Cum se scrie un raport de incident

Dacă sunteți un gardian sau un ofițer de poliție trimis la locul unui incident, scrierea unui raport detaliat și precis este important pentru a vă face munca corect. Un raport de incident bun povestește cu atenție ce sa întâmplat fără a submina informația neplăcută sau a exclude fapte importante. Este important să urmați protocolul corespunzător, să descrieți clar incidentul și să trimiteți un raport impecabil.

conținut

Pași
Partea 1urmați protocolul
Partea 2descrieți ce sa întâmplat
Partea 3examinați raportul

pași

Partea 1
Urmați protocolul

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 1

Obțineți formularele corespunzătoare de la instituția dvs. Fiecare instituție are un protocol diferit pentru a face față unui incident și pentru a completa un raport.

Urmați instrucțiunile care însoțesc formularele. Fiecare organizație utilizează un format diferit, deci acordați atenție orientărilor.
În unele cazuri, sunteți responsabil de completarea unui formular eliberat de instituție. În altele, vi se va cere să scrieți singur raportul.
Dacă este posibil, utilizați un software de procesare a textului. Acesta va arăta mai curat și puteți utiliza o verificare de ortografie pentru a verifica atunci când ați terminat. Dacă scrieți raportul manual, scrieți în mod clar în loc să utilizați italice. Nu lăsați oamenii să ghicească dacă 7 dvs. este într-adevăr 1.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 2

Porniți raportul cât mai curând posibil. Dacă este posibil, scrieți-l în ziua incidentului. Dacă așteptați o zi sau două, memoria dvs. va începe să se confunde. Trebuie să scrieți faptele de bază de care trebuie să vă amintiți imediat ce apare incidentul. Faceți-vă un raport scris în primele 24 de ore după.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 3

Furnizați faptele de bază. Formularul poate conține spații goale pentru a completa informațiile despre incident. Dacă nu, începeți raportul cu o propoziție care indică în mod clar următoarele informații de bază:

Ora, data și locul incidentului (specificați, scrieți adresa exactă etc.)

Numele dvs. și numărul dvs. de identificare

Numele celorlalți membri ai organizației dvs. care au fost prezenți

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 4

Include o linie cu privire la natura generală a incidentului. Descrieți ce v-ați dus la locul incidentului. Dacă ați primit un apel, descrieți apelul și notați ora la care ați primit apelul. Scrieți o frază reală și obiectivă care descrie ce sa întâmplat.

De exemplu, puteți scrie că ați fost chemați să mergeți la o anumită adresă după ce o persoană bețivă a fost raportată provocând tulburare.

Rețineți că nu ar trebui să scrieți ce Crezi că s-ar putea întâmpla. Limitați-vă la fapte și fii obiectiv.

Partea 2
Descrieți ce sa întâmplat

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 5

Scrieți o poveste în prima persoană care spune ce sa întâmplat. Scrieți o relatare cronologică a exact ceea ce sa întâmplat când ați venit pe scenă.

Utilizați numele complete ale fiecărei persoane incluse în raport. Începeți un nou paragraf pentru a descrie acțiunile fiecărei persoane separat. Răspundeți cine, ce, când, unde și de ce sa întâmplat.
De exemplu, atunci când ofițerul de poliție menționat mai sus ajunge la reședința de la care a primit chemarea, el poate spune: "Prin ofițerul a observat un bărbat alb, cunoscut Perez, Juan, strigând la o femeie albă, cunoscut sub numele de Pérez, Juana, în curtea din față a vechea locație (adresa furnizată de mai sus). Ofițerul a separat părțile implicate și a condus interviurile în teren. Dl Juan Pérez ia spus ofițerului că se întoarce de la serviciu și a descoperit că cina nu era gata. Apoi, el a indicat că a fost supărat cu soția sa pentru că nu a pregătit cina".
Dacă este posibil, asigurați-vă că includeți citate direct de la martori și de la ceilalți implicați în incident. De exemplu, în scenariul anterior, ofițerul poate scrie "Doamna Juana Pérez mi-a spus că soțul ei a fost supărat pentru că nu a pregătit cina la timp".
Acesta include o descriere exactă a rolului pe care l-ați jucat în cursul incidentului. Dacă ar fi trebuit să folosiți forța fizică pentru a opri pe cineva, nu omiteți. Raportați cum ați gestionat situația și consecințele acesteia.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 6

Fii atent. Scrieți tot ce vă puteți aminti (mai multe detalii, cu atât mai bine). Nu lăsați persoanele care citesc raportul să o interpreteze incorect. Nu vă faceți griji că raportul este lung sau verbos. Cel mai important este să raportați o imagine completă a incidentului.

De exemplu, în loc să spună "Când am ajuns, fața lui era roșie", puteți spune "Când am sosit, a strigat, fără suflare, și fața lui era roșie de furie". Cel de-al doilea exemplu este mai bun decât primul deoarece există mai multe motive pentru care fața unei persoane poate deveni roșie, nu doar pentru că sunt supărați.

Sau, în loc să spună "când am ajuns pe scenă, a venit la mine", trebuie să spui "Când am ajuns pe scenă, am cerut ca părțile să nu mai lupte. După ce mi-a luat respirația și m-am uitat la mine, a început să meargă repede spre mine ridicându-și mîna ca și cum urma să mă atace".

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 7

Fii precis. Nu scrieți ceva în raport că nu ați avut loc. Raportați zvonurile ca niște zvonuri, nu ca fapte.

De exemplu, dacă un martor vă spune că a văzut pe cineva sari peste gard și a mers pe jos, în mod clar indică faptul că raportul de incident se bazează pe povestea martorului și nu este un fapt dovedit.

În plus, dacă raportați ceea ce v-a spus martorul, trebuie să scrieți tot ce vă amintiți despre comportamentul martorului. Dacă declarația dvs. provoacă mai târziu controverse, raportul dvs. poate fi util. De exemplu, poate fi util să știți că martorul a arătat foarte entuziasmat în timp ce vă spunea ce sa întâmplat sau dacă părea foarte calm și imparțial.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul

Fii clar Nu utilizați un limbaj înfloritor și confuz pentru a descrie ce sa întâmplat. Scrisul dvs. trebuie să fie clar și concis. Utilizați propoziții scurte, directe, orientate către fapte, care nu se pretează la interpretare.

Păstrați scrisul clar și concis.

În plus, nu utilizați cuvinte juridice sau tehnice. De exemplu, să zicem "vehicul personal" în loc de "vehicul proprietate privată" și "locul crimei" în loc de codul numeric tipic pe care poliția îl utilizează pentru a anunța sosirea lor altora.

Utilizați fraze directe scurte, care subliniază fapte și nu se pretează la interpretare. În loc să scrie "Cred că suspectul a vrut să se răzbune pe soția sa, pentru că părea să aibă intenții rele atunci când sa apropiat de ea și la apucat", scrie "Suspectul (scrie numele) a mers spre soția lui (numele) și la apucat energic de la încheietura mâinii".

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 9

Fii cinstit Chiar dacă nu sunteți mândri de modul în care ați tratat situația, este imperativ să scrieți o poveste cinstită. Dacă scrieți ceva care nu este adevărat, se poate ajunge la lumină, punându-vă munca la risc și provocând probleme persoanelor implicate în incident. Păstrați integritatea și integritatea instituției pe care o reprezentați prin a spune adevărul.

Partea 3
Examinați raportul

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentele Pasul 10

Verificați faptele de bază. Verificați pentru a vă asigura că informațiile de bază (ortografia denumirilor, datele, orele, adresele, numerele plăcuțelor de înmatriculare etc.) corespund cu ceea ce ați scris în raport.

Nu încercați să vă asigurați că declarațiile din raportul dvs. se potrivesc cu cele ale colegilor dvs. Rapoartele completate individual asigură că mai rămân mai multe povestiri. Rapoartele privind incidentele pot apărea mai târziu într-o instanță. Este pedepsită modificarea faptelor unui raport pentru a se potrivi cu ceilalți.

Editați și corectați raportul. Citiți totul pentru a vă asigura că este consistent și ușor de înțeles. Asigurați-vă că nu lăsați nici o informație care trebuie inclusă. Căutați lacune evidente în povestea pe care trebuie să o completați.

Verificați încă o dată erorile de ortografie și gramatică.

Eliminați orice cuvinte care pot părea subiective sau judecătoase, cum ar fi cuvintele care descriu sentimente sau emoții.

Imaginea intitulată Scrieți un raport privind incidentul Pasul 12

Prezentați raportul dvs. de incident. Aflați numele persoanei sau departamentului la care ar trebui să trimiteți raportul. Atunci când este posibil, trimiteți un raport de incident personal și rămâneți disponibil pentru a răspunde la întrebări suplimentare sau pentru a oferi clarificări. În situațiile în care un raport de incident trebuie trimis prin e-mail sau prin poștă tradițională, continuați cu un apel telefonic (într-o perioadă de 10 zile) pentru a vă asigura că raportul a fost primit.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit