Cum se automatizează rapoartele în Excel

Una dintre multele caracteristici ale Microsoft Excel este capacitatea sa de a automatiza rapoartele. Puteți crea foi de calcul interactive pentru a simplifica abilitățile altora pentru a introduce date în cărțile dvs. și puteți, de asemenea, să automatizați generarea rapoartelor. Ambele caracteristici necesită cunoștințe în Visual Basic. Iată pașii pentru realizarea acestor două sarcini.

conținut

Pași
Metoda 1creați o foaie de calcul interactivă
Metoda 2automatizați generarea de rapoarte
Sfaturi

pași

Metoda 1
Creați o foaie de calcul interactivă

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 1

Decideți ce va fi aspectul foii de calcul. Trebuie să creați foaia de calcul astfel încât ceilalți utilizatori să poată găsi rapid câmpurile de care au nevoie pentru a introduce datele.

Puteți face planul foii dvs. de calcul verticale sau orizontale. Pentru majoritatea utilizatorilor, este mai ușor să lucrați cu un aspect vertical, în special dacă intenționați să le imprimați foaia.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 2

Creați etichete text pentru foaia dvs. de calcul. Ar fi mai bine să aveți o etichetă deasupra fiecărei coloane, precum și o etichetă din celula din stânga fiecărei celule din coloana în care intenționați să plasați câmpurile de introducere.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 3

Apăsați simultan tastele Alt și F11. Aceasta va deschide editorul Microsoft Visual Basic.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 4

Faceți dublu clic pe "ThisWorkbook" în panoul numit "Proiect-Proiect VBA" care se află în partea superioară a stângii. Procedând astfel, o fereastră de codare se va deschide în secțiunea principală a editorului.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 5

Selectați opțiunea "proces" din meniul Inserare. Aceasta vă va afișa caseta de dialog "Adăugați procedura".

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 6

Introduceți câmpul "nume" un nume pentru procedura dvs. Oferiți procedurii dvs. un nume care este reprezentativ (de exemplu, "SumarGastos") dacă veți utiliza foaia de calcul interactivă pentru a raporta cheltuielile asociate călătoriei. Faceți clic pe "accepta" pentru a închide dialogul.

Numele procedurii dvs. nu poate include spații, dar puteți utiliza sublinierea (_) în înlocuirea acesteia.

Odată ce caseta de dialog este închisă "Adăugați procedura", veți vedea o linie marcată ca "Public Sub" urmată de numele procedurii dvs. Sub această linie va fi un spațiu și apoi veți vedea cuvintele "End Sub".

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 7

Introduceți codul pentru fiecare câmp care trebuie introdus în foaia de calcul. Va trebui să scrieți două rânduri de cod pentru fiecare câmp.

Prima linie de cod are forma "Raza ("nombreDeLaCelda"). Selectați", unde "nombreDeLaCelda" reprezintă celula în care va merge câmpul în care vor fi introduse datele. Aceasta ar trebui să fie celula care este imediat în partea dreaptă a unei etichete de text. Dacă aveți o etichetă de text în celula A2, atunci ar trebui să plasați un câmp de intrare în celula B2 (Intervalul ("B2"). Selectați). Includeți citatele care se află lângă numele celulei, nu cele din jurul instrucțiunii de cod complete.

A doua linie de cod are forma "ActiveCell.Value = InputBox ("SolicitudDeEntrada")", unde "SolicitudDeEntrada" reprezintă textul care va apărea pentru a indica utilizatorului ce tip de date trebuie introdus în celula de intrare. De exemplu, dacă celula de intrare este utilizată pentru a introduce cheltuieli alimentare, trebuie să o înlocuiți "SolicitudDeEntrada" pentru text "Introduceți totalul tuturor meselor, inclusiv sfaturile" (include ghilimele care sunt în jurul textului cererii de intrare, dar nu cele care cuprind întreaga comandă).

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 8

Introduceți codul pentru fiecare câmp de calcul. Din nou, trebuie să utilizați aceleași două linii descrise mai sus, dar de data aceasta ActiveCell.Value este un calcul numeric sau o funcție, cum ar fi SUM, mai degrabă decât funcția InputCasuta utilizată pentru a afișa o solicitare de intrare.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 9

Adăugați o linie de cod pentru a salva foaia de calcul interactivă. Formatul este "ActiveWorkbook.SaveAs Numele fișierului: ="NombreDelArchivo.xls"", unde "nume de fișier" reprezintă numele tabelului dvs. interactiv (include ghilimele care sunt în jur "nume de fișier", dar nu cele care înconjoară complet exemplul).

Dacă aveți Excel 2007 sau o versiune ulterioară, puteți înlocui sufixul ".xls" de ".xlsx", dar dacă oricare dintre persoanele care vor folosi foaia de calcul are Excel 2003 sau o versiune anterioară, nu vor putea utiliza foaia de calcul decât dacă au un program cu plugin pentru citire.

Imaginea intitulată Automatizarea rapoartelor în Excel Pasul 10

Apăsați simultan tastele Alt și Q. Acest lucru va determina închiderea editorului Visual Basic.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 11

Apăsați simultan tastele Alt și F8. Aceasta va deschide caseta de dialog Macro.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 12

Faceți clic pe numele procedurii din lista Macrocomenzi. Dacă procedura dvs. este singura din listă, aceasta va fi selectată automat.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 13

Faceți clic pe butonul Opțiuni. Acestea vă vor cere să introduceți un caracter de tastatură pentru a fi utilizat ca o comandă rapidă de la tastatură cu tasta Ctrl. Alegeți o literă care este reprezentativă și care nu a fost utilizată ca caracter de comandă rapidă, cum ar fi "și" de "intrare".

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 14

Faceți clic pe "accepta" pentru a închide caseta de dialog Opțiuni macro. Acum puteți distribui foaia de calcul interactivă celor care o vor folosi. Odată ce o deschideți, puteți utiliza tasta de comandă rapidă pentru a activa introducerea datelor și urmați instrucțiunile create pentru ao completa cu datele dvs.

Metoda 2
Automatizați generarea de rapoarte

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 15

Convertiți raportul într-o tabelă dinamică. Tabelele dinamice sunt concepute astfel încât să rezume informații astfel încât să puteți compara numerele și să identificați tendințele. Pivotul dvs. ar trebui să se conecteze la datele care se găsesc oriunde în foaia de calcul sau la cele importate dintr-o bază de date.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 16

Scrieți un cod Visual Basic pentru a deschide și a închide raportul. Codul dvs. trebuie să execute funcțiile care sunt enumerate mai jos. Fiecare funcție va fi descrisă urmată de codul inclus în paranteze care servește la implementarea acesteia. Când scrieți codul, scrieți-l într-un singur bloc, înlocuiți numele exemplu cu propriul dvs. și nu includeți parantezele care cuprind codul exemplu.

Deschideți foaia de calcul în modul numai pentru citire. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel.App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc filename.xls, 3,]

Actualizați datele și salvați raportul, în acest exemplu ca PDF cu informațiile despre dată. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, pdfloc reportname_ & DatePart ("aaaa, Acum () & "-" & Dreapta ("0" & DatePart ("m", Acum ()), 2) & "-" Dreapta ("0" & DatePart ("d", Acum ()), 2) & ".pdf"]. Dacă documentul creat trebuie să aibă un format diferit, înlocuiți formatul ".pdf" de extensia corespunzătoare.

Închideți foaia de calcul fără să o salvați, apoi închideți Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]

utilizări ".xlsx" în loc de ".xls" în sufixul foii de calcul, dacă l-ați salvat în Excel 2007 și mai târziu formate bazate pe XML.

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 17

Scrieți un cod lot pentru a porni codul Visual Basic. Acest lucru este necesar pentru ca codul Visual Basic să ruleze automat. Dacă nu utilizați un cod de procesare lot, va trebui să executați manual codul VB.

Codul trebuie să aibă acest format, înlocuind numele directoarelor și fișierelor proprii, și omițând paranteze: [CScript / rologo fileloc script.vbs].

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 18

Scrieți un cod de procesare în lot pentru a verifica dacă fișierul de ieșire există pe măsură ce l-ați creat. Codul dvs. trebuie să execute funcțiile descrise mai jos. Fiecare funcție va avea de partea sa codul din paranteze care servește la implementarea acestuia. Când scrieți codul, scrieți-l într-un singur bloc, înlocuiți numele exemplu cu propriul dvs. și nu includeți parantezele care cuprind codul exemplu.

Verificați dacă există fișierul de ieșire. [Pentru / f "jetoane = 2-4 delims = / " %% a în (`data / t`) nu setează rreport = raport nume _ %% c - %% a - %% b.pdf)]. Dacă formatul fișierului de ieșire nu este PDF, înlocuiți-l acolo unde este cazul.

Dacă dosarul sau raportul de ieșire există, trimiteți-l prin e-mail către persoanele care au nevoie de el. [Dacă există pdfloc % RReport% (sendemail -f -t [email protected] [email protected] -u -m Raport Raport raportul programat% %% este atașat. -o pdfloc % RReport% -s yourserver: port -xu username -xp parola)]

Dacă fișierul sau raportul de ieșire nu există în locația specificată, procedați în modul de trimitere a unui mesaj care indică că transportul a eșuat. [Else (sendemail -f -t [email protected] [email protected] -u raportul nu a rula fișierul -m% RReport% nu există în pdfloc yourserver -s: -xu numele de utilizator de port parola -xp) ]

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 19

Verificați dacă dosarul este "birou" există în computer. Trebuie să verificați existența dosarului "birou" atât pentru sistemele pe 32 de biți, cât și pe cele 64 de biți. Dacă nu faceți acest lucru, trebuie să deschideți manual și Excel foaia de calcul.

Locația pe sistemele pe 32 de biți: c: windows system32 config systemprofile

Locația pe sistemele pe 64 de biți: c: windows syswow64 config systemprofile

Imaginea intitulată Automate Reports in Excel Pasul 20

Programați o sarcină pentru a vă executa codurile, dacă este necesar. Modurile de procesare în serie trebuie executate secvențial și permanent, indiferent dacă cineva utilizează computerul sau nu. Ar trebui să utilizați configurația care acordă cel mai mare număr posibil de privilegii.

sfaturi

În mod obișnuit, sarcinile planificate funcționează mai bine dintr-un server dintr-un cont de sistem cu privilegii de administrator. Singurul dezavantaj atunci când execută sarcini dintr-un cont de sistem este că interfața cu utilizatorul nu este disponibilă. Cu toate acestea, sarcinile automate sunt de obicei concepute să fie executate într-un mod ascuns, fără ca utilizatorul să le poată observa.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit