Cum să dezvolți o rutină pentru a nu mai pierde timpul

Poate că ești student cu o încărcătură academică completă, care încearcă să fie mai bun în gestionarea timpului sau dacă ești angajator care încearcă să-ți facă angajații să nu-ți mai piardă timpul. Indiferent de rolul dvs., vă veți concentra, probabil, pe modul în care puteți crea o rutină zilnică care vă permite să nu mai pierdeți timpul și să profitați din plin de ziua dumneavoastră. Strategiile organizaționale, cum ar fi listele și programele, pot fi utile, deoarece pot lua măsuri pentru a elimina distragerile care consumă timp prețios.

pași

2

Sortați sarcinile de la cea mai înaltă prioritate. O modalitate mai inteligentă de a lucra este să vă concentrați mai întâi pe sarcinile cu prioritate maximă și apoi să vă deplasați în jos pe lista la sarcinile cu prioritate inferioară. Aceasta se numește regula 80/20, în care activitățile care au ca rezultat cele mai mari beneficii ar trebui să consume 80% din timpul tău. Activitățile care au ca rezultat beneficii mai mici ar trebui să consume 20% din timpul acordat.

3

Grupați sarcinile aferente. Odată ce aveți o listă de priorități listate sau comandate, ar trebui să începeți să grupați sarcinile mai mici împreună pentru a forma un proces. De exemplu, ați putea grupa sarcini cum ar fi răspunsul la e-mailuri și apelarea clienților într-un proces de o oră denumit "comunicare cu clienții". Apoi, puteți efectua cu ușurință și fără probleme fiecare activitate în intervalul de timp atribuit.

4

Acordați-vă mai puțin timp pentru fiecare sarcină. Conform Legii lui Parkinson, având mai puțin timp pentru a finaliza o sarcină, va reduce timpul necesar pentru a-l completa. În loc să depășiți timpul alocat, limitați timpul pe care îl separați pentru fiecare sarcină, astfel încât veți fi forțați să o terminați mai repede. Puteți face acest lucru scurtare încet cantitatea de timp vă permite pentru fiecare sarcină, până când ajunge la un punct optim în cazul în care nu te simți grăbit, dar nu au avut suficient timp să amânați sau timpul de deșeuri.

5

Răsplătește-te odată ce lista este completă. Odată ce ați depășit toate sarcinile de pe lista dvs., de obicei la sfârșitul zilei de lucru, trebuie să vă dați un mic premiu. Aceasta ar putea fi o cină plăcută, un pahar de vin sau un timp liber pentru a face ceva distractiv și relaxant. Recompensarea vă va garanta că aveți un stimulent pentru a vă îndeplini toate sarcinile în fiecare zi.

2

Luați o pauză de 10 minute la fiecare 1-2 ore. Poate fi dificil să te concentrezi pe o sarcină sau pe un grup de sarcini pentru mai mult de o oră sau două ore. Asigurați-vă că programați o pauză de 10 minute la fiecare 1-2 ore, astfel încât să nu vă simțiți stresați sau stresați. În timpul pauzei scurte, ar trebui să vă opriți și să umblați în birou sau să discutați cu un coleg din camera de întreținere. Ai putea merge pentru o cafea sau pentru o plimbare rapidă. Încercați ca restul să dureze până la 10 minute sau mai puțin, astfel încât programul dvs. să nu se dezechilibreze.

3

Încercați să efectuați fiecare activitate corect pentru prima dată. În loc să încercați să terminați programul în grabă și să vă ocupați rapid de fiecare sarcină, acordați-i timp pentru a face fiecare dintre ele corect pentru prima dată. Rushing cu e-mailurile dvs. ar putea determina continuarea schimbului de mesaje, mai ales dacă trimiteți e-mailuri criptice și confuze unui client. Încetați și faceți ceva timp pentru a scrie e-mailuri clare sau pentru a da o citire meticuloasă înregistrărilor școlare. A face o sarcină corectă prima oară vă poate economisi mult timp pe termen lung.

4

Întrebați-vă un prieten sau un coleg pentru a vă verifica, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor dumneavoastră. Uneori avem nevoie de sprijinul altora pentru a ne concentra asupra sarcinilor la îndemână. Adresați-vă unui prieten apropiat, unui părinte, unui frate sau unui coleg care să vă verifice la fiecare două ore pentru a vă asigura că respectați programul.

2

Opriți telefonul și opriți internetul. Dacă este posibil, alegeți cel puțin o oră din ziua dvs. de lucru în care opriți telefonul și dezactivați conexiunea la Internet. Acest lucru vă permite să vă concentrați asupra muncii care trebuie făcută cu o concentrare completă și fără a vă distrage atenția de la telefon sau de la internet.

3

Permiteți oamenilor din jurul tău să știe că nu ar trebui să te întrerupă. Încercați să nu încurajați pe alții să vă distragă atenția sau să vă distrage atenția altora, permițând tuturor celor din jur să știe că lucrați. Ai putea să o faci prin închiderea ușii tale sau prin plasarea unui semn ocupat. De asemenea, puteți trimite un e-mail la birou pentru a reaminti tuturor că o anumită perioadă de timp este timpul de lucru liniștit în birou.

4

Încearcă să nu te abții de la rutina ta. Odată ce ați stabilit o listă sau un program de lucru și au pus în aplicare de apărare pentru a elimina distrageri, folosește voință și să se concentreze pe stick-ul la rutina. Cei mai mulți oameni pot recunoaște diferența între timp angajat bun și timp pierdut, asa ca incearca sa evite care se încadrează într-un timp de deșeuri capcană. Înclinați-vă la programul dvs. și, la sfârșitul zilei, veți putea savura un sentiment de realizare și un timp bine petrecut.