Cum să controlați un inventar

Unul dintre aspectele cele mai dificile de a conduce o afacere este să învățați cum să gestionați în mod eficient inventarul, astfel încât să aveți ceea ce au nevoie și doriți clienții dvs. fără a avea prea mult în exces, ceea ce poate fi o risipă de bani. Știind cum să controlați în mod adecvat inventarul va ajuta la asigurarea succesului afacerii dvs., indiferent dacă trebuie să decideți ce și cât să comandați, când să faceți acest lucru și să aveți un cont exact al produselor sau să știți cum să gestionați deficitul excesiv și stocul.

conținut

Pași
Partea 1evaluați inventarul
Partea 2actualizați-vă inventarul
Partea 3mențineți nivelul corect al inventarului

pași

Partea 1
Evaluați inventarul

Imaginea intitulată Control inventar Pasul 1

Acesta include obiectivele unui sistem de control al inventarului. Aceasta trebuie să atingă 3 obiective fundamentale. Cunoașterea acestora este utilă pentru a vă informa dacă sistemul dvs. actual este eficient și dacă poate fi îmbunătățit, pe lângă cunoașterea modului de a face acest lucru.

Sistemul dvs. vă va permite să știți întotdeauna ce este în inventarul dvs.
Sistemul dvs. trebuie să aibă un mijloc de detectare și actualizare a modificărilor din inventar.
Sistemul dvs. trebuie să implice un plan pentru cantitatea care trebuie comandată și păstrată, precum și când să faceți comanda.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 2

Investiția în software-ul de management al inventarului. Primul pas în controlul inventarului este să fii foarte conștient de cât de mult ai la dispoziție la un moment dat, ce fel de acțiuni ai la dispoziție, unde sunt situate și cum se schimbă în timp. În prezent, există multe aplicații software care pot ajuta în acest proces.

Asigurați-vă că petreceți ceva timp în căutarea pe piața software-ului. Există recenzii ample și analize online despre toate pachetele disponibile. Acestea vă pot informa dacă software-ul corespunde nevoilor dvs. specifice. Obțineți un software de gestionare a inventarului care încorporează programul de contabilitate dacă tocmai ați început. Acest lucru vă permite să păstrați toate informațiile dvs. financiare într-un singur program, pe lângă coordonarea acestuia.

Luați în considerare utilizarea Quickbook sau Peachtree. Acestea sunt câteva programe contabile, dar au și unele funcții de gestionare a inventarului care vă pot ajuta să urmăriți inventarul. De asemenea, ele vin cu o bază de date centrală care se poate asigura că întregul personal are informația coordonată.

POS Maid este un program gratuit de gestionare a inventarului, care poate fi foarte util pentru întreprinderile mici de retail.

Imaginea intitulată Control inventar Pasul 3

Creați etichete clare Fiecare element din inventar trebuie să aibă un număr de articol, o cantitate și o descriere de bază care să includă numele furnizorului și alte detalii importante. Acest lucru face ușor să se identifice exact ce element este. De exemplu, o cutie trebuie să aibă o etichetă care include numărul de articol al cămășii, cantitatea (12) și o descriere dacă comandați cămăși în cutii care conțin 12 dintre acestea.

Acest lucru facilitează înregistrarea, asigurându-vă că știți ce conține fiecare cutie și cât de mult conține aceasta.

Luați în considerare un sistem de înregistrare a codului de bare dacă aveți o cantitate mare de stoc. Acest lucru va permite să plasați un cod de bare de pe fiecare element, ceea ce va permite personalului de a scana rapid, să identifice și să transfere informațiile stocurilor de software utilizate. Aceasta este o alternativă la etichetele manuale.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 4

Faceți un cont inițial al stocurilor din inventar. Este important să faceți ocazional un număr fizic de stocuri, chiar dacă utilizați software. Acest lucru este început prin efectuarea unui inventar inițial al inventarelor din inventar. Ar trebui să începeți prin crearea unei înregistrări pe o foaie care conține toate numerele de element, urmate de coloane care indică cantitatea.

Apoi, pur și simplu veți conta toate elementele disponibile pe care le aveți, pe lângă cantitățile lor.

Va trebui să adăugați inventarul inițial în software dacă îl utilizați. Va trebui să adăugați numărul articolului, informațiile de cumpărare și furnizorul. Aceasta va fi o adăugare la articolul din software. Acesta din urmă va actualiza automat inventarul când veți cumpăra mai multe stocuri în viitor. De asemenea, le va reduce din inventar atunci când sunt vândute.

Efectuarea unui număr fizic este important pentru a vă asigura că software-ul este corect. Un număr fizic protejează de asemenea de scăderea necunoscută și de depășirea stocurilor.

Stocurile ar trebui să fie numărate în mod regulat, însă puteți utiliza procesul statistic sau numărul de articole vândute mai mult sau mai valoroase.

Partea 2
Actualizați-vă inventarul

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 5

Actualizați manual inventarul dvs. manual. Software-ul de gestionare a inventarului poate fi o modalitate utilă de a urmări stocurile, deoarece este actualizată automat atunci când se efectuează vânzări și achiziții noi. Cu toate acestea, este important să aveți un sistem de control manual pentru inventar, astfel încât să aveți o modalitate de a verifica corectitudinea software-ului (sau în cazul în care nu utilizați niciun software).

Ar trebui să alegeți un interval de timp pentru a verifica periodic inventarul cu o inspecție vizuală și un număr fizic. Acest lucru va depinde de cât de repede se deplasează stocurile.
Ar trebui să obțineți o listă a stocurilor existente și a achizițiilor noi pentru un moment (cum ar fi o săptămână), plus o listă a vânzărilor care au avut loc în cursul săptămânii (reprezentând stocurile emise).
Apoi, trebuie să iei foaia de inventar din inventarul inițial și să faci un inventar nou. Noul dvs. inventar ar trebui să fie egal cu numărul săptămânii trecute, minus toate vânzările pentru săptămână, plus achiziții noi.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 6

Salvați documentele actualizate într-o manieră organizată. Asigurați-vă că pentru a salva comentarii săptămânale (sau perioada de timp pe care o alegeți) în câteva dosare sau dosare sortate și organizate de o lună. În acest fel, puteți găsi cu ușurință informațiile despre inventar pentru o anumită săptămână, dacă aveți nevoie de ele. De asemenea, este util pentru cazul în care contabilul dvs. are nevoie de informații.

Veți dori să verificați informațiile din manualul dvs. de numărare cu software-ul pe care îl utilizați înainte de a opta să îl salvați. Nivelurile existenței în software și numărarea manuală trebuie să fie egale. În caz contrar, este posibil să fi introdus o informație necorespunzătoare în stocurile de software-ul pierdut sau le-ați făcut o greșeală în timpul numărării manuale. În acest caz, trebuie să o faceți din nou.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 7

Obțineți o metodă de gestionare a inventarului la punctul de vânzare (POS) când afacerea dvs. este suficient de mare pentru a avea nevoie de o formă mai complexă de control al inventarului. Acest control se realizează, așa cum sugerează și numele, la punctul de vânzare, ceea ce înseamnă că casa de marcat sau computerul pe care îl utilizați pentru a vă revizui afacerea ține evidența stocului. Vă permite să rulați câteva rapoarte la sfârșitul zilei de lucru, luna, perioada de raportare a vânzărilor sau termenul limită stabilit.

Un sistem cu un punct de vânzare vă poate permite să vă urmăriți stocurile în timp real dacă afacerea dvs. are un inventar mare și dacă se efectuează mai multe vânzări în cursul zilei. Aceste sisteme constau, de obicei, din computere care operează un software POS, care vine cu o imprimantă de primire și un sertar de bani. Aceste sisteme actualizează automat inventarul de fiecare dată când se efectuează o tranzacție, plus vă ajută să anunțați când trebuie făcută o comandă nouă sau când consumabilele sunt terminate.

Când faceți cumpărături pentru un sistem POS, rețineți că ar trebui să căutați unul ușor de utilizat și să aveți la început funcționalitatea de bază și apoi să vă concentrați pe adăugarea de funcții avansate în creșterea afacerii dvs.

Puteți conecta software-ul POS cu gestionarea inventarului sau cu software-ul contabil, astfel încât acesta să fie actualizat automat de fiecare dată când se face o vânzare.

Partea 3
Mențineți nivelul corect al inventarului

Imaginea intitulată Control inventar Pasul 8

Analizați informațiile de vânzări. Obiectivul de gestionare a stocurilor este acela de a ține pasul cu cererea, ceea ce înseamnă că va trebui să aveți suficient inventar pentru a satisface vânzările proiectate. Puteți utiliza istoricul vânzărilor pentru a anticipa aproximativ ce vor fi acestea în viitor dacă ați fost în afacere pentru un timp. Cu toate acestea, trebuie să vă bazați pe previziunea de vânzări în funcție de tipul de afacere pe care o aveți, locația dvs., alte întreprinderi de dimensiuni similare în regiunea sau industria dvs. și contractele sau clienții pe care l-ați asigurat deja dacă sunteți nou în afacere.

Ar trebui să analizați cât de mult este vândut fiecare tip de produs pe lună și asigurați-vă că comandați suficiente stocuri pentru a acoperi această sumă în plus față de stocurile suplimentare în cazul în care există o cerere mai mare decât se aștepta.
Suma suplimentară pe care o comandați va depinde de natura afacerii dvs. Este predispusă la o creștere sau scădere rapidă a cererii? Dacă da, ar trebui să păstrați stocul suplimentar pentru a fi prudent.

Imagine intitulată Apără-te în procesul de fraudă a brokerului de acțiuni Pasul 7

Decideți câte stocuri să comandați și să păstrați. Stocurile pe care le păstrați și ce ordine vor depinde de nivelul dvs. de vânzări, tipul de acțiuni și spațiul pe care îl aveți la dispoziție.

Ar trebui să vă uitați la informațiile despre vânzările anterioare și să vă asigurați că aveți puțin mai mult decât aceasta pentru a satisface cererea proiectată, în plus față de orice creștere potențială, dacă inventarul dvs. constă în obiecte perisabile sau dacă aveți niveluri reduse de spațiu. Gestionarea inventarului este foarte importantă dacă aveți puțin spațiu sau elemente perisabile și dacă doriți să controlați cu atenție nivelurile pentru a vă asigura că nu rămâneți în afara stocului. Ar trebui să alegeți întotdeauna furnizori de încredere care vă pot furniza rapid și la timp mărfurile.

Puteți reduce lipsa stocului dacă aveți o companie sigură de livrare a stocurilor și dacă poate face livrări frecvent.

Puteți lua în considerare obținerea avantajului reducerilor cu ridicata prin cumpărarea mai multor acțiuni dacă elementele dvs. nu sunt perisabile și dacă aveți spațiul pe care îl implică acest lucru. Aceasta este o perspectivă utilă dacă vânzările dvs. sunt dificil de prezis, dacă fluctuează foarte mult și dacă produsele dvs. nu se află pe o piață în care preferințele se schimbă rapid.

Imaginea intitulată Depășirea fricii investiționale Pasul 12

Luați în considerare ordinea și livrarea programelor. Un alt factor de luat în considerare este viteza cu care articolele pot fi livrate după ce le cereți. De exemplu, dacă este nevoie de o săptămână pentru ordinea unui anumit element, probabil datorați cantități mai mari din acesta, astfel încât să aveți stocuri și nu trebuie să așteptați până la următorul transfer. Cu toate acestea, dacă produsele pot fi livrate a doua zi, atunci veți ști că puteți completa inventarul și nu este necesar să aveți multe rezervări.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 10

Alegeți un punct pentru a re-comanda. Scopul dvs. este întotdeauna să aveți suficiente stocuri pentru a satisface cerințele clienților, atâta timp cât nu le aveți în exces, deoarece acestea vă împiedică în mod inutil capitalul. Trebuie să știți când să plasați o comandă pentru a vă asigura că aveți întotdeauna nivelul adecvat de stoc.

O perspectivă este să specificați un nivel minim de stoc, în care veți face întotdeauna o comandă. De exemplu, niciodată nu ar trebui să lăsați ca oferta de cămăși să scadă la mai puțin de 100. De îndată ce se va întâmpla, va fi făcută o nouă comandă.

Acest lucru vă asigură că nu veți ieși niciodată din stoc. Stabiliți un nivel minim mai ridicat pentru produsele care vinde rapid sau au potențialul de a vinde rapid. Dacă aveți o afacere sezonieră, puteți crește acest nivel minim pentru câteva luni în anul în care veți vedea o creștere sezonieră.

Imaginea intitulată Inventarul de control Pasul 11

Organizați stocuri de securitate pentru a face față stocurilor din cauza unor evenimente neașteptate. De exemplu, aveți elemente mai specifice necesare pentru evenimentele de iarnă mari dacă vând elemente în principal pentru vreme rece. Aceste stocuri de siguranță (sau tampoane) vor preveni lipsurile care pot apărea în momentul în care plasați o comandă și timpul în care le primiți.

Suma stocului ar trebui să depindă de modul în care afacerile dvs. sunt predispuse la schimbări rapide ale cererii, în plus față de perioada din an, dacă aveți o afacere sezonieră.

Imaginea intitulată Control Inventory Step 12

Luați în considerare utilizarea unei agenții externe de gestionare a inventarului. Acest lucru este foarte util dacă sunteți un vânzător cu amănuntul mare sau dacă aveți nevoie de un număr bun de inventar pentru sfârșitul anului sau pentru sfârșitul unui mare sezon de vânzări. Agenția va conta toate stocurile, va face o comandă nouă și chiar va retrage marfa nedorită pentru ao trimite producătorului cu care compania dvs. are un aranjament predeterminat.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit