Cum se măsoară îmbunătățirea unui proces

O modalitate prin care întreprinderile să rămână competitive este îmbunătățirea proceselor operaționale și financiare. Pentru a face acest lucru, este necesar să se creeze o modalitate de măsurare specifică a îmbunătățirii. Așa cum se spune: "ceea ce nu poate fi măsurat nu poate fi controlat". Pentru a rezolva această problemă, întreprinderile creează valori (detaliile măsurabile ale unui proces) pentru a culege informații despre proces înainte și după efectuarea unei modificări. Analiza acestor valori furnizează informații despre cât de mult procesul s-a îmbunătățit odată cu schimbarea respectivă, dacă s-a îmbunătățit. În primul rând, este important să alegeți mai întâi cele mai potrivite valori pentru proces.

conținut

Pași
Partea 1organizați sistemul de îmbunătățire a procesului
Partea 2alegeți valorile corecte pentru proiect
Partea 3strângeți informații

pași

Partea 1
Organizați sistemul de îmbunătățire a procesului

Imaginea intitulată Măsurarea îmbunătățirii procesului Pasul 1

Definește ce trebuie măsurat. Adică, definiți exact ce înseamnă îmbunătățirea pentru dvs. Doriți ca procesul să fie mai fiabil, mai rapid, mai eficient sau mai bun în alt mod? Acest lucru va da claritate proiectului. Asigurați-vă că procesul produce un rezultat care poate fi măsurat într-un fel.

De exemplu, o companie care dorește să îmbunătățească viteza de livrare ar măsura timpul. O companie de scanare a datelor poate măsura procentajul de erori ale caracterelor în loturi sau rezultatul procesului.

Imaginea intitulată Măsura îmbunătățirea procesului Pasul 2

Asigurați-vă că vocabularul proiectului este constant. Asigurați-vă că utilizați definiții care sunt înțelese în mod obișnuit pentru a asigura coerența și precizia. Acest lucru garantează fiabilitatea informațiilor care sunt împărtășite între oamenii din diferitele facilități sau locuri. Evitați neînțelegerile, dând definiții clare ale tuturor variabilelor care vor fi măsurate.

De exemplu, imaginați-vă că o companie măsoară timpul în zile. Diferitele ramuri ale aceleiași companii pot defini "o zi" în moduri diferite. Acestea ar putea fi numai zile lucrătoare, toate perioadele de 24 de ore sau o zi lucrătoare de 8 ore. Aceste tipuri de inconsecvențe pot fi confuze.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 3

Definește modul în care vor fi colectate informațiile. Informațiile ar trebui colectate într-un mod similar în întreaga companie. De exemplu, dacă un departament utilizează eșantionarea aleatorie pentru a culege informații, toți ceilalți trebuie să-l folosească. În caz contrar, ar fi imposibil să comparăm informațiile. În plus, trebuie definite unitățile de măsură. Asigurați-vă că unitățile de măsură sunt aceleași în cazul în care rezultatul este măsurat.

De exemplu, viteza de livrare poate fi măsurată în câteva minute sau ore și timpul investițional pentru a converti o măsură în alta ar fi ineficient.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 4

Unificați exactitatea calculelor. Aceasta înseamnă că nu ar trebui să cereți unui departament să rotunjească ora până la ceas, iar altui care specifică timpul în ore și în sute de ore. Altfel, nivelurile diferite de detaliere a valorilor vor confunda rezultatele. Rețineți că unitățile mai mici tind să furnizeze rezultate mai precise.

De exemplu, toate departamentele trebuie să convină asupra modului de rotunjire a zecimalelor.

Partea 2
Alegeți valorile corecte pentru proiect

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 5

Alegeți o valoare primară. Metrica primordială definește rezultatul sau scopul îmbunătățirii procesului. De exemplu, o fabrică de mașini poate alege numărul de mașini produse pe oră. Înainte de a introduce o îmbunătățire a procesului, se ia o măsură de referință. La finalul proiectului, procesul este măsurat din nou. Apoi se calculează cantitatea de îmbunătățire.

Imaginea intitulată Măsoară îmbunătățirea procesului Pasul 6

Asociați valoarea principală cu un indicator de companie. Metrica de afaceri măsoară modul în care o îmbunătățire operațională atinge unul dintre obiectivele companiei. De exemplu, dacă metrica primară este de a fabrica produsul mai rapid, indicatorul de afaceri ar putea fi creșterea profiturilor sau reducerea costurilor fixe. Există o relație cauză-efect între valoarea principală și valoarea de afaceri. Acest lucru demonstrează de ce îmbunătățirea metricei primare este utilă pentru afacere.

Imaginea intitulată Măsurarea îmbunătățirii procesului Pasul 7

Țineți cont de posibilitatea unor rezultate neprevăzute. Pot apărea daune colaterale cauzate de proiectul de îmbunătățire a procesului. Dacă măsura primordială măsoară ceea ce trebuie să fie îmbunătățit, trebuie să existe o altă metrică, metrica consecventă, care măsoară ceea ce nu ar trebui să se schimbe. Informațiile metrice coerente trebuie colectate înainte, în timpul și după proiect. Dintre numărul mare de valori care pot apărea într-un proiect, trebuie luate în considerare numai cele principale care influențează calitatea rezultatelor.

De exemplu, într-o companie care încearcă să îmbunătățească viteza de livrare, cantitatea de produse deteriorate prin manipulare neatentă nu trebuie să crească. Proporția produselor deteriorate ar fi consecința metrică în acest caz.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 8

Stabiliți o valoare financiară. Economisirea de bani poate să nu fie principala valoare a unei companii. Cu toate acestea, companiile trebuie să controleze rezultatele financiare ale proceselor de îmbunătățire. Acest lucru nu trebuie confundat cu contabilitatea costurilor proiectului. Dimpotrivă, valoarea financiară trebuie să fie un instrument care servește pentru a analiza beneficiul financiar al proiectului. Multe companii continuă să controleze valorile financiare până la un an de la terminarea proiectului.

De exemplu, este de așteptat ca o îmbunătățire a timpului de producție să sporească veniturile companiei. Compania va controla veniturile, împreună cu alți factori, cum ar fi profitul, din momentul în care s-au instituit modificările, pentru a măsura modul în care aceasta a afectat schimbarea procesului.

Partea 3
Strângeți informații

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 9

Măsurați timpul Timpul procesului măsoară timpul necesar pentru a finaliza pașii atunci când creați un produs sau un serviciu. Alte valori temporare măsoară timpul petrecut pentru a adăuga valoare unui proiect sau cât timp este necesar pentru a răspunde solicitării unui client. Calculele metricilor pot include procentajul livrărilor în timp.

Reducerea timpului procesului este o strategie dovedită pentru îmbunătățirea unei afaceri. Acest lucru vă permite să aveți mai multă producție și să livrați produsul sau serviciul mai repede. De exemplu, în fabricarea mobilierului, dacă toate lucrurile sunt egale, clienții ar prefera să primească noua canapea sau sala de mese cât mai curând posibil. Dacă puteți reduce timpul procesului, veți îmbunătăți posibilitățile de repetare a comenzilor și a noilor companii.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 10

Măsurați costurile. Indicatorii de costuri evaluează costul total al procesului de producție. În plus, ele măsoară costurile de exploatare în raport cu nivelurile de producție. Costul pe tranzacție măsoară costul producerii unei unități. Economiile de cost măsoară reducerea costurilor pe tranzacție. Economiile de muncă măsoară reducerea orelor de muncă necesare pentru a produce produsul sau serviciul.

Strategiile de reducere a costurilor devin importante pentru întreprinderi atunci când veniturile încep să scadă. De exemplu, atunci când Bank of America a înregistrat o scădere a veniturilor din împrumuturi și brokeraj în 2011, a decis să reducă forța de muncă pentru a continua să ofere venituri acționarilor. Managerii și consilierii băncii au decis să utilizeze indicatori de costuri pentru a identifica locurile de muncă care ar trebui eliminate și care ar putea ajuta la economisirea mai multor bani fără a pune în pericol organizația.

Imaginea intitulată Măsurarea îmbunătățirii procesului Pasul 11

Măsurați calitatea Măsurătorile de calitate măsoară satisfacția clienților. Informațiile privind satisfacția clienților pot fi colectate prin sondaje, reclamații înregistrate și alte comentarii. De asemenea, măsurătorile de calitate evaluează dacă procesul creează valoare pentru client. În plus, analizează frecvența erorilor și necesitatea repetării lucrării. Rata de defect observa procentul de erori. Rata de finalizare și precizia măsoară cât de des nu se fac greșeli.

Industria de sănătate depinde într-o mare măsură de măsurătorile de calitate. Îmbunătățirile de calitate ar trebui să se bazeze pe informații. Analiștii evaluează informațiile financiare și clinice pentru a identifica variațiile în modul în care furnizorii oferă servicii de sănătate. Ei descompun procesul și caută zone de deșeuri sau redundanță pentru a crea un proces care oferă un rezultat clinic de înaltă calitate. Reducerea costurilor nu este valoroasă decât dacă creșteți sau mențineți nivelul actual de calitate.

Cheia îmbunătățirii calității este creșterea eficienței fără a compromite eficacitatea. Eficiența se referă la cantitatea de resurse necesare pentru livrarea unui produs sau furnizarea unui serviciu. Eficacitatea se referă la modul în care au fost atinse obiectivele produsului sau serviciului.

Imaginea intitulată Măsurați îmbunătățirea procesului Pasul 12

Măsurați rezultatul Măsurătorile rezultatelor măsoară cantitatea de produse sau servicii produse într-o anumită perioadă. Obiectivul de producție trebuie să corespundă cererii clienților. Măsurătorile de rezultate analizează, de asemenea, întârzierile de comandă și inventarul în exces. Acestea trebuie să fie minime. În cele din urmă, activitatea în curs este măsurată. Acest lucru determină numărul de produse sau servicii care sunt în curs de dezvoltare.

O strategie de creștere a rezultatelor în industria prelucrătoare este o activitate unificată. De exemplu, în industria automobilelor, producătorii de automobile au o metodă standard pentru asamblarea autoturismelor. Producătorii pot unifica procesele de producție pentru a spori rezultatele. Metricile pot ajuta la analizarea modului în care un proces îmbunătățește rezultatele producătorului. Dacă mai multe produse sunt produse la un moment dat cu noul proces unificat, atunci este un succes.

Imaginea intitulată Măsurarea îmbunătățirii procesului Pasul 13

Măsurați complexitatea procesului. Această măsurătoare măsoară câți pași există în procesul de producție. De asemenea, analizează frecvența cu care procesul încetinește atunci când se schimbă managerul sau când este necesară aprobarea supraveghetorului. Se calculează numărul total de pași din proces, împreună cu numărul de pași din procesul de adăugare a valorii. Acești pași fac ca produsul sau serviciul să fie mai valoroși. Returnările sunt de asemenea măsurate, adică de câte ori un produs este returnat pentru a corecta erorile.

Companiile încearcă să reducă complexitatea proceselor, a organizării, a produselor și a sistemelor informatice pentru a stimula creșterea, a reduce costurile și a spori veniturile. Măsurarea complexității procesului îi ajută pe manager să identifice condițiile în care produsele sau serviciile răspund în totalitate nevoilor clienților la cel mai mic cost. Ajută la dezvăluirea costurilor ascunse în procese foarte complicate. Ea permite companiilor să identifice care produse sunt mai profitabile, clienții care sunt cu adevărat valoroși și în ce moment obstacolele în acest proces stau în calea eficienței.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit