Cum să remediați un sistem de depozitare a hârtiei

Există mai multe metode de arhivare a documentelor. Alegeți una care servește va depinde de nevoile dvs. și cum vă place să găsiți lucruri.

conținut

Pași
Sfaturi
Lucruri de care ai nevoie

pași

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 1

Luați în considerare beneficiile unui sistem de înregistrare alfabetică. Funcționează bine când trebuie să desenezi nume de persoane, clienți, autori, nume de filme, cărți etc. Presupunând că utilizați termeni care sunt ușor de scăpat, un sistem de fișiere alfabetic este cel mai ușor lucru pe care îl puteți utiliza.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 2

Utilizați o ordine de subiecte. Când lucrați / studiați într-o varietate de subiecte, o ordine de subiecte poate fi foarte utilă. De exemplu, dacă studiați legea, puteți separa documentele în contracte, legi constituționale, legi administrative, legi internaționale etc.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depunere a hârtiei Pasul 3

Utilizați un sistem de frecvență. Acest lucru funcționează foarte bine cu elementele pe care le utilizați tot timpul. Aveți nevoie de ajutor de la un alt sistem, de exemplu sistemul alfabetic. Adăugați frecvent informațiile pe care le utilizați într-un spațiu separat al fișierului, astfel încât să îl puteți scoate rapid și ușor.

Imaginea intitulată Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 4

Încercați o arhivare numerică. Acest tip de sistem este ideal pentru fișiere de date și numere. De exemplu, dacă aveți chitanțe, facturi, evenimente date etc., sistemul numeric vă poate servi. De asemenea, puteți lua în considerare etichetarea pe lună sau pe an. Pentru cei care lucrează într-un mediu care utilizează numerele pentru documente cum ar fi fișele medicale, documentele legislative, dosarele etc., această metodă este foarte utilă.

Imaginea intitulă Aranjarea unui sistem de depozitare a hârtiei Pasul 5

Utilizați etichetarea culorilor Acesta este un mod foarte creativ și este foarte eficient pentru cei care își amintesc ce văd. Puteți, de asemenea, să vă ajutați cu referințe încrucișate cu codurile de culoare utilizate pentru proiecte.

sfaturi

Aceste principii se pot aplica, de asemenea, calculatoarelor sau altor mijloace de depunere electronică.
Utilizați un index pentru fișierele pe care nu le plasați în ordine alfabetică. Acest lucru ar trebui aranjat în ordine alfabetică, astfel încât să puteți localiza ușor fișierele. Puneți acest index pe partea frontală a fișierului.
Este util să aveți un fișier diferit pentru elementele care nu se potrivesc în altă parte.
Începeți prin purjarea și aranjarea stivei de hârtii și folosiți-le pentru a le găzdui în categorii și subcategorii.

Lucruri de care ai nevoie

Filele pentru arhivare
Fișiere pentru depunerea (celor care sunt atârnate)
Un arhivar

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit