Cum să importați fișiere Excel în Access

Accesul este un administrator de baze de date relaționale pe care îl puteți utiliza pentru a importa una sau mai multe baze de date în sistemul dvs. și, astfel, găsiți câmpuri de potrivire în interiorul lor sau între ele. Deoarece un singur fișier de acces poate conține mai multe foi de calcul Excel, acest program este, de asemenea, ideal pentru colectarea și analizarea unor cantități mari de informații. Cu toate acestea, trebuie să importați mai întâi fișierele Excel în Access. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să urmați câțiva pași esențiali.

conținut

Pași
Partea 1pregătiți-vă să importați fișiere excel în access
Partea 2importați fișierele excel în access
Partea 3utilizați expertul pentru a finaliza procesul de import
Avertismente

pași

Partea 1
Pregătiți-vă să importați fișiere Excel în Access

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 1

Deschideți ambele programe pe computer. Puteți cumpăra și descărca un pachet Microsoft Office, care include ambele excela ca acces. Toate acestea se pot face prin Internet, prin introducerea pe site-ul Microsoft.

Odată ce ați descărcat programele, faceți clic pe meniu "inițiere" Windows și selectați "Toate programele".
Faceți clic pe "Microsoft Office" și selectați "acces" (sau "excela") din meniul drop-down. Eventual aveți deja o foaie de calcul Excel dacă cineva v-a trimis-o sau dacă ați descărcat-o de undeva. Acum, când aveți instalat Office pe computer, îl puteți deschide.

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 2

Curățați foaia de calcul Excel înainte de a le importa în Access. Procedura va fi mai ușoară dacă urmați câțiva pași înainte de a importa foaia de calcul în Access. Cheia este că datele din foile de calcul pe care urmează să le importați sunt coerente între ele.

Mai bine asigurați-vă că prima coloană a foii de calcul Excel care conține antetele de coloană (sau numele câmpurilor) și că acestea sunt clare și ușor de înțeles. De exemplu, dacă o coloană conține nume de familie, ar fi bine dacă antetul (sau numele câmpului) al coloanei respective este "nume de familie". Fii clar și precis - în acest fel, va fi mai ușor pentru voi să faceți ca rubricile coloanelor într-o foaie de calcul Excel să se potrivească cu cele din altă foaie de calcul.

Accesul vă permite să conectați câmpuri comune între două sau mai multe foi de calcul. Să presupunem că aveți o foaie de calcul Excel care conține o salarizare a angajaților unei companii. Acesta include numele și prenumele angajaților, adresa și salariul acestora. Acum, să presupunem, ca o ipoteză, pe care doriți să căutați în Access care se potrivește cu o altă foaie de calcul Excel care conține informații despre contribuțiile de campanie finanțe. Această a doua pagină conține numele persoanelor, adresa și donațiile acestora. Ceea ce vă permite să faceți accesul este să găsiți potriviri între coloanele unei coli și cealaltă. De exemplu, puteți conecta titlurile "nume" pentru a vedea care nume de persoane apar în ambele baze de date.

Verificați foile Excel pentru a vă asigura că fiecare tip de date este tratat în același mod și curățat înainte de a le importa în Access. Bazele trebuie să fie ceea ce solicită Access "relațională". De exemplu, în foaia de calcul ipotetic care conține statul de plată, imaginați-vă că prenumele, prenumele si initiala de mijloc sunt într-o singură coloană, dar în a doua foaie de calcul este doar numele și prenumele în coloane separate. În acest caz, accesul nu va înregistra potriviri. Titlurile coloanelor (sau câmpurilor) trebuie să fie omogene.

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 3

Separați informațiile într-o coloană Excel. Pentru a rezolva acest tip de problemă, este mai bine să separați informațiile dintr-o coloană Excel, astfel încât accesul să nu înregistreze eronat că "nu există nici o coincidență" în date.

De exemplu, puteți separa primul nume pentru numele inițial și ultimul mijloc pe cealaltă altă parte. Dacă a doua foaie aceste date sunt separate în același mod, prin conectarea cu nume de acces cu numele și prenumele vor fi comparate cu numele și în final coincidente vor avea loc atunci când acestea sunt egale în ambele foi de lucru.

Pentru a separa o coloană din Excel, trebuie să selectați mai întâi coloana care conține datele pe care doriți să le separați. Apoi, trebuie să faceți clic pe "date" în bara de instrumente care apare în programul Excel. Faceți clic pe "Text în coloane". De obicei, trebuie să alegeți opțiunea "delimitat". Apoi faceți clic pe "următor".

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 4

Continuați să utilizați asistentul pentru a separa datele care se găsesc într-o coloană. Acum, totul va fi gata pentru a finaliza procesul de separare în mai multe coloane a datelor care se reunesc într-o singură coloană.

Alegeți cum vin ei "delimitat" datele din coloană. Aceasta înseamnă că, într-o coloană, fiecare dată este separată de alta într-un fel. În majoritatea cazurilor, acest separator este un spațiu, virgulă sau punct și virgulă. Uneori, datele sunt separate numai de un spațiu simplu. Uitați-vă la următorul exemplu: să presupunem că o coloană apare într-o coloană "Juan A. Rodríguez". Primul nume, Juan, este separat de originalul numelui de mijloc, A, de un spațiu. Numele de familie, Rodríguez, este separat de originalul celui de-al doilea nume de un spațiu. În acest caz, delimitatorul pe care trebuie să-l alegeți în expertul este "spațiu".

Faceți clic pe "următor". Faceți clic pe "finalizarea". Programul va separa Juan, A. și Rodríguez în trei coloane diferite. Acum puteți crea noi rubrici pentru fiecare coloană, ținând cont de tipul de informații pe care le conțin (numele, prenumele etc.). Este întotdeauna o idee bună să creați mai multe coloane goale în dreptul datelor pe care le veți separa înainte de a le face. În acest fel, noile date vor fi adăpostite în noile coloane goale (în loc să rămână în coloanele care aveau deja informații).

Partea 2
Importați fișierele Excel în Access

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 5

Deschideți programul de acces de pe computer. Accesați meniul "inițiere", alege "Microsoft Office" și faceți clic pe "Microsoft Access". Pentru a importa o foaie de calcul Excel, trebuie mai întâi să creați o nouă bază de date în Access.

selecta "Bază de date bazată pe desktop" pentru a crea o nouă bază de date cu programul Access.
Alegeți un nume pentru baza de date (dacă doriți). Faceți clic pe "crea".

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 6

Importați baza de date Excel în Access. Următorul pas este să încărcați informațiile din fișa de calcul Excel (sau foile) în baza de date Acces.

După ce vă aflați în administratorul bazei de date Access, faceți clic pe "Date externe" în bara de instrumente. Apoi alegeți "excela". În unele versiuni de Acces, pentru a accesa această funcție, trebuie să faceți clic mai întâi pe "arhivă" în bara de instrumente și apoi "Obțineți date externe".

Unde se spune "Numele fișierului", faceți clic pe "examina". Acum puteți găsi foaia de calcul Excel de pe computer.

Lăsați caseta care spune "Importați sursa de date într-un nou tabel din baza de date curentă" (va fi verificat în mod implicit).

Când găsiți printre fișierele de pe calculatorul dvs. foaia de calcul Excel pe care doriți să o importați, faceți clic pe el. Apoi apăsați "accepta". Expertul pentru a importa date din Excel în Access va începe acum.

Partea 3
Utilizați expertul pentru a finaliza procesul de import

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 7

Urmați pașii din expertul care apare în Access. Pentru a finaliza procesul de importare a foii de calcul, trebuie să urmați pașii asistentului.

Alegeți foaia de calcul din fișierul Excel pe care doriți să-l importați. Uneori, acest lucru este ușor, deoarece fișierul Excel poate conține doar o singură foaie. Cu toate acestea, uneori utilizatorii creează mai multe coli în același fișier. Pentru a vedea diferitele coli, faceți clic pe filele care apar în partea de jos a foii de calcul deschise. Dacă acesta este cazul dvs., trebuie să îi spuneți asistentului Access care dintre foile Excel pe care doriți să le importați. Faceți clic pe "următor".
În pagina următoare veți vedea o casetă și vă vor întreba dacă primul rând al foii de Excel conține anteturile coloanelor. Acest lucru înseamnă că primul rând al foii de calcul identifică datele pentru fiecare coloană (de exemplu, numele de familie, adresa, salariul etc.). Dacă ați curățat datele Excel înainte de a începe, este bine să verificați dacă primul rând conține coloane clar definite ca titluri. Apoi, bifați caseta care spune "Primul rând conține rubrici de coloane". Acesta este cel mai simplu caz. Faceți clic pe "următor".
Dacă primul rând nu conține anteturile coloanelor, în pagina următoare se vor întreba dacă doriți să schimbați numele la ceea ce este cunoscut în Access "domenii" (care sunt rubricile coloanelor). Dacă nu ați ales încă un nume și clar definite pentru fiecare domeniu, astfel încât vă permite să recunoașteți cu ușurință înainte de a importa (recomandat), atunci este un moment bun pentru a face acest lucru.

Imaginea intitulată Import Excel Into Access Step 8

Procesul de import termină. Acum sunt doar câțiva pași simpli pentru a termina procesul de import. Următoarea pagină a expertului vă va întreba dacă doriți să identificați o cheie primară.

Nu este necesar să o faceți, dar o puteți face. O cheie primară înseamnă că programul computerului va atribui un număr unic fiecărui rând de informații. Acest lucru poate fi util mai târziu, când veți sorta datele. Faceți clic pe "următor".

Ultimul ecran al expertului conține un câmp în care vi se oferă un nume implicit. Puteți schimba numele foii Excel pe care o veți importa (la sfârșitul importului va deveni a "tabel" din Acces și va apărea în partea stângă a paginii).

Faceți clic pe "import". Apoi faceți clic pe "închide". Acum tabelul va apărea în partea stângă a ecranului. Aceasta înseamnă că a fost importat cu succes în Access.

Dacă doriți să conectați mai multe seturi de date, repetați acest proces cu unul sau mai multe foi de calcul Excel. Acum sunteți gata să potriviți datele din foile pe care le-ați importat în Access.

avertismente

Dacă fișierul Excel și fișierul Access nu aparțin aceleiași versiuni de Office, este posibil să aveți probleme la importarea fișierelor.
Nu doare niciodată să o repetați: este necesar să curățați foaia de calcul Excel înainte de ao importa. Aceasta, în parte, înseamnă analizarea datelor pentru a vă asigura că nu există probleme.
Păstrați întotdeauna o copie a foii de calcul originale, astfel încât dacă reușiți să fixați piciorul, puteți repeta procesul.
Accesul nu permite importarea a mai mult de 255 de câmpuri.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit