Cómo crear una agenda

Una agenda es una tabla detallada de temas que se van a cubrir en una reunión. La agenda de la reunión es una parte integral de su planeamiento y administración ya que define su propósito, detalla los puntos de discusión, designa a los presentadores y especifica la cantidad de tiempo permitido a cada tema. Si tienes que planificar una reunión, deberás saber cómo juntar información para la agenda y combinarla. Crea una agenda siguiendo estos pasos.

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Pasos
Crea tu propia agenda
Consejos
Advertencias

Pasos

Crea tu propia agenda

Notifica a todas las personas que van a estar involucradas en la reunión.

Puedes enviar un correo electrónico o repartir un memo en la oficina. Solo asegúrate de que esté en papel.
Incluye la fecha, hora, ubicación y propósito de la reunión.
Pide confirmación de asistencia. Debe quedar claro que se espera que aquellos que acepten la invitación asistan a la reunión.

Pídele a los asistentes que te envíen solicitudes de puntos específicos para la agenda hasta cierta fecha y hora.

Haz que detallen el punto de la agenda de modo que puedas colocarlo de forma adecuada. Pídeles que te den no solo el tema de la agenda, sino también una pequeña descripción de lo que piensan cubrir.

Verifica la cantidad de tiempo que necesitarán para presentar cada punto de la agenda.

Crea una agenda resumiendo todos los detalles de cada punto que hayas recibido.

Haz una tabla de 3 columnas con los títulos: “Punto de la agenda”, “Presentador” y “Tiempo”.

Haz una lista con los puntos de la agenda de acuerdo a la fecha de recepción, urgencia o relevancia.

Escribe una pequeña descripción de cada punto de la agenda según la contribución de cada presentador.

Incluye un título con los detalles de la reunión, como la fecha, hora, propósito, ubicación y duración.

Envía la agenda propuesta a los presentadores de cada punto para verificar que estén cómodos con los detalles de su ubicación y la cantidad de tiempo disponible.

Haz cualquier cambio o arreglo, si es necesario.

Distribuye la agenda final a todos los asistentes. Dales suficiente tiempo antes de la reunión para que revisen y reflexionen sobre la agenda y así puedan contribuir a la discusión. Notificarlos con 2 días de anticipación es un tiempo razonable.

Consejos

Si la reunión que estás planificando tiene un propósito específico y recibes un punto de discusión que no cuadra con el ámbito de la reunión, pídele a la persona que envió esa solicitud que envíe un correo electrónico en la oficina o un memorándum para tocar el tema. También dile que envíe la solicitud para la siguiente reunión relevante.

Advertencias

Debes dar un tiempo prudente a cada presentador para que hable sobre cada punto de la agenda. Establece tiempos de presentación realistas y trata de no juntar mucha información en una sola reunión. Recuerda que quizá los asistentes puedan tener preguntas o quieran ofrecer aportes a uno o varios puntos de la reunión.

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