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Cómo crear una base de datos en Excel

Este artículo de wikiHow te enseñará cómo crear una base de datos usando datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel importando directamente los datos en Access, el programa de gestión de bases de datos de Microsoft, o exportando los datos de Excel a un formato que funcione con la mayoría de los programas de base de datos. Microsoft Access es una parte del paquete de programas Microsoft Office y solo está disponible para Windows.

Pasos

Método 1
Usar Microsoft Access

Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 1
1
Crea una nueva base de datos en Microsoft Access. Esta es la aplicación con un icono rojo y una A.
  • Access está diseñado para usarse con Excel y viene agrupado con Excel en la suite de programas de Microsoft Office Professional. Solo está disponible para Windows.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 2
    2
    Haz clic en la pestaña Datos externos en la parte superior de la ventana.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 3
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    Haz clic en Excel en la barra de herramientas.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 4
    4
    Haz clic en Examinar en la parte superior derecha de la ventana.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 5
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    Localiza la hoja de cálculo Excel que desees usar como fuente.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 6
    6
    Especifica cómo transferir los datos. Para ello, haz clic en el botón de opción al lado de:
  • Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual: elige esta opción en caso de que has creado una nueva base de datos sin tablas o quieras agregar una nueva tabla a una base de datos existente. Es posible editar la información en Access creando una nueva tabla.
  • Anexar una copia de los registros a la tabla: elige esta opción en caso de que uses una base de datos existente y quieras agregar los datos a una de las tablas en la base de datos. Es posible editar la información en Access adjuntando una tabla existente.
  • Vincular al origen de datos creando una table vinculada: elige esta opción para crear un hipervínculo en la base de datos que abrirá la base de datos Excel en Excel. No es posible editar la información en Access con este método.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 7
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    Haz clic en Aceptar.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 8
    8
    Selecciona la hoja que quieras importar. Hazlo en la lista de hojas.
  • Por defecto, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo etiquetadas como "Hoja 1", "Hoja 2" y "Hoja 3". Solo es posible transferir una hoja cada vez. En caso de que tengas información en cada una de las 3 hojas, deberás completar la transferencia con una hoja, volver a la pestaña de "Datos externos" y repetir todos los pasos para cada hoja restante.
  • Es posible borrar, agregar y editar los nombres de estas hojas en Excel, y cualquier cambio que hagas en ellas aparecerá en la base de datos de Access.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 9
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    Haz clic en Siguiente.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 10
    10
    Marca "La primera columna contiene encabezado de columna" en caso de que aún no lo esté.
  • Desactiva la casilla en caso de que quieras que Access genere sus propios encabezamientos de columna.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 11
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    Haz clic en Siguiente.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 12
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    Edita el tipo de campo o importa el campo. En caso de que quieras importar todos los campos desde la hoja de cálculo sin cambiarlos, simplemente haz clic en Siguiente.
  • En caso de que quieras editar un campo, haz clic en el encabezamiento de la columna que quieras cambiar y después edita el nombre del campo, tipo de datos, o si está o no indexado. Haz clic en Siguiente cuando termines.
  • En caso de que no quieras importar un campo, pon una marca de verificación al lado de "No importar campo (Saltar)" y haz clic en Siguiente cuando termines.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 13
    13
    Establece la clave principal para la base de datos.
  • Para obtener mejores resultados, permite que Access establezca la clave. También puedes establecer la tuya propia introduciéndola en el campo al lado de la opción, o seleccionar "Sin clave principal" (lo cual no se recomienda).
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 14
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    Haz clic en Siguiente.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 15


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    Dale nombre a la hoja en el campo "Importar a la tabla". No hagas nada para dejar el nombre por defecto.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 16
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    Haz clic en Finalizar.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 17
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    Marca "Guardar los detalles de importación".
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 18
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    Haz clic en Cerrar para crear tu base de datos.

    • Método 2
    Usar un programa de base de datos de terceros

    Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 19
    1
    Crea o abre una hoja de cálculo en Excel. Es la aplicación con un icono verde que contiene o tiene una forma similar a una X.
    • Guarda el original como un archivo de Excel para tener a mano una copia maestra.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 20
    2
    Haz clic en Archivo en la barra de menú.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 21
    3
    Haz clic en Guardar como….
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 22
    4
    Haz clic en el menú desplegable Guardar como tipo (Windows) o Formato de archivo (Mac).
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 23
    5
    Selecciona un formato de archivo.
  • En caso de que uses una aplicación para base de datos instalada en la computadora, haz clic en el formato .csv (del inglés "comma separated values").
  • En caso de que uses una aplicación para base de datos almacenada en la red, haz clic en el formato .xml.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 24
    6
    Haz clic en Guardar.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 25
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    Crea una nueva base de datos en la aplicación de base de datos.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 26
    8
    Busca el comando Importar… en la aplicación de la base de datos. Suele encontrarse en el menú desplegable de Archivo.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 27
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    Busca y selecciona el archivo exportado desde Excel.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 28
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    Sigue las instrucciones de la aplicación de la base de datos para importar los datos.
  • Imagen titulada Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 29
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    Guarda la base de datos.
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