului de texte. Cele mai multe pachete de programe vă permit să trimiteți foaia de calcul la celălalt document și să reduceți dimensiunea foii de calcul pentru ao introduce. Dacă nu, trebuie să ajustați mărimea rândurilor și coloanelor astfel încât foaia de calcul să intre.

11

Includeți linii sub foaia de calcul pentru angajat și supraveghetor pentru a semna, verificând dacă orele afișate sunt corecte.

12

Salvați și imprimați documentul, faceți copii și le dați angajaților. Poate fi util să folosiți un stilou galben pentru a scrie "ORIGINAL" în copia originală, astfel încât angajații să nu o folosească și să vă forțeze să imprimați o altă copie.

13

Invitați angajații dvs. să păstreze foile de prezență pe computer, făcând o copie a fișierului care este disponibil pe serverul dvs. de rețea. Asigurați-vă că protejați fișierul original, astfel încât angajații să nu poată să-l folosească sau să-l deterioreze.

14

Utilizați funcția "sumă rapidă" sau "sumă automată" din foaia de calcul pentru programul să adauge numărul de ore pe fiecare rând și coloană și să introducă rezultatul în rândul și coloana totalurilor.

15

Creați o formulă sau o funcție pentru a multiplica orele totale ale fiecărei categorii de lucru în funcție de rată și utilizați funcțiile de adăugare rapidă și sumă automată pentru a determina totalul săptămânal.

16

Găsiți funcția foii de calcul care vă permite să protejați etichetele și formulele fișei de participare, astfel încât acestea să nu poată fi editate sau șterse. Specificați faptul că aceste celule nu pot fi modificate, dar angajații dvs. pot completa celelalte celule.

17

Introduceți foaia de calcul în documentul procesorului de text și testați-l pentru a vă asigura că acesta va recalcula automat după ce angajații îl completează.