Cómo organizar tu tiempo sabiamente

Registra todas tus actividades en un cuaderno. Cuando hayas descubierto lo que haces todos los días y la cantidad de tiempo que dedicas para hacerlo, anótalo en un cuaderno. Al poner toda esta información en un solo lugar y verla en una sola página, podrás identificar los patrones y las áreas donde es posible que pierdas el tiempo.

Evalúa la forma en que inviertes el tiempo. ¿Pasas 1 hora al día completamente distraído? ¿Pasas 2 horas para decidir dónde comer? ¿Pasas 8 horas navegando en Internet? Busca los patrones de la forma en que inviertes tu tiempo y determina lo que es necesario y lo que no.

Ten en cuenta los ajustes. Ahora que sabes exactamente en dónde inviertes el tiempo, empieza a hacer algunos ajustes activos en tu horario. Asegúrate de identificar las áreas que no puedes simplemente reducir por las preocupaciones con el tiempo. Solo porque te lleva mucho tiempo hacer algo, no significa que sea una pérdida de tiempo.

Si pasas 3 horas al día enviando mensajes de correo electrónico relacionados con el trabajo, es poco probable que puedas reducir la cantidad de tiempo que dedicas para hacer esta actividad. Sin embargo, si envías cuatro o cinco mensajes personales entre los mensajes del trabajo, definitivamente podrás reducir la cantidad de tiempo que dedicas para enviarlos.

Cambia tus hábitos y normas. Sin importar cuál sea tu problema para administrar el tiempo, existe una solución. Cuando hayas decidido dónde pierdes el tiempo o cómo deberías invertirlo, tendrás que hacer un esfuerzo organizado para cambiar tus hábitos de gestión de tiempo.

Evita las conversaciones telefónicas largas. Si te das cuenta de que pasas una buena cantidad de tiempo atrapado en las conversaciones telefónicas largas, debes ajustar tus hábitos para usar el teléfono. Con frecuencia, es posible que tengas mayores logros en las reuniones frente a frente que por el teléfono, así que acorta las conversaciones telefónicas largas.

No navegues por Internet en exceso. Muchas personas usan la Internet como una herramienta fundamental para realizar sus tareas. Sin embargo, de igual, forma muchas personas son culpables de navegar a través de artículos inútiles de noticias, informes deportivos e imágenes de las celebridades, gatitos o perritos. Mantén la concentración cuando navegues por Internet. Existen algunos programas que pueden bloquear ciertas aplicaciones, sitios web y dominios, los cuales pueden ayudarte a reducir las distracciones relacionadas con la Internet.

Usa un cartel que diga "No molestar". Es probable que te resulte familiar el cartel que cuelga de la puerta de las habitaciones de los hoteles. Este cartel puede ser igualmente eficaz en una oficina o lugar de trabajo. Puedes conseguir un cartel de este tipo si lo tomas del próximo hotel donde te hospedes o puedes imprimir tu propio cartel y colocarlo en la puerta de tu lugar de trabajo cuando sea necesario. Esto te evitará esa charla pequeña que te distrae de tu trabajo.

Deja un tiempo para las distracciones inevitables. Existen algunas distracciones que algunas personas simplemente no pueden evitar. A veces, es tu jefe quien te quita un rato de tu día para tener una charla social o quizás un familiar anciano que necesite ayuda constantemente con las tareas sencillas. Sin importar cuáles sean estas distracciones inevitables, si las planificas, no te quitarán un tiempo esencial de los demás proyectos y actividades que debes hacer.

Usa un calendario. Con solo agregar un calendario diario o agenda a tu conjunto de herramientas de organización, podrás organizar tu tiempo de una forma eficiente. Anota cada fecha límite, tarea o reunión nueva que se agregue a tu horario. Toma un tiempo todas las mañanas para revisar el calendario del día para que sepas lo que tienes por delante.

Evita comprometerte con dos cosas a la vez. Organiza tu horario y evita aceptar demasiadas reservas o comprometerte con demasiados proyectos o eventos a la vez. Revisa el calendario antes de aceptar cualquier compromiso para verificar que el tiempo que necesitas esté disponible. De esta forma, mantendrás tu tiempo organizado y te mantendrás al tanto de tu horario regular.

Omite las distracciones. Organiza tu tiempo de forma productiva al eliminar los elementos que podrían distraerte o hacerte perder el rumbo y retrasarte. Mantén la televisión y el sistema de videojuegos fuera del área donde estudias o haces las cuentas para que puedas concentrarte primero en las tareas que debes hacer y dejar las cosas divertidas para más tarde.

Asígnales las prioridades a tus tareas. Administra tu tiempo sabiamente al planificar hacer primero las tareas más importantes o que debes terminar a cierta hora. Anótalas en tu horario con un resaltador de un color especial o con una etiqueta pequeña. Programa hacer primero estas tareas prioritarias para tener el tiempo suficiente para terminarlas y luego, trabajar en las cosas que no necesitas terminar a cierta hora.

Sé realista. Asigna una cantidad realista de tiempo para realizar cada tarea. Si crees que algo te llevará entre media hora y una hora para hacerlo, toma la hora completa. Ser realista sobre el tiempo que te llevará hacer algo evitará que te abrumes o te retrases.

Programa las tareas básicas. Recuerda que debes incluir en tu horario los tiempos para realizar las tareas básicas diarias, como comer y ducharte. Podrían parecer automáticas, pero es importante que incluyas un tiempo para hacerlas entre tus demás tareas programadas para asegurarte de no omitirlas y de no retrasarte.

Usa un sistema de recordatorios. Usa recordatorios sencillos, además de tu agenda diaria para ayudarte a recordar las tareas o las fechas límites importantes. Usa notas adhesivas o coloca algunas alertas de voz o de texto en tu teléfono celular a ciertas horas para recordar que debes hacer algo o que tienes algo programado. Este sistema de respaldo te ayudará a evitar olvidar las cosas.

Pide ayuda. Pídele ayuda a otra persona y delega las tareas más pequeñas si fuera necesario. Esto beneficiará tu horario en general si te tragas tu orgullo y le pides a alguien que te eche una mano con algunas tareas pequeñas de la casa o que se encargue de la cena en una noche ajetreada.

Evalúa tu productividad. De vez en cuando, es necesario que retrocedas y analices lo que has logrado, qué tan bien lo has hecho y cuánto tiempo te llevó. Evaluar estos aspectos del trabajo y de la vida puede ayudarte a hacer los cambios en tu horario y en el patrón diario de operaciones, lo cual te dará resultados sorprendentemente eficaces.