Cum să arhivați documente

Arhivarea înseamnă stocarea sau păstrarea informațiilor. În fiecare zi, organizațiile transformă documentele pe hârtie în fișiere digitale pentru a le mări durata. Asta a adăugat la cantitatea imensă de informații generate de calculatoare în zilele noastre, înseamnă doar că documentele de arhivare vor crește în importanță. Dacă știți cum să faceți acest lucru, puteți elibera spațiu pentru ca computerul dvs. să gestioneze mai eficient documentele actuale.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente
Lucruri de care ai nevoie

pași

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 1

Arhivați documentele într-un fișier zip. Fișierele zip, foarte utile pentru fișierele importante care sunt rareori necesare, reduc spațiul ocupat de documentele de pe hard disk.

Pur și simplu selectați fișierele pe care doriți să le convertiți în format zip.
Faceți clic dreapta cu mouse-ul și alegeți opțiunea "Trimiteți la".
Trimiteți fișierele la "Dosar comprimat (în zip)".
Verificați dacă fișierele sunt de fapt acolo făcând dublu clic pe fișierul zip. Dacă sunt, atunci puteți șterge fișierele originale.

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 2

Mutați documentele pe medii de stocare amovibile. Cele mai populare opțiuni pentru fișierele digitale sunt unitățile de bandă externe, unitățile hard disk externe sau unitățile USB.

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 3

Faceți o copie de rezervă pe un CD sau DVD dacă aveți un dispozitiv de scriere pe CD sau DVD. Copiile de rezervă reprezintă o altă modalitate de a arhiva, deși probabil știți această metodă prin alt nume (arde un disc). De exemplu, Windows folosește un sistem de fișiere LFS și un format cu înregistrare de boot master, aceasta are o mai bună compatibilitate cu alte dispozitive, pentru a copia fișiere pe un CD sau DVD.

Pentru sistemul de fișiere LFS, introduceți un CD sau DVD care poate fi inscripționat în fișierul CD sau DVD al calculatorului dumneavoastră.

Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Arhivați fișierele pe discul de date".

Atribuiți un nume discului, apoi dați clic pe "următor".

Așteptați ca un dosar gol să apară. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.

Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți fișierele în folderul gol.

Pentru formatul "Înregistrări inițiale de încărcare", introduceți un CD sau DVD care poate fi inscripționat în discul CD sau DVD al computerului.

Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Arhivați fișierele pe discul de date".

Atribuiți un nume discului și faceți clic pe acesta "Afișați opțiunile pentru format".

Alegeți opțiunea "Cu înregistrare de start master" și faceți clic pe "următor".

Așteptați ca un dosar gol să apară. Aceasta înseamnă că discul este formatat și pregătit pentru copierea fișierelor.

Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți aceste fișiere în folderul gol.

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 4

Trimiteți documentele la o unitate de stocare la distanță.

În afară de a servi drept loc pentru arhivarea documentelor, site-urile de stocare securizate protejate protejează informațiile de dezastre, cum ar fi defecțiunile de incendiu și hard disk.

Cu atât de multe companii care oferă acest serviciu, trebuie să contactați direct unul dintre ei pentru a obține detalii specifice despre modul în care operează și să știți ce garanții includ arhivarea documentelor de la distanță.

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 5

Utilizează software pentru arhivarea digitală.

Una dintre metodele cele mai cunoscute de a păstra aspectul unui document este crearea unui fișier PDF. Acest software oferit de Adobe, cunoscut sub numele de Adobe Acrobat, facilitează conversia documentelor în format PDF din diverse programe software. Există, de asemenea, mai multe programe gratuite care creează aceste fișiere.

Faptul că detaliile specifice sunt publice înseamnă că următoarele versiuni ale software-ului Adobe vor putea citi versiunile anterioare ale documentelor.

În plus, cititoarele PDF sunt ușor accesibile, deoarece pot fi descărcate gratuit de pe un site Web Adobe.

Imaginea intitulată Documente de arhivare Pasul 6

Fiți la curent cu tehnologia de arhivare a documentelor. Odată cu evoluția rapidă a tehnologiei, ceea ce este astăzi, mâine ar putea fi depășit. Aceasta poate fi o problemă la mutarea documentelor arhivate într-un sistem nou.

sfaturi

Catalogul documentelor arhivate, astfel încât alte persoane și puteți găsi fișierele de care au nevoie în timp. Acest proces poate fi la fel de simplu ca și denumirea fișierelor sau a dosarelor cu numele conținutului și datele pe care le includ fișierele. De exemplu, dacă depuneți documentele unei companii, puteți numi un dosar "Dosare ale companiei în primul trimestru al anului 1997". În sistemele mai mari, fișierele sunt cel mai probabil să utilizeze metadatele pentru scopuri de catalogare.
Un alt motiv pentru depunerea documentelor este că uneori există cerințe legale care necesită salvarea informațiilor.

avertismente

Unul dintre riscuri este că fișierele vor fi deteriorate. Prin urmare, asigurați-vă că utilizați un sistem testat corespunzător pentru a vă susține informațiile.
Adesea, datele multimedia sunt asociate cu hardware sau software specifice și pot să nu fie accesibile în afara sistemelor proprietare.
A nu avea un sistem gata de arhivare a documentelor poate duce la pierderea accidentală a fișierelor, mai ales dacă sunt șterse din greșeală.

Lucruri de care ai nevoie

Sistem de stocare amovibil, dacă doriți să arhivați documentele într-un alt mediu.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit