Cum să scrieți o scrisoare de solicitare a unei rambursări

Dacă nu sunteți mulțumit de o marfă defectă, cu livrarea unui produs greșit sau cu un produs deteriorat și doriți să solicitați o rambursare, puteți scrie o scrisoare de revendicare pentru a încerca să rezolvați situația. Adesea, o scrisoare directă care exprimă în mod clar problema și ce poate face compania pentru remedierea acesteia este mult mai eficientă decât plângerea către un reprezentant al serviciului clienți.

conținut

Pași
Partea 1adunați informațiile necesare
Partea 2scrieți scrisoarea
Partea 3obțineți rezultatele dorite
Sfaturi

pași

Partea 1
Adunați informațiile necesare

Determină-ți scopul Ce poate face compania pentru a remedia situația? Aveți obligația de a remedia acest lucru prin acordarea unei rambursări, înlocuirea produsului cu unul nou sau furnizarea unui alt serviciu? Asigurați-vă că plângerea dvs. este legitimă înainte de a scrie scrisoarea.

Asigurați-vă că verificați ce garanție are produsul particular. De exemplu, dacă ați deteriorat produsul, dar aveți o garanție, ați putea fi rambursați sau primiți un produs nou. Pe de altă parte, dacă sunteți responsabil pentru pagubele (de exemplu, dacă ați lăsat produsul pe podea) și produsul nu are o garanție, poate fi necesar să îl considera pierduta.
Dacă produsul nu este mulțumit de asamblarea necesară (ca în cazul mobilierului), verificați dacă ați respectat toate instrucțiunile. În unele cazuri, poate că ați sărit peste un pas și nu v-ați înarmat. De asemenea, puteți apela numărul serviciului pentru clienți pentru a solicita ajutor în acest sens.
Dacă un produs este vândut ca atare, va fi dificil sau aproape imposibil să obțineți o rambursare, deoarece clientul își asumă toate riscurile care ar putea implica achiziționarea unui produs de acest tip.

Imaginea cu titlul Determinarea activelor în contabilitate Pasul 7

Aflați cine să contactați. După ce ați stabilit că este necesară o scrisoare de revendicare, trebuie să aflați cine să o direcționeze. Dacă există o anumită persoană sau un departament specializat în revendicări, trebuie să vă asigurați că le trimiteți scrisoarea, astfel încât să poată adresa rapid problema.

Dacă intenționați să solicitați o rambursare de la o companie mare, sunați mai întâi la serviciul de relații cu clienții și vă exprimați problema. Dacă nu puteți soluționa în mod satisfăcător cererea dvs., cereți numele și adresa de corespondență a persoanei sau departamentului căruia trebuie să îi trimiteți scrisoarea.

Dacă aveți de gând să tratați o companie sau un magazin mai mic, căutați informațiile de contact ale chitanței sau comenzii de achiziție. Trimiteți scrisoarea persoanei sau adresei indicate pe chitanță. Dacă nu există informații despre chitanță, sunați la magazin sau căutați pe site pentru a găsi informații despre rambursări și returnări.

Dacă sunteți în căutarea de informații de contact online, veți găsi, de obicei, un număr de servicii pentru clienți în partea de jos a paginii sau făcând clic pe link-ul care spune "Contactați-ne" sau "Informații de contact". De obicei, site-urile au, de asemenea, o bară de căutare în partea de sus, unde puteți căuta "client service" sau "informații de contact".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o rambursare Pasul 3

Colectați-vă materialele. Pentru a maximiza șansele ca problema dvs. să fie abordată într-o manieră adecvată, adunați cât mai multe documente posibil pentru a le include împreună cu litera.

Furnizați copii ale tuturor chitanțelor, facturilor, ordinelor de achiziție sau altor documente justificative. Documentele trebuie să includă data achiziției, costul produsului sau serviciului și informațiile de plată.

Dacă ați vorbit deja cu un reprezentant al serviciului de relații cu clienții și nu v-ați putea rezolva problema, luați notă numele și data și ora apelului. Apoi, puteți include aceste informații în scrisoare ca dovadă că ați încercat să rezolvați situația pe cont propriu, dar a trebuit să recurgeți la o scrisoare de revendicare.

Partea 2
Scrieți scrisoarea

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 4

Citiți literele eșantionului. Citirea eșantioanelor scrisorilor de plângere vă va oferi o idee despre formatul pe care să-l acordați dvs. și despre expresiile persuasive pe care le puteți folosi în favoarea voastră.

Puteți căuta litere probabile pe Internet. Mai jos veți găsi un exemplu, dar rețineți că este doar un șablon și că în scrisoarea dvs. trebuie să detaliați situația dvs. specifică.

Adresa și data expeditorului.
Cui îi corespunde:
Scriu despre lampa pe care am cumpărat-o prin site-ul dvs. Am cumpărat anterior alte articole prin intermediul site-ului dvs. și am fost întotdeauna mulțumit de transportul dvs. imediat și de calitatea produselor. Cu toate acestea, la primirea acestei solicitări, am observat că lampa nu avea suport și, prin urmare, nu am reușit să o instalez corect. Aș dori să solicit o rambursare a sumei totale sau un înlocuitor pentru o lampă care funcționează. Am cumpărat anterior alte produse prin intermediul site-ului lor și nu am fost niciodată nemulțumiți până acum. Trimiteți dovada cumpărării atașată. Am încredere că veți rezolva problema cât mai curând posibil. Vă mulțumesc foarte mult pentru timpul acordat.
Cu stimă,
Juan Pérez

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 5

Începeți cu pozitiv. Chiar dacă ești supărat, ar trebui să începi scrisoarea cu un ton pozitiv. Puteți menționa că sunteți un client loial sau că ați apreciat întotdeauna serviciile lor. Furia tinde să fie contraproductivă, în timp ce amenințarea ascunsă de a pierde un client loial este adesea ceea ce îi motivează pe companii să-și soluționeze pretențiile.

O abordare ar putea fi aceea a "felicită critica aromată" sau le laudă mai întâi și apoi se plâng. De exemplu, puteți începe scrisoarea spunând: "În calitate de client al afacerii tale de-a lungul vieții, de obicei sunt mulțumit de serviciile tale. Din păcate, în acest caz nu pot spune același lucru, deoarece ultimul serviciu pe care l-am primit a fost extrem de nesatisfăcător".

Dacă aceasta este prima dată când faceți afaceri cu compania respectivă, puteți începe prin a menționa un aspect pozitiv al produsului sau serviciului sau subliniind entuziasmul dumneavoastră. Un exemplu poate fi "Era încântat să-și încerce serviciile" sau "Câțiva prieteni mi-au recomandat produsul, dar, în cele din urmă, am fost dezamăgit".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 6

Specificați detaliile importante. Acest pas este deosebit de important dacă intenționați să scrieți o scrisoare unei companii mai mari în care este dificil să identificați tranzacția. Informații importante includ numere de ordine, numere de identificare sau numere de clienți și numele persoanelor cu care ați vorbit.

Păstrați toate chitanțele, e-mailurile și orice alte dovezi ale interacțiunilor dvs., deoarece este posibil ca compania să le solicite în timpul procesului de soluționare a reclamației dvs. De fiecare dată când vorbiți cu un reprezentant al serviciului de relații cu clienții, asigurați-vă că cereți numele și scrieți-l astfel încât să vă puteți referi la acestea ca o dovadă a pașilor pe care i-ați făcut înainte de a scrie scrisoarea.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 7

Exprimați-vă clar și concis. Furnizați detalii despre nemulțumirea dvs. cu privire la cumpărare sau cu experiența în general. Scrie despre dificultăți neașteptate sau daune asupra mărfii.

De exemplu, în loc să afirmați că ați primit un articol deteriorat, explicați exact ce sunt daunele și clarificați de ce nu sunteți responsabil pentru ele. În acest fel, puteți evita orice încercare din partea companiei de a vă învinui pentru daune.

Aceasta este o descriere a eșantionului: "Când am deschis ambalajul care conținea produsul, am constatat că piesele au fost sparte, deoarece ambalajul nu conține polistiren sau alt material de ambalaj pentru a proteja produsul în timpul transportului".

Dacă reclamația dvs. este că nu ați primit un produs sau pentru un serviciu incomplet, adăugați detalii care să clarifice de ce este responsabilitatea companiei. De exemplu, ați putea spune: "Mi sa spus că ar trebui să fiu acasă între prânz și ora 6, dar muncitorii nu au venit niciodată și oricum am fost acuzat pentru serviciu. Nu ar trebui să plătesc pentru un serviciu pe care nu l-am primit niciodată".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 8

Specificați ce doriți Exprimați clar dacă doriți o rambursare, un înlocuitor pentru un produs nou sau orice altceva pe care îl considerați o compensație adecvată. Efectuarea unor așteptări clare va permite companiei să știe ce poate face pentru a vă face mulțumiți.

Când scriu scrisori despre nemulțumirea lor cu un produs sau serviciu, mulți oameni uită că ar trebui să solicite compensații specifice. Amintiți-vă că obiectivul dvs. este de a primi despăgubiri, nu pur și simplu pentru a aerisi.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o rambursare Pasul 9

Stabiliți o perioadă de timp în care veți aștepta un răspuns. Rețineți că este posibil ca unele companii să ia mai mult timp pentru a răspunde, mai ales dacă sunt companii mai mici care nu au un departament specific care să gestioneze reclamațiile.

Unele companii mai mari pot avea politici pe site-ul lor web care să indice cât timp ar trebui să așteptați pentru a primi un răspuns. Cu toate acestea, dacă nu puteți găsi aceste informații, puteți apela serviciul pentru clienți sau proprietarii companiei (dacă este o companie mai mică). Dacă nu puteți lua legătura cu nimeni, durata medie de așteptare este între 2 săptămâni și o lună.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare solicitând o rambursare Pasul 10

Încheiați scrisoarea cu cele mai importante puncte. Trebuie să încheiați scrisoarea, repetând pe scurt și reafirându-ți interesul de a ajunge la o rezoluție satisfăcătoare pentru ambele părți. Păstrați scrisoarea cât mai directă și mai scurtă (o pagină este ideală), deoarece companiile tind să ignore literele prea lungi.

Folosește legea în favoarea ta. O modalitate de a încheia scrisoarea este de a reaminti companiei că, în calitate de consumator, aveți drepturi. Unul dintre cele mai recunoscute drepturi ale consumatorului este dreptul de a fi audiat, ceea ce înseamnă că compania trebuie să asculte și să vă supravegheze preocupările și interesele. Reamintind companiei că legea este de partea dvs. îi va încuraja să vă soluționeze cererea într-un mod rapid și satisfăcător pentru a evita un posibil conflict juridic.

O posibilă concluzie este: "De când am primit un nou articol în stare proastă, care nu a fost vina mea, sper să primesc o rambursare a sumei totale. În calitate de consumator, am dreptul să primesc ceea ce am cumpărat în condiții de funcționare și, dacă nu se întâmplă acest lucru, am dreptul să fiu rambursat integral".

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 11

Asigurați-vă că includeți toate informațiile de contact. Este esențial să introduceți scrisoarea și să includeți adresa expeditorului, împreună cu numerele contului și orice alte informații utile. Dacă nu furnizați suficiente informații, compania nu vă va putea răspunde.

La semnarea scrisorii, scrieți numărul dvs. de telefon, adresa de e-mail și adresa de e-mail de sub numele dvs. În acest fel, compania nu va avea nici o scuză pentru a nu comunica cu dvs. în modul cel mai convenabil.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 12

Formați litera conform liniilor directoare ale literelor oficiale. Literele oficiale includ informații de contact și un salut formal și au un ton profesionist.

La încheierea scrisorii, scrieți "atent". "Cu respect" sau ceva similar formal înainte de a-ți scrie numele.

Nu includeți niciun post de post, deoarece acestea sunt, de obicei, potrivite doar pentru scrisori neoficiale. În plus, trebuie să fi inclus deja toate informațiile relevante în corpul scrisorii, deci un postscript nu ar trebui să fie necesar.

Partea 3
Obțineți rezultatele dorite

Imaginea intitulată Sue for Trespass Pasul 6

Nu lăsați prea mult timp să scrieți scrisoarea. Cu cât aștepți mai mult, cu atât este mai puțin probabil ca societatea să-ți răspundă reclamației. Scrieți scrisoarea și trimiteți-o imediat ce decideți că sunteți nemulțumit de tranzacția sau livrarea produselor sau serviciilor.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 14

Păstrați o copie a scrisorii și toate informațiile pe care le-ați trimis companiei. Puteți verifica această copie atunci când vorbiți cu compania pentru a urmări.

Dacă vi se răspunde cu o scrisoare standard, nu vă descurajați. În schimb, apelați serviciul pentru clienți sau persoana cu care ați vorbit înainte de a scrie scrisoarea pentru a le spune că nu sunteți mulțumit de un răspuns standard și că doriți să reevalueze reclamația dvs. Uneori, companiile se așteaptă ca clienții să renunțe după ce primesc un răspuns standard, dar, dacă continuați să revendicați, ei vor lua problema mai grav.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare care solicită o rambursare Pasul 15

Rămâneți politicos și profesional. Dacă nu obțineți rezultatul dorit imediat, nu vă lăsați să fii frustrat. Fiind sarcastic sau furios va face doar persoana cu care ați comunicat mai puțin dispuși să vă ajute să rezolvați problema.

sfaturi

Dacă nu primiți un răspuns în perioada pe care ați indicat-o în scrisoarea dvs., apelați compania. Majoritatea companiilor vă vor trimite o confirmare de primire a reclamației dvs. Cu toate acestea, dacă nu primiți un răspuns după 2 săptămâni până la o lună, apelați din nou pentru a vă asigura că au primit scrisoarea.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit