Cum să gestionați eficient e-mailurile Outlook
O cutie poștală neplăcută ar putea face dificilă găsirea de e-mailuri necesare utilizatorilor. Microsoft Outlook oferă câteva instrumente utile care ajută utilizatorii să-și filtreze și să-și organizeze mesajele într-un mod mai ușor de gestionat. Outlook poate chiar ajuta la creșterea eficienței și performanței utilizatorilor. Fie că utilizați Outlook 2010, Outlook 2007 sau Outlook 2003, puteți gestiona cu ușurință e-mailurile. Puteți utiliza următoarele instrumente pentru a vă curăța căsuța poștală, precum și pentru a facilita găsirea informațiilor de care aveți nevoie.
conținut
pași
Metoda 1
filtru
1
Filtrați rapid mesajele. Outlook 2010 are o funcție nouă care ajută la sortarea mesajelor după dată și le organizează în conversații.
- Când utilizați această funcție, mesajele care au același subiect vor apărea ca o conversație, iar utilizatorii le pot vizualiza, extinde sau reduce, făcând clic pe pictograma din stânga liniei de subiect. Mesajele din fiecare conversație sunt clasificate cu cel mai nou mesaj situat în partea de sus. Când primiți un mesaj nou, întreaga conversație va trece în partea de sus a listei de e-mailuri care vă ajută să urmăriți cu ușurință fluxul de e-mailuri.
- Pentru a activa conversația, în fila Vizualizare a grupului de conversație, bifați caseta Vizualizare ca conversație. Puteți reduce dimensiunea unei conversații cu funcția Curățare. Această funcție va ajuta la eliminarea mesajelor repetate din conversație.
- În fila Pagina principală din grupul de mesaje eliminate, faceți clic pe Curățare, apoi pe Ștergere conversație. În toate versiunile Outlook, utilizatorii pot găsi mai rapid mesaje în căsuța poștală schimbând modul în care sunt clasificate în dosarul de e-mail. De exemplu, puteți să sortați e-mailurile după data, expeditor, dimensiunea fișierului sau nivelul de importanță.
2
Folosește titluri standardizate Energia mentală necesară pentru a schimba focalizarea între temele în schimbare vă epuizează, nu volumul. Tind să citiți în ordine succesivă, fie cronologic, fie prin "cea mai importantă persoană". Aceasta este o epuizare cerebrală. Utilizați această regulă în schimb - aplicați direct e-mailurilor cu rapoarte și funcționează mai bine decât o conversație în lanț.
Metoda 2
grup
1
Grupați aceleași mesaje din dosare. Când creați un nou folder de e-mail, utilizatorii pot grupa împreună mesajele în foldere. De exemplu, puteți grupa mesajele pe teme, proiecte, comunicări sau alte categorii potrivite pentru munca sau hobby-urile dvs. Utilizatorii pot crea, de asemenea, un dosar pentru toate mesajele trimise de șeful lor sau de cineva important, inclusiv informațiile principale care trebuie salvate. Pentru a crea un nou folder în Outlook 2010, mergeți la fila Folder, în New, faceți clic pe New Folder. Pentru a crea un folder nou în Outlook 2007 sau Outlook 2003, accesați bara de meniu, faceți clic pe Fișier, selectați Nou și apoi Folder.
Metoda 3
Dosar de căutare
1
Creați un dosar de căutare pentru a găsi mesajele. Dosarul de căutare este o modalitate rapidă și convenabilă de a găsi o colecție de e-mailuri. Acest lucru nu salvează niciun mesaj, dar oferă dosarele virtuale care afișează toate mesajele din Inbox pe baza atributelor pe care le căutați. Dosarele de căutare din Outlook furnizează funcții implicite, cum ar fi mesaje necitite, dar puteți crea și propriile reguli. De exemplu, puteți utiliza dosarele de căutare pentru a vă ajuta să găsiți toate informațiile legate de un anumit proiect, un client important sau o întâlnire următoare.
- Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2010, în poștă, faceți clic pe fila Folder, sub New, faceți clic pe folderul Căutare nouă.
- Pentru a crea un folder de căutare în Outlook 2007 sau Outlook 2003, în poștă, faceți clic pe meniul Fișier, mutați mouse-ul pe New și faceți clic pe folderul de căutare.
Metoda 4
Filtru de e-mail
1
Reduceți e-mailurile nedorite cu filtrul de e-mail. Mențineți mesajele e-mail inutile departe de Inbox utilizând filtrul de e-mail Outlook. Acest filtru va trimite e-mailuri care sunt marcate ca e-mailuri nedorite într-un folder separat în căsuța poștală. Utilizatorii pot vedea conținutul acestui dosar pentru a vă asigura că nu există niciun e-mail important trimis acolo incorect. Dacă da, trebuie să ajustați filtrul pentru a evita semnalarea incorectă a mesajelor în viitor.
Metoda 5
Categorie după culoare
1
Alocați o categorie după culoare. Atribuiți o culoare grupurilor de e-mailuri independente și alte categorii din Outlook, cum ar fi note, contacte și întâlniri. De acolo, utilizatorii pot identifica cu ușurință și le pot ordona. De exemplu, puteți urmări cu ușurință toate mesajele, întâlnirile și contactele prin proiecte de vânzări pe computer, creând o categorie denumită "Vânzarea computerelor" și alocând mesaje.
Metoda 6
marca
1
Brand să urmeze Utilizatorii pot folosi bannerul pentru funcția de urmărire pentru a marca mesajele și sarcinile de e-mail pentru a le sorta sau marca. Steagurile vă vor solicita să urmați un subiect, să vă amintiți cererea cuiva sau să comandați un mesaj sau un contact indicat. Acestea pot, de asemenea, să organizeze folderul de e-mail cu ușurință, deoarece știu exact ce să facă și când să o facă. Rețineți că atunci când creați o activitate și stabiliți o dată de expirare a sarcinii, aceasta va fi marcată automat, astfel încât să nu uitați data de expirare a acelei acțiuni și să o efectuați.
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
- Cum să accesați Gmail în Outlook 2010
- Cum se adaugă un folder PST în Outlook 2010
- Cum să arhivați articolele în Outlook 2007
- Cum să blocați mesajele de e-mail
- Modificarea parolei Microsoft Outlook
- Cum se închide sesiunea în Outlook
- Cum se creează o semnătură cu fotografii în Outlook Express în Windows Vista
- Cum se dezactivează opțiunea "Lucru offline" în Outlook
- Cómo desinstalar Messenger
- Cum se găsește "Tools" în Outlook 2013
- Cum se trimite automat mesaje electronice la diferite e-mailuri din Outlook
- Cum să evitați e-mailurile spam despre extinderea masculină în Outlook sau Vista Mail
- Cum să preveniți formarea e-mailurilor dvs. imediat după citirea în Outlook
- Cum se exportă mesajele de poștă electronică din Thunderbird în Outlook
- Cum se exportă contactele în Outlook 2010
- Cum se face Outlook Express să lase mesaje electronice pe server
- Cum să importați contacte din Outlook în aplicația Mac Mail
- Cum se introduce un document Word într-un e-mail Outlook
- Cum să obțineți Google Outlook sincronizat pentru a lucra cu Outlook 2013
- Cum să gestionați corespondența utilizând regulile Microsoft Outlook
- Cum să mutați datele Outlook într-un computer nou