Cum să dezvoltați un sistem de inventariere

Un sistem eficient de inventariere este un element indispensabil pentru orice operațiune comercială sau de producție. Scopul principal al acestui sistem este de a realiza un număr fizic exact de produse, materiale și materiale stocate într-un depozit sau depozit. Odată terminat, poate fi folosit pentru a controla și a menține bunurile stocate, ceea ce vă asigură că produsele dvs. nu vor fi pierdute din cauza deteriorării sau furtului.

conținut

Pași
Partea 1dezvoltați un sistem de stocare pentru a facilita numărarea produselor
Partea 2reconcilierea inventarului fizic și a inventarului în cărți
Partea 3faceți un inventar la intervale regulate
Partea 4Îmbunătățiți gestionarea inventarului

pași

Partea 1
Dezvoltați un sistem de stocare pentru a facilita numărarea produselor

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 1

Organizați produsele pe care urmează să le inventați, ținând cont de faptul că trebuie să le numărați. Eficacitatea unui sistem de inventar depinde în mare măsură de precizia cu care contabilizați produsele. Constatarea inexactă a produselor sau a mărfurilor provoacă deseori discrepanțe în contabilitate, monitorizarea vânzărilor, excesul de comenzi, excesul de producție, printre altele. Un sistem ineficient va afecta în mod semnificativ costul de urmărire a stocurilor, deoarece va crește timpul necesar pentru finalizarea procesului.

Concentrează-te pe dezvoltarea unui inventar pe care îl poți accesa cu ușurință, te poți baza și conta pe el. Încercați să atingeți vizibilitatea, ușurința de etichetare și o organizare simplă, astfel încât lucrătorii responsabili cu numărarea să poată accesa rapid fiecare produs.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 2

Luați în considerare cerințele de depozitare. Calculați dimensiunile fizice de care aveți nevoie pentru a vă face inventarul. Aveți posibilitatea să utilizați un depozit întreg sau un mic dulap, în funcție de dimensiunea produselor sau a materialelor, precum și de volumul vânzărilor. Ar trebui să luați în considerare și condițiile speciale de depozitare, cum ar fi controlul temperaturii sau umidității.

De asemenea, pot exista legi statale sau federale care reglementează cerințele de depozitare pentru anumite tipuri de inventar, în special în ceea ce privește produsele periculoase sau controlate.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 3

Design rafturi de depozitare pentru a diferenția în mod clar fiecare produs. Acoperiți produsele pe care le veți păstra, astfel încât persoanele responsabile cu inventarul să le poată accesa cu ușurință și să le poată număra unul câte unul. Etichetați totul pentru a putea recunoaște cu ușurință fiecare produs și așezați-l în locul potrivit.

Alegeți și organizați rafturi și containere de depozitare, în funcție de tipul de produse pe care intenționați să le inventarieți. Luați în considerare mărimea, înălțimea și caracteristicile speciale pe care containerele sau rafturile ar trebui să le aibă atunci când le alegeți.

De exemplu, gândiți-vă la greutatea totală pe care o poate avea un raft complet și alegeți un sistem de raft care respectă sau depășește cerințele privind greutatea.

Rețineți că produsele pe care le veți păstra pe rafturile magazinului ar trebui să fie, de asemenea, incluse în sistemul dvs. de inventariere.

De asemenea, puteți utiliza funcția pentru a facilita utilizarea inventarului dvs. Acest termen se referă la plasarea produselor într-un inventar într-o manieră eficientă. De exemplu, produsele care sunt expediate în mod obișnuit pot fi stocate în apropierea depozitului.

În plus, inventarul trebuie să fie configurat într-un mod care să permită schimbul de produse în cel mai accesibil mod. Slotting-ul trebuie planificat de la început și revizuit din când în când pentru a include produse noi și modificări ale cerințelor produselor sau operațiunilor. În mod ideal, ar trebui să o faceți în fiecare săptămână sau chiar în fiecare zi.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare eliminarea produselor care nu sunt vândute foarte des sau care au devenit caduce cât mai repede posibil. Șansele de a fi vândute sunt foarte scăzute și, de cele mai multe ori, stocarea acestora va fi mult mai scumpă.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 4

Luați în considerare utilizarea unui sistem de cod de bare. Dacă aveți multe produse în inventarul dvs., veți avea nevoie de o modalitate adecvată de a urmări fiecare în funcție de numele lor. Cea mai simplă modalitate de a face acest lucru este utilizarea de coduri de bare. Obțineți un scaner pentru a citi codurile produselor care intră și părăsesc inventarul și pentru a efectua numărul respectiv. Cu toate acestea, dacă aveți puține produse sau categorii în inventarul dvs., puteți utiliza un sistem vizual simplu. Dacă aceasta din urmă durează prea mult sau se oprește să fie exactă, puteți trece la un sistem de coduri de bare.

Asigurați-vă că scanerul este proiectat pentru mediul din magazinul dvs. De exemplu, un spital poate avea nevoie de un scaner steril.

De asemenea, este posibil să aveți nevoie de o imprimantă cu cod de bare pentru a eticheta rafturile și spațiile în care veți stoca produsele cu acele coduri.

Dacă volumul vânzărilor este mic, puteți descărca o aplicație care permite lucrătorilor dvs. să utilizeze telefonul mobil ca scaner.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 5

Creați și formatați o foaie de calcul pentru inventarul dvs., astfel încât să puteți înregistra fiecare produs. Deschideți o foaie de calcul într-un program cum ar fi Excel, Pagini sau Foi de calcul Google. Creați categoriile utilizând coloanele din foaia de calcul și creați o listă a produselor din rânduri. Un sistem eficient de inventariere ar trebui să includă următoarele titluri în coloane:

Utilizați antetul "Data numărării" pentru a înregistra data curentă.

"Suma anterioară" acesta va servi la înregistrarea cantității de produse în ultimul număr.

"Cantitate disponibilă" va servi la înregistrarea cantității totale a fiecărui produs.

Acesta include o unitate de măsură.

"Descrierea produsului" va fi util să introduceți o descriere a fiecărui produs pe care l-ați numărat.

"poartă" Acesta va servi pentru a reprezenta cantitatea de produse necesare pentru a satisface cerințele proiectate.

"Cantitatea vândută" Acesta va servi la reprezentarea cantității de produse care au fost vândute în perioada anterioară.

"Costul procentului de vânzări" acesta va fi utilizat pentru a reprezenta costul fiecărui produs ca procent din costul total al vânzărilor.

"Cantitatea de produs sau reordonare" acesta va fi folosit pentru a obține în mod automat cantitatea de produse pe care trebuie să le cumpărați sau să le produceți pentru a satisface cerințele următoarei perioade de vânzare.

De asemenea, puteți utiliza un software de contabilitate, cum ar fi Quickbooks sau Peachtree, pentru a vă gestiona inventarul.

Partea 2
Reconcilierea inventarului fizic și a inventarului în cărți

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 6

Introduceți datele pentru fiecare categorie în coloanele corecte ale foii de calcul. Reduceți cantitatea vândută la suma solicitată pentru a stabili valoarea "poartă". Apoi, scade cantitatea disponibilă la suma din "poartă" pentru a determina suma corectă și a ajusta inventarul pentru perioada următoare. Nu uitați să introduceți datele tuturor produselor din inventar, inclusiv materia primă și componentele.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 7

Reglați datele pierderilor. Aceasta reprezintă pierderile de produse în operațiunile comerciale obișnuite. Produsele de inventar ar putea fi pierdute din cauza furtului, uzurii, deteriorării sau deteriorării. Pierderile vor reprezenta diferența dintre numărul de produse din inventarul fizic și numărul de produse înregistrate în cărți. Dacă observați pierderi înainte de a face inventarul, asigurați-vă că le înregistrați imediat în foaia de calcul.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 8

Separați inventarul sarcinilor administrative. Gestionarea inventarului va necesita preluarea unui inventar fizic (cum ar fi numărarea și transferarea produselor) și sarcinile administrative (cum ar fi depunerea documentelor și efectuarea contabilității). În întreprinderile mari, acest proces este responsabil de departamente sau echipe specifice. Cu toate acestea, chiar și în întreprinderile mici, trebuie să aveți pe cineva să se ocupe de acest lucru. Acest lucru va reduce riscul de furt.

Partea 3
Faceți un inventar la intervale regulate

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 9

Instruiți muncitorii responsabili de inventar. Cei care se ocupă de inventar sau de sistemul de inventar sunt cea mai importantă parte a acestuia. Dacă nu sunt instruiți sau nu au îndoieli cu privire la modul în care ar trebui să-și îndeplinească funcțiile, gestionarea inventarului va fi afectată în termeni de eficiență și acuratețe. Formați-vă lucrătorii în toate aspectele procesului, inclusiv ce trebuie făcut în fiecare etapă, cine ar trebui să o facă și cum ar trebui să fie documentat. Dacă este necesar, scrieți aceste politici pentru ca lucrătorii să aibă un ghid de referință. Acest lucru vă va ajuta să evitați frustrarea și gestionarea defectuoasă a inventarului.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 10

Luați un inventar zilnic, săptămânal sau lunar. Frecvența cu care faceți acest lucru va afecta foarte mult acuratețea sistemului dvs. Cu toate acestea, indiferent de tipul de operațiune, anumite tipuri de operațiuni vor trebui să facă inventarul mai frecvent. De exemplu, în cazul unui dealer auto, nu este necesar să faceți un inventar cu aceeași frecvență ca într-un magazin sau într-un restaurant.

Concentrați-vă mai întâi pe cele mai importante produse. Împărțiți-le în trei categorii în funcție de frecvența vânzărilor.

De exemplu, faceți produsele cu prioritate ridicată celor care reprezintă până la 80% din vânzările dvs. În continuare, puteți crea categorii de prioritate intermediară și de prioritate scăzută pentru produsele care sunt vândute mai rar.

Odată ce ați terminat, vă puteți concentra pe produsele cu prioritate ridicată. Va trebui să le numeri, să proiectezi vânzări și să le reordonezi.

Când ați terminat, puteți utiliza timpul rămas pentru produsele cu prioritate intermediară și cu prioritate scăzută. Acest lucru vă va împiedica să pierdeți timpul când nu vindeți foarte des.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 11

Au doi oameni să conteze produsele din inventar. Acest lucru poate reduce foarte mult cantitatea de eroare umană care poate fi angajată atunci când efectuați numărarea inventarului fizic. Imprimați foile de calcul ale înregistrării principale pentru a le utiliza în momentul efectuării acestora.

Au o persoană să efectueze numărătoarea individuală prin a spune numerele cu voce tare.

Cealaltă persoană trebuie să introducă numerele în câmpul corect al foii de calcul principale, pe măsură ce le ascultă.

Cu toate acestea, nu este necesar ca acest lucru să se facă în același timp. Poți avea două persoane diferite care fac același inventar de două ori.

Apoi, comparați cifrele pentru a vă asigura că inventarul este corect.

Partea 4
Îmbunătățiți gestionarea inventarului

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 12

Analizați datele din inventar. Puteți îmbunătăți gestionarea prin analizarea informațiilor pe care le conține. În special, puteți încerca să înțelegeți câte produse aveți nevoie la un moment dat și când va trebui să comandați mai mult. Mai întâi, calculați costul zilnic al produselor vândute, împărțind costul anual sau trimestrial al produselor vândute în funcție de numărul de zile în care compania dvs. a fost deschisă în acel moment. Apoi, împărțiți valoarea curentă a inventarului cu această sumă. Rezultatul va reprezenta perioada medie de investiție a inventarului dvs.

Această cifră reprezintă timpul mediu necesar pentru achiziționarea de produse achiziționate.
Apoi, puteți lucra pentru a reduce această cifră, pentru a comanda o cantitate mai mică de produse sau pentru a încerca să primiți plăți mai rapide de la clienții dvs.
De asemenea, puteți găsi raportul dintre inventar și vânzări împărțind valoarea inventarului dvs. în funcție de vânzările lunare. Monitorizați această valoare pentru a vedea dacă crește sau scade.
O mare proporție înseamnă că cumpărați prea multe produse, în timp ce o mică parte înseamnă că trebuie să cumpărați mai mult.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 13

Optimizați nivelurile de inventar. Inventarul trebuie gestionat eficient și menținut la un nivel corect pentru a maximiza profiturile și pentru a reduce pierderile. Menținerea prea multor produse crește riscul de uzură, deteriorare și deteriorare, fără a avea suficiente produse înseamnă a pierde oportunități de vânzări. Pentru a optimiza inventarul, începeți prin a face proiecții de vânzări bazate pe perioadele anterioare. Apoi, efectuați ajustări în funcție de tendințe și de sezonalitate. De exemplu, dacă veți face mai multe vânzări în toamnă, ar fi mai bine să vă măriți inventarul în acele luni.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pas 14

Implementează un program de calculator pentru gestionarea inventarului. Deși utilizarea unei foi de calcul pentru inventarul dvs. ar putea funcționa dacă aveți o afacere mică, o companie cu volume de vânzări foarte mari va avea nevoie de un program de calculator specializat. Acestea permit gestionarea stocurilor, a comenzilor și a altor date și, în același timp, oferă date analitice utile și opțiuni de urmărire. În mod ideal, sistemul poate fi integrat cu alte programe de afaceri pentru a crea un sistem unificat care vă permite să vă automatizați unele operațiuni.

Căutați software-ul de gestionare a inventarului online pentru a găsi cel care se potrivește nevoilor dvs. Printre furnizorii principali avem Oracle și SAP.

Trebuie să alegeți programul în funcție de nevoile dvs. specifice (volum, tipul de inventar etc.), bugetul și timpul de conversie (timpul necesar pentru implementarea unei noi tehnologii).

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 15

Se strădui să reducă pierderile. Pierderile dintr-un inventar sunt de obicei mici, dar puteți ajunge la o pierdere substanțială dacă nu le reduceți în mod sistematic. Creșteți securitatea depozitului sau depozitului pentru a preveni furtul. Instalați camere de supraveghere și monitorizați clienții suspectați. De asemenea, puteți instala un sistem de alarmă care este activat prin intermediul etichetelor sau codurilor de frecvență radio în produsele dvs.

Limitează accesul la zonele în care se află produsele pentru a preveni furtul de către angajații înșiși.

Reduceți pierderile datorate deteriorării, făcând un număr efectiv de produse. Nu uitați să plasați cele mai vechi produse în fața rafturilor atunci când faceți inventarul.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit