Cum se pot găsi duplicate cu ușurință în Microsoft Access

Înregistrările duplicate pot apărea dacă mulți utilizatori folosesc și introduc informații în aceeași bază de date fără măsuri de precauție. Îmbinarea mai multor baze de date într-una poate provoca, de asemenea, duplicate. Microsoft Access oferă un instrument de căutare pentru a găsi duplicate în baza de date. Cu aceasta puteți elimina sau combina înregistrările duplicate astfel încât baza dvs. de date să fie mai ușor de citit și mai eficientă.

2

Faceți o copie de rezervă în baza de date. Este recomandabil să creați o copie de siguranță nouă înainte de a modifica baza de date. În acest fel, dacă ștergeți orice intrare din greșeală, o puteți restabili fără probleme.

3

Informați alți utilizatori că urmează să faceți alte modificări. Pentru a evita conflictele, asigurați-vă că nici un alt utilizator nu adaugă informații la baza de date. Nu este o cerință, dar vă poate ajuta să evitați multe dureri de cap în viitor, dacă ceva nu merge bine.

4

Deschideți "Expertul interogare". Instrumentul de interogare vă poate ajuta să găsiți intrări care conțin conținut duplicat. Procesul de deschidere a expertului depinde de versiunea de acces pe care o utilizați:

5

Selectați "Duplicat asistent de căutare". Acest expert vă ajută să comparați câmpurile pentru a găsi intrări duplicate.

6

Selectați tabelul în care doriți să efectuați căutarea. Va apărea o listă cu toate tabelele din baza de date. Selectați tabelul pe care doriți să îl revedeți.

7

Selectați câmpurile despre care credeți că pot avea duplicate. Selectați toate câmpurile pe care doriți să le comparați. Includeți suficiente câmpuri pentru a evalua dacă este dublat sau nu. Puteți utiliza expresii pentru a găsi potriviri parțiale.

8

Selectați câmpuri suplimentare pentru a fi examinate. Un câmp suplimentar sau două vă pot ajuta să decideți dacă informațiile sunt duplicate. De exemplu, un câmp de "ID-ul comenzii" Vă ajută să stabiliți dacă același nume care este de două ori este o intrare separată. Includeți cel puțin un câmp suplimentar pentru a vă ajuta să faceți distincția și pentru a evita ștergerea informațiilor accidental.

9

Creați interogarea Veți fi instruiți să dați interogării un nume. Faceți clic pe "finalizarea" pentru a vedea rezultatele.

10

Examinați rezultatele foarte atent. Duplicate pe baza criteriilor dvs. vor apărea pe ecran. Examinați fiecare rezultat și folosiți cunoștințele companiei pentru a decide dacă o intrare este dublată. Verificați exact dacă o înregistrare este duplicată înainte de ao șterge.

11

Ștergeți înregistrările duplicate. Faceți clic dreapta pe coloana din stânga și selectați "elimina" pentru a șterge duplicatul. Puteți selecta mai multe înregistrări și le puteți șterge în același timp.