Cum să organizați e-mailuri
Inboxul dvs. este un dezastru incontrolabil plin de mesaje necitite și de unică folosință pe care nu doriți să le ștergeți? Curățarea multor e-mail-uri poate părea copleșitoare sau chiar imposibilă, dar nu trebuie să fie așa. Organizați-le simplu și rapid cu ajutorul acestor sfaturi utile.
conținut
pași
Partea 1
Organizați o bibliotecă de e-mailuri
1
Pregătiți-vă să luați o decizie cu privire la fiecare e-mail pe care îl aveți în căsuța de e-mail. Organizarea acestora înseamnă că în cele din urmă va trebui să decideți ce să faceți cu fiecare dintre acele e-mailuri pe care nu le-ați dorit sau pe care nu le-ați putut face. Pentru a face acest proces simplu, permiteți doar două opțiuni: fișier sau ștergeți. Veți avea nevoie de criterii de selecție pentru a determina ce e-mailuri veți economisi și pe care le veți șterge la sfârșit. Ținând cont de obiectivul dvs. principal vă va ajuta în acest sens.
- Dacă obiectivul dvs. principal este de a avea o inbox goală în fiecare noapte, va trebui să creați dosare de fișiere care să corespundă e-mailurilor importante și va trebui să fiți dispuși să eliminați multe dintre ele.
- Pentru a-ți elabora criteriile de selecție, întreabă-te următoarea întrebare: ai luat deja măsuri cu privire la acest e-mail? Există informații importante pe care trebuie să le salvați ca înregistrări? Câți ani este corespondența? Este încă relevantă într-un fel?
- În general, ar trebui să ștergeți majoritatea e-mailurilor cu vechime mai mare de 30 de zile. Excepțiile sunt mesajele care conțin informații esențiale, cum ar fi corespondența cu supraveghetorul dvs. sau chitanțele. Puteți păstra cele mai multe e-mailuri care au o vechime mai mică de 30 de zile, deoarece este posibil să nu fiți luate măsuri sau să conțină informații importante de care aveți nevoie.
2
Creați dosare pentru a organiza conținutul căsuței de e-mail. Procesul de creare a unei biblioteci de directoare va fi specific în funcție de furnizorul de servicii de e-mail. Cu toate acestea, există o modalitate generală de a le crea, care poate fi aplicată cu ușurință oricare dintre ele, fie Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook sau iCloud.
3
Dacă este necesar, creați subfoldere. Este posibil să creați foldere în alte foldere. Este posibil să fie necesar să faceți acest lucru dacă primiți multe e-mailuri care nu pot fi organizate corect în categorii de bază. De exemplu, dacă e-mailul dvs. personal are un dosar numit Încasări, este posibil să aveți nevoie de subdosare pentru a separa cheltuielile de la școală, acasă și recreere. Procesul de creare a unui subfolder nu va fi foarte diferit de cel al unui dosar normal. Repetați procesul de adăugare a unui dosar, însă căutați o opțiune care o plasează într-una deja existentă.
4
Trebuie să știți cum să vă accesați folderele noi. După ce ați creat, acestea ar trebui să apară în panoul pe care scrie „Dosare“, care va fi pe partea stângă a mesajelor primite sau sub tab-ul cu același nume se află la partea de sus. Localizați unde sunteți astfel încât, odată ce ați etichetat sau fișier e-mailurile, știți unde să le găsiți. Puteți naviga între tava și folderele făcând clic pe „Mesaje primite“ pentru a vizualiza e-mailurile care le aveți pe ea și apoi făcând clic pe numele unui dosar pentru a accesa.
5
Schimbați-vă căsuța poștală. Înainte de a începe procesul de golire, ștergeți toate e-mailurile "vechi", astfel încât eforturile organizației dvs. să fie focalizate numai pe cele actuale.
Partea 2
Goliți-vă căsuța poștală
1
Dezabonați-vă la notificările din rețelele dvs. sociale, buletine de știri și e-mailuri promoționale pe care nu mai doriți să le vedeți. Acest lucru va face ca multe dintre e-mailurile pe care le ștergeți să nu mai ajungă din nou. Unii candidați sunt notificările unor pagini precum Facebook, Twitter și Google+, precum și ofertele de magazine pe care nu le mai vizitați.
- Pentru a vă dezabona de la un mesaj, deschideți-l mai întâi dând clic pe el. Derulați până la sfârșit și căutați o linie de linkuri subliniate care sunt în litere gri.
- Faceți clic pe cel care scrie "Dezabonați" sau "Anulați abonamentul". Acest link va deschide o pagină nouă care vă va anunța că cererea dumneavoastră a fost acceptată sau vă va cere să luați mai mulți pași pentru a confirma că doriți să vă dezabonați.
2
Goliți dosarul de spam. Aceste tipuri de mesaje sunt în principiu mesaje nedorite, adică mesaje nedorite pe care oamenii le trimit pentru a vă forța să le furnizați informații personale sau pentru a le face să facă clic pe o legătură care ar putea descărca un program rău intenționat pe computerul dvs. Dacă vreunul dintre aceste mesaje a sosit în căsuța dvs. poștală, este important să le eliminați de acolo.
3
Eliminați e-mailurile pe care nu mai aveți nevoie. În mod normal, va trebui să ștergeți toate cele peste 30 de zile pe care nu le-ați ocupat sau care nu conțin informații importante. Această sarcină poate dura ceva timp, deoarece va trebui să treci încet prin tava ta și să scapi de fiecare e-mail care are aceste caracteristici în mod individual. Cu toate acestea, puteți face acest lucru rapid și simplu prin ștergerea mai multor e-mailuri legate în același timp.
4
Arhivați mesajele pe care doriți să le salvați. Printre acestea ar putea fi cele pe care nu le-ați citit, dar pe care ar trebui să le adresați, cele promoționale pe care le doriți, registrele achizițiilor recente sau corespondența pe un subiect important. Știind unde să pui fiecare mesaj nu ar trebui să fie dificilă, deoarece deja ți-ai creat dosarele noi.
5
Mutați mai multe e-mailuri în același timp într-un folder nou. Făcând-o una câte una poate fi o sarcină copleșitoare, dar este posibil să simplificați procesul dacă izolați mai multe mesaje înrudite și le trimiteți simultan în același dosar.
6
Luați măsuri pentru e-mailurile rămase. Dacă ați arhivat deja e-mailurile pe care le-ați tratat deja, dar a trebuit să păstrați și să le eliminați pe cele care nu mai erau importante, ați rămas cu cei care au mai puțin de 30 de zile și trebuie să răspundeți sau să luați măsuri. Dacă scopul organizării căsuței dvs. poștale este să-l aveți gol, continuați și răspundeți sau luați măsuri bazate pe aceste e-mailuri. Apoi fișierul sau ștergeți-le. Dacă nu aveți probleme în care acestea rămân în tavă, lăsați-le acolo - dar asigurați-vă că le răspundeți cu promptitudine, adică înainte de trecerea a 30 de zile de la primirea acestora.
7
Adăugați adrese de e-mail diferite. Dacă întâmpinați dificultăți în a ține pasul cu mesajele din mai multe conturi de e-mail, asocierea acestora ar putea fi cea mai bună opțiune pentru dvs. Nu va trebui să le actualizați cu noile adrese sau să le spuneți prietenilor, familiei sau clienților despre schimbare. Chiar dacă nu vă conectați la vechea adresă de e-mail, aceasta va fi în continuare activă, iar mesajele dvs. vor ajunge la cea pe care preferați să o utilizați.
Partea 3
Păstrați-vă e-mailul curate în viitor
1
Utilizați filtre sau reguli pentru a organiza mesajele pe care le primiți în viitor. Menținerea ordonată a căsuței poștale poate deveni un proces care durează mult timp dacă se umple foarte repede. Crearea de filtre pentru mesajele primite va automatiza eforturile dvs. de organizare, ceea ce va va ajuta sa mentineti o tava ordonata si sa va lasati timp liber pentru a va dedica sarcinilor mai importante. Procesul de programare a filtrelor sau a regulilor va depinde de furnizorul de servicii de e-mail.
2
Creați filtre în Gmail. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata care se află în caseta de căutare. Va apărea o fereastră mai mică și vă va permite să introduceți criteriile de căutare specifice ale e-mailurilor pe care doriți să le filtrați.
3
Creați reguli în Outlook. În acest program, filtrele sunt numite reguli. Puteți să le creați pentru a trimite automat mesajele primite către un anumit dosar sau pentru a efectua o acțiune, cum ar fi ștergerea anumitor mesaje.
4
Creați filtre în Yahoo Mail. Pentru a face acest lucru, selectați meniul de configurare de pe bara superioară de instrumente, apoi faceți clic pe "Setări". Apoi, în categoria "Filtre", dați clic pe "Adăugați" pentru a crea un filtru nou.
5
Creați reguli în iCloud. Acest furnizor folosește de asemenea reguli în loc de filtre pentru a organiza e-mailuri.
6
Creați reguli pe care le puteți urma pentru a vă păstra ordinele de e-mail. Poate că ați programat deja sisteme pentru trimiterea de e-mailuri în fișier sau un dosar sau pentru a șterge unele, dar nu ați decis încă ce veți face cu mesajele arhivate care nu respectă condițiile din filtrele sau regulile pe care le-ați stabilit.
7
Descărcați aplicații care vă pot ajuta. Există mai multe aplicații și instrumente de e-mail pe Internet, care vă vor ajuta să vă organizați căsuța poștală. Dacă credeți că aveți nevoie de ajutor mai automatizat, căutați o aplicație sau un instrument pe Internet compatibil cu furnizorul Dvs. de e-mail și cu telefonul.
sfaturi
- Dacă tava dvs. este umplută cu sute sau chiar mii de e-mailuri, faceți o mișcare rapidă și apoi concentrați-vă numai pe cele actuale.
- Dacă vedeți Outlook pe Internet, nu veți găsi o filă care să afișeze "Fișier". Va trebui să faceți clic pe pictograma pentru a vedea configurația și apoi apăsați pe "Gestionați regulile" din meniul derulant. În fereastra care apare, faceți clic pe "Nou", care va deschide o fereastră mai mică în mijlocul ecranului. Selectați condițiile sau acțiunile pe care doriți să le efectueze Outlook. Puteți selecta mai mult de unul făcând clic pe simbolul sumă (+) care va fi sub ultima dvs. selecție. Când ați terminat, dați clic pe "Creați regulă".
- Când creați un dosar nou sau aplicați reguli în căsuța dvs. poștală în Gmail sau iCloud, asigurați-vă că nu este selectat niciun dosar sau mesaj. Gmail sau iCloud vor presupune că doriți să modificați dosarele sau mesajele selectate.
- Prin aderarea la orice adresă de e-mail în Gmail, care sunt un alt furnizor trebuie să aibă acces la POP (Post Office Protocol), care va fi mediul utilizat pentru a prelua mesajele Gmail. În cazul în care alte conturi de e-mail nu oferă acces la acest protocol sau dacă doriți să vă alăturați la mai mult de cinci conturi, trebuie să facă pur și simplu mesajele transmise în mod automat la modul Gmail. Va trebui să configurați această opțiune în celălalt e-mail. Următorii pași vor fi diferite pentru fiecare furnizor, dar puteți accesa opțiunea de meniu „Settings“ sau „Gestionați contul“.
- Dacă aveți probleme cu atașarea e-mailurile din Outlook, deoarece acestea sunt de la un alt furnizor și nu conectați după mai multe încercări, este posibil ca nu se poate face cu acel cont specific sau trebuie să contactați administratorul de e-mail sau furnizorul Serviciile de internet pentru a obține ajutor.
avertismente
- Alăturarea conturilor dvs. de e-mail poate fi dificilă dacă nu sunteți bine cu tehnologia. Va trebui să știți dacă celălalt cont utilizează setări POP sau IMAP și este, de asemenea, posibil să rezolvați încercările de conectare eșuate. Dacă furnizorul dvs. de servicii de e-mail are o opțiune care explică procesul "pas cu pas", profitați de el.
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
- Cum se deschide un e-mail în Yahoo Mail
- Cum se arhiva e-mailurile
- Cum se blochează spamul în Hotmail
- Cum se blochează e-mailurile nedorite
- Cum se blochează în Gmail
- Modificarea e-mailului principal într-un cont Microsoft
- Cum se creează adrese de e-mail suplimentare în Gmail și Yahoo
- Cum se creează un filtru în Gmail
- Cum să ștergeți un mesaj direct pe Twitter
- Cum să ștergeți un e-mail de pe iPhone
- Cum să ștergeți un cont de e-mail pe iPhone
- Cum se trimite automat mesaje electronice la diferite e-mailuri din Outlook
- Cum să evitați spamul în Gmail
- Cum să preveniți suspendarea contului Gmail
- Cum se exportă mesajele de poștă electronică din Thunderbird în Outlook
- Cum să gestionați eficient e-mailurile Outlook
- Cum de a face pe cineva să vă oprească trimiterea de e-mailuri
- Cum se face un e-mail
- Cum să curățați căsuța poștală Gmail
- Cum să organizați inboxul Gmail
- Cum se organizează cu Microsoft Outlook