Cum să gestionați corespondența utilizând regulile Microsoft Outlook

Suna simplu. Dar este? Faceți pașii potriviți? Există o modalitate de a gestiona corespondența utilizând foldere Outlook, dar nu este întotdeauna evident cum să o faceți corect.

conținut

Pași
Sfaturi
Avertismente

pași

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 1

Identificați persoanele sau grupurile de persoane de la care primiți corespondența în mod regulat.

Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 2

Identificați persoanele sau grupurile de persoane cărora le trimiteți în mod regulat e-mailuri.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 3

În Outlook, accesați Acțiuni > Reguli și Avertizări, creează reguli noi pentru fiecare grup sau persoană de la care primiți în mod regulat poștă electronică pentru a le muta într-un anumit dosar sub folderul Tava.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 4

Determinați dacă doriți A) să vă alerteze când ați primit un mesaj special de la acest individ sau grup și / sau B) marcați-l ca fiind citit imediat. Verificați celelalte opțiuni de acțiune pentru a vedea ce altceva puteți participa.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 5

Creați reguli noi pentru fiecare persoană sau grup de persoane cărora le trimiteți în mod regulat poșta electronică pentru a le muta într-un anumit dosar în dosarul Trimise.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 6

În funcție de prioritatea dvs., decideți când și în ce ordine doriți să opriți procesarea unei reguli. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați cu reguli care se ocupă de e-mailurile pe care le-ați trimis - în caz contrar, ați salva mai multe copii ale aceluiași e-mail.

Imaginea intitulată Gestionați e-mailul utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 7

Trimiteți o regulă la sfârșitul tuturor regulilor trimise cu "Stop Processing" Această regulă va prinde toate e-mailurile care nu au fost plasate în subfoldere individuale.

Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 8

Adesea, aceasta evaluează e-mailurile trimise care sunt în dosarul Trimise și care nu au fost mutate într-un alt subfolder. Numărul de e-mailuri din dosarul "Trimise" indică dacă este timpul să creați o nouă subcategorie pentru e-mailurile trimise.

Imaginea intitulată Gestionarea e-mailului utilizând regulile Microsoft Outlook Pasul 9

Adesea, evaluează e-mailurile care sunt în Tava și care nu sunt trimise altor foldere. Numărul de e-mailuri din "Tava" determină dacă este sau nu timpul să se creeze o nouă subcategorie pentru e-mailurile primite.

sfaturi

Cheia pentru gestionarea e-mail folosind Outlook este de învățare pentru a crea categorii și să prioritizeze dvs. de e-mail-uri - cred că de acest lucru, ca și cum ai scoate buruienile din grădina de mail - pentru a beneficia de informații focar aveți la dispoziție.
Odată ce e-mailurile sunt clasificate, este mai ușor să știm de unde provine "creșterea" și să decideți unde să eliminăți buruienile și să creați foldere noi.
Pentru dosarele pe care le-ați creat în e-mail trimis, ați putea dori să ajustați afișarea (click dreapta pe bara pentru a afișa / marshall, Particularizare Vista, Campos ... dosar) pentru a șterge câmpurile „primite“ și „De la“ și adăugați cele ale "Pentru" și "Trimise".
Este posibil să doriți să adăugați și alte câmpuri mai utile. "Dimensiunea" ne permite să vedem și să sortăm mesajele în funcție de dimensiune.
Luați în considerare schimbarea proprietățile folderului pentru a afișa „numărul total de articole“ în loc de „Numărul total de mesaje necitite“, în special în cazul în care primiți alerte pentru mesaje importante pentru a primi.
Aveți nevoie de ajutor cu spam în Outlook? test Spambayes. Este ușor, rapid de utilizat și este gratuit.

avertismente

Atunci când numărul de mesaje în dosarul ajunge la un anumit număr (50? 100? 200?), Este timpul pentru a evalua și de a elimina subcategorize ceea ce este în acel dosar.
În primul rând, ar trebui să încercați să creați reguli pentru Outlook în casa dvs. înainte de a încerca Outlook de lucru. Pentru a evita problemele.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit