Cum să scrieți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu o cunoașteți

Când lucrați în lumea afacerilor, va trebui probabil să scrieți frecvent un e-mail la o persoană pe care nu o cunoașteți. Deși poate fi un pic incomod, face parte din viața profesională. Există câteva reguli de etichetă pe care trebuie să le respectați atunci când trimiteți un e-mail profesionist unui străin.

conținut

Pași
Partea 1porniți e-mailul
Partea 2scrieți e-mailul
Partea 3finalizați e-mailul

pași

Partea 1
Porniți e-mailul

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 1

Investigates. Există o varietate de informații pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a compune un e-mail unui străin. Înainte de a începe să scrieți, consultați site-ul web al companiei în care lucrează destinatarul.

Dacă nu cunoașteți adresa de e-mail a destinatarului, o puteți găsi accesând site-ul companiei. Dacă e-mailul nu este inclus, aveți grijă atunci când contactați persoana prin e-mail. Poate ar trebui să alegeți să trimiteți o scrisoare fizică.
Dacă ați planificat să adresați o întrebare în e-mail, verificați dacă site-ul adresează aceste întrebări. Nu ar trebui să dați impresia de a fi neglijenți. Nici nu trebuie să lăsați să se știe că nu ați avut timp să citiți cu atenție site-ul.
Asigurați-vă că aveți legătura cu persoana potrivită. Mulți oameni încep un e-mail cu ceva asemănător "Nu sunt sigur că ești persoana potrivită, dar ...". Aceasta este considerată neprofesională și lipsă de respect față de timpul destinatarului. Dacă nu știți cine să contactați, nu trimiteți e-mailul până nu veți afla acele informații.

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 2

Scrieți o linie descriptivă a subiectului. Linia subiectului trebuie să transmită motivele exacte pentru care ați trimis e-mailul. De multe ori, e-mailurile de la străini sunt ignorate și ignorate. O linie de subiect solidă reduce probabilitatea ca adresa dvs. de email să fie ignorată.

Utilizați câteva cuvinte pentru a spune ce e-mail este despre. Utilizați toate detaliile pe care le puteți include în 4 sau 5 cuvinte. De exemplu, "Întâlnire la ora 10 a. m. pentru a vorbi despre noile computere" este mai bine decât "Întâlnire în această dimineață".

Obiectul liniilor subiective (cum ar fi "Alo"), uneori, acestea sunt recunoscute din neatenție ca spam și sunt redirecționate în dosarul de spam al destinatarului.

Utilizați un e-mail profesionist, deoarece acesta va apărea lângă linia subiectului. Utilizați un e-mail care folosește numele dvs. complet în locul celui care utilizează numele unui personaj sau o expresie vagă.

Nu scrieți niciodată întreaga linie de subiect cu majuscule, chiar dacă e-mailul este urgent. Se pare că țipați, ceea ce poate fi interpretat ca ostilitate.

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 3

Stabilește modul de abordare a destinatarului. Dacă vă adresați unui străin, acest lucru poate fi dificil, deoarece este posibil să nu știți cum preferați să fiți numiți. Cu toate acestea, există reguli de etichetă care vă pot ajuta să evitați pașii falsi.

Dacă nu cunoașteți numele persoanei, evitați expresii prea formale cum ar fi "Cui îi corespunde" sau "Stimate Domn / Doamnă". Nu fi prea casual nici. "Ce se întâmplă?" Este foarte neprofesional pentru un e-mail de afaceri. Poate este mai bine să porniți e-mailul cu un simplu "Alo".

Dacă știți numele persoanei, asigurați-vă că ați scris corect. Verificați ortografia de câteva ori, deoarece este ușor să faceți greșeli dacă nu ați mai scris niciodată un e-mail acelei persoane înainte.

utilizare "Dl." și "Domnișoară" urmat numai de numele persoanei. De exemplu, dacă vă adresați lui Julia Cortes, porniți-l cu e-mailul "Dragă doamnă Cortés" în loc de "Dragă doamnă Julia Cortés".

Nu face niciodată presupuneri despre starea civilă a unei femei. Dacă știți starea dvs. maritală, este mai bine să evitați să o subliniați într-un e-mail, deoarece este irelevant în lumea afacerilor. Doar folosiți "Domnișoară" și nu utilizați niciodată "Domnișoară" sau "Domnișoară" dacă același destinatar nu folosește aceste felicitări.

Dacă cineva are un doctorat, este potrivit să îl utilizați "Dr." prin adresarea acelei persoane.

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 4

Identificați-vă pe dvs și compania pe care o reprezentați. Rețineți că, atunci când trimiteți un e-mail de afaceri, reprezintă locul în care lucrați. În prima frază, identificați-vă pe dumneavoastră și compania. De exemplu, poate începe un e-mail "Dragă doamnă Cortes: Numele meu este Carlos Ramos și lucrez în zona de marketing a Wilson Technologies".

Partea 2
Scrieți e-mailul

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu-l cunoașteți Pasul 5

Păstrați-o scurtă și directă. Prin identificarea directă și prin identificarea clară a scopului, prezentați o imagine profesională pe care cititorul o va lua în serios. Acest lucru crește probabilitatea ca e-mailul să fie citit și să răspundă prompt, deoarece oamenii tind să amâne răspunsurile la e-mailurile lungi.

După identificarea dvs. și a companiei, următoarea propoziție ar trebui să explice scopul e-mailului. Este mai bine să expuneți ceea ce doriți în două propoziții.
Fii pozitiv Chiar dacă scrieți pentru a vă exprima o plângere sau o îngrijorare, fiți politicos și respectuos pe tot emailul. Nu vorbiți rău de șefi, alte companii sau angajați, deoarece această atitudine vă lasă o impresie proastă asupra dvs.
Deși este obișnuit să includeți câteva informații de bază despre dvs. în scrisorile de intenție, dacă scrieți în numele unei companii, nu adăugați acele informații. Pur și simplu puneți-vă numele și poziția în companie înainte de a trece la scopul de a e-mail.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 6

Utilizați o proză simplă și directă. Un e-mail de afaceri ar trebui să fie cât mai ușor de citit. Aceasta înseamnă că trebuie să utilizați un limbaj clar și ușor de înțeles.

Utilizați vocea activă în locul vocii pasive. De exemplu, nu scrieți "O circulară a fost trimisă de șeful meu, Jaime Corzo". În schimb, scrie "Șeful meu, Jaime Corzo, a trimis o circulară".

Evitați jargonul și tehnicile, deși acești termeni sunt folosiți în mod constant în companie. Alegeți să utilizați fraze simple și spaniole.

Utilizați propoziții scurte Eliminați conjuncțiile atunci când este posibil și împărțiți frazele lungi. De exemplu, "Nu am primit niciun răspuns cu privire la circulară și am ales să continuăm să ne asigurăm că ați înțeles informațiile". Această teză poate fi exprimată mai bine în felul următor: "Nu am primit niciun răspuns cu privire la circulară. Am ales să continuăm să ne asigurăm că ați înțeles informațiile".

Folosiți gramatică, ortografie și punctuație adecvate. Verificați ortografia și corectați toate e-mailurile înainte de a le trimite.

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 7

Ar trebui să știți ce să evitați atunci când trimiteți un e-mail. Există câteva reguli de etichetă cu privire la ceea ce trebuie transmis prin intermediul unui e-mail. Înțelegeți ce ar trebui să evitați atunci când trimiteți un e-mail înainte de a contacta pe cineva.

Nu există nicio problemă cu atașamentele dacă trimiteți un e-mail cu privire la informațiile solicitate în mod specific, dar nu trimiteți atașamente unor persoane străine fără a le indica.

Evitați trimiterea atașamentelor foarte mari. În cazul în care trebuie să trimiteți neapărat aceste informații, trimiteți un e-mail în prealabil destinatarului pentru al avertiza.

Nu utilizați o semnătură foarte mare. În mod ideal, semnătura dvs. ar trebui să includă numai numele dvs., adresa dvs. de corespondență, adresa dvs. de e-mail și numărul dvs. de telefon. Dacă doriți, este de asemenea indicat să includeți titlul de angajare.

Nu includeți ilustrații sau fonduri. Acestea tind să satureze memoria e-mailului și să pară neprofesionale într-un mediu de afaceri.

Partea 3
Finalizați e-mailul

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 8

Dați instrucțiunilor destinatarului modul în care să răspundeți. La sfârșitul e-mailului, acesta oferă instrucțiuni destinatarului despre modul în care poate urma.

Specificați cu amabilitate un interval de timp în care doriți să primiți un răspuns. De exemplu, "Dacă mi-ai putea răspunde mâine seară, te-aș mulțumi infinit".
Includeți câteva informații de contact, după cum este necesar. Puteți spune "Puteți să mă contactați în acest e-mail" Sau solicitați un apel telefonic și includeți numărul dvs.
Fii specific pentru ceea ce vrei de la destinatar. Nu spune pur și simplu "Sper să vă aud de curând". În schimb, spuneți "Sper să vă aud în curând pentru a discuta despre logistica tranziției către un nou sistem informatic".

Imagine intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 9

Adăugați un rămas bun. Înainte de numele dvs., trebuie să existe un fel de rămas bun. Alegeți un rămas bun în mediul de afaceri pentru e-mail.

Nu adăugați un script și apoi includeți numele dvs. Acest lucru pare prea casual, precum și rămas bun "Ne vedem" și "Vorbim mai târziu". De asemenea, este mai bine să evitați emoticoanele (cum ar fi fețele zâmbitoare).

Într-un e-mail de afaceri, ceva de genul "Cu respect" sau "cordial" Este potrivit, deoarece este prietenos fără a sacrifica profesionalismul. "cu sinceritate" Este o altă opțiune bună, dar poate părea foarte conservatoare.

"Mulțumesc" și "Mulțumesc foarte mult" De asemenea, este adecvat, dar ar trebui evitat dacă nu îi cereți destinatarului să îndeplinească o anumită sarcină sau o datorie.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 10

Urmăriți-vă Lumea afacerilor este agitată. Dacă nu primiți un răspuns de la destinatar într-un interval de timp corespunzător, puteți trimite un e-mail de urmărire.

Dacă cineva nu răspunde, probabil nu este intenționat. E-mailurile sunt greșite și, adesea, chiar dacă urmați protocolul corect, acestea se termină accidental într-un filtru de spam.

Un e-mail de urmărire ar trebui să fie un răspuns direct la un e-mail pe care l-ați trimis deja. Fii drăguț, începe cu ceva de genul "Știu că probabil e foarte ocupat, dar am vrut doar să mă asigur că mi-a primit e-mailul". Apoi, reveniți scurt la subiectul mesajului original.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit