Cum să începeți un proiect colaborativ

Începerea unui proiect nu este ușoară. Există multe elemente care trebuie gestionate în fiecare zi. Dacă acest lucru se adaugă faptului că tot mai mulți oameni lucrează în medii de colaborare, complicațiile se triplă.

Din perspectiva afacerii, proiectele trebuie să fie aliniate la strategia companiei, dar, mai presus de toate, fiecare dintre acțiunile desfășurate trebuie să corespundă culturii organizației. Asta este, cu oamenii care alcătuiesc compania. De fapt, se spune adesea că dintre cele mai dificile lucruri din administrarea afacerilor este managementul oamenilor.

Astfel, un proiect colaborativ este un set de activități desfășurate pentru a atinge un obiectiv specific, bazat pe cerințe specifice și o echipă de lucru specifică. În această echipă pot participa mai mulți colaboratori multidisciplinari de natură și proveniență diverse. Astfel, unele elemente cheie sunt integrate de la începutul planificării.

Acest articol va detalia cum să începeți un proiect de colaborare, implicând participarea diferitelor tipuri de profesioniști. Și este faptul că baza unui proiect de succes este de a ști cum să se stabilească o comunicare adecvată cu toate părțile interesate.

3

Selectați o aplicație de planificare în cloud. Într-un proiect colaborativ este vital să folosiți instrumente online. Multe echipe lucrează de la distanță, deci o aplicație care le permite să comunice fluent în timp ce sunt informate despre ce trebuie să facă și când să o facă este esențială. Există mulți manageri de sarcini, cum ar fi Trello, Asana, printre cele mai populare. Cu toate acestea, nu cu mult timp în urmă, instrumente de planificare online mai complexe și mai ușor de utilizat, cum ar fi Sinnaps, unul dintre cele mai intuitive pe piață, își asumă un rol de lider.

4

Identificați activitățile necesare. Este timpul să faceți o primă planificare înainte de a începe un proiect de colaborare. Această schiță va permite să înceapă comunicarea cu echipa într-un mod clar, simplu și direct. Pentru a face acest lucru, împărțiți proiectul în blocuri și identificați principalele activități. Dacă managementul dvs. se bazează pe metodologii agile, puteți pune primele sarcini necesare pentru a începe cu executarea proiectului cât mai curând posibil.

5

Identificați toți cei interesați de proiect. Înainte de a apela echipa, va trebui să aflați care sunt toate părțile interesate ale proiectului. Ce persoane sunt implicate într-un fel cu obiectivul urmărit? Cui îi va afecta faptul că proiectul se încheie pe termen sau în bugetul estimat la început?

6

Atribuiți responsabilități și distribuiți lucrarea. Fiecare activitate este formată de o persoană sau de mai multe persoane. În proiectele de colaborare, de obicei sunt implicați mai mulți colaboratori. Din aplicația de planificare și gestionare puteți să atribuiți responsabilități care să îi invite pe toți la activitatea corespunzătoare. Invitați echipa dvs. în aplicația cloud și permiteți-i să vadă instantaneu ce se întâmplă în proiect. Nu numai planificarea funcționează ca un instrument de comunicare și gestionare de către toți, ci ca o resursă fantastică pentru a motiva toată lumea. Astfel, înainte de întâlnirea de lansare a proiectului, toată lumea va ști ce rol are în cadrul proiectului și poate expune îndoielile necesare.

7

Selectați parametrii care vor măsura succesul proiectului. Vorbind aceeași limbă între toate, este esențială. Dacă știți în ce moment este proiectul la un anumit moment, trebuie să vă asigurați că vorbim în aceeași limbă. Ele vor fi parametrii cu care se va măsura funcționarea proiectului. Acesta poate fi sub forma indicatorilor cheie de performanță (KPIs) sau prin metrici de evaluare continuă, cum ar fi valoarea câștigată (EVM), printre multe alte posibilități.

8

Convoacă o întâlnire de lansare sau o plecare. În întâlnirile de kick-off, pregătiți o listă cu toate îndoielile care apar din întreaga echipă. În acest fel, veți putea rezolva cât mai curând posibil posibilele căderi care ar putea pune în pericol încheierea cu succes a proiectului. Acesta prezintă prima planificare și explică în termeni generali obiectivele, metodologia de urmat și alte cerințe ale clientului. Este important ca toată lumea să știe de ce și de ce își fac treaba.

Stabiliți linii directoare pentru a obține un feedback personalizat. Asigurați-vă că toată lumea are ceea ce este nevoie pentru a executa activitățile în care participă.

10

Analizați riscurile și trageți scenarii posibile. Cu îndoielile extrase în întâlnirea inițială și întâlnirile inițiale cu clientul, aveți suficiente materiale pentru a analiza eventualele neajunsuri care pun în pericol proiectul colaborativ. Salvați câteva simulări de planificare cu scenariile posibile care pot apărea în timpul executării proiectului. În acest fel, veți ști cum le vor afecta modificările înainte de a le produce.

11

Extinde lista de lecții învățate. Totul se află în plină desfășurare. Ați luat măsuri. Este timpul să scrieți fiecare dintre lecțiile învățate care vă vor ajuta să îmbunătățiți în mod constant gestionarea proiectelor.