Cum să organizați e-mailuri

Creați dosare pentru a organiza conținutul căsuței de e-mail. Procesul de creare a unei biblioteci de directoare va fi specific în funcție de furnizorul de servicii de e-mail. Cu toate acestea, există o modalitate generală de a le crea, care poate fi aplicată cu ușurință oricare dintre ele, fie Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook sau iCloud.

Dacă este necesar, creați subfoldere. Este posibil să creați foldere în alte foldere. Este posibil să fie necesar să faceți acest lucru dacă primiți multe e-mailuri care nu pot fi organizate corect în categorii de bază. De exemplu, dacă e-mailul dvs. personal are un dosar numit Încasări, este posibil să aveți nevoie de subdosare pentru a separa cheltuielile de la școală, acasă și recreere. Procesul de creare a unui subfolder nu va fi foarte diferit de cel al unui dosar normal. Repetați procesul de adăugare a unui dosar, însă căutați o opțiune care o plasează într-una deja existentă.

Trebuie să știți cum să vă accesați folderele noi. După ce ați creat, acestea ar trebui să apară în panoul pe care scrie „Dosare“, care va fi pe partea stângă a mesajelor primite sau sub tab-ul cu același nume se află la partea de sus. Localizați unde sunteți astfel încât, odată ce ați etichetat sau fișier e-mailurile, știți unde să le găsiți. Puteți naviga între tava și folderele făcând clic pe „Mesaje primite“ pentru a vizualiza e-mailurile care le aveți pe ea și apoi făcând clic pe numele unui dosar pentru a accesa.

Schimbați-vă căsuța poștală. Înainte de a începe procesul de golire, ștergeți toate e-mailurile "vechi", astfel încât eforturile organizației dvs. să fie focalizate numai pe cele actuale.

Goliți dosarul de spam. Aceste tipuri de mesaje sunt în principiu mesaje nedorite, adică mesaje nedorite pe care oamenii le trimit pentru a vă forța să le furnizați informații personale sau pentru a le face să facă clic pe o legătură care ar putea descărca un program rău intenționat pe computerul dvs. Dacă vreunul dintre aceste mesaje a sosit în căsuța dvs. poștală, este important să le eliminați de acolo.

Eliminați e-mailurile pe care nu mai aveți nevoie. În mod normal, va trebui să ștergeți toate cele peste 30 de zile pe care nu le-ați ocupat sau care nu conțin informații importante. Această sarcină poate dura ceva timp, deoarece va trebui să treci încet prin tava ta și să scapi de fiecare e-mail care are aceste caracteristici în mod individual. Cu toate acestea, puteți face acest lucru rapid și simplu prin ștergerea mai multor e-mailuri legate în același timp.

Arhivați mesajele pe care doriți să le salvați. Printre acestea ar putea fi cele pe care nu le-ați citit, dar pe care ar trebui să le adresați, cele promoționale pe care le doriți, registrele achizițiilor recente sau corespondența pe un subiect important. Știind unde să pui fiecare mesaj nu ar trebui să fie dificilă, deoarece deja ți-ai creat dosarele noi.

Mutați mai multe e-mailuri în același timp într-un folder nou. Făcând-o una câte una poate fi o sarcină copleșitoare, dar este posibil să simplificați procesul dacă izolați mai multe mesaje înrudite și le trimiteți simultan în același dosar.

Luați măsuri pentru e-mailurile rămase. Dacă ați arhivat deja e-mailurile pe care le-ați tratat deja, dar a trebuit să păstrați și să le eliminați pe cele care nu mai erau importante, ați rămas cu cei care au mai puțin de 30 de zile și trebuie să răspundeți sau să luați măsuri. Dacă scopul organizării căsuței dvs. poștale este să-l aveți gol, continuați și răspundeți sau luați măsuri bazate pe aceste e-mailuri. Apoi fișierul sau ștergeți-le. Dacă nu aveți probleme în care acestea rămân în tavă, lăsați-le acolo - dar asigurați-vă că le răspundeți cu promptitudine, adică înainte de trecerea a 30 de zile de la primirea acestora.

Adăugați adrese de e-mail diferite. Dacă întâmpinați dificultăți în a ține pasul cu mesajele din mai multe conturi de e-mail, asocierea acestora ar putea fi cea mai bună opțiune pentru dvs. Nu va trebui să le actualizați cu noile adrese sau să le spuneți prietenilor, familiei sau clienților despre schimbare. Chiar dacă nu vă conectați la vechea adresă de e-mail, aceasta va fi în continuare activă, iar mesajele dvs. vor ajunge la cea pe care preferați să o utilizați.

Creați filtre în Gmail. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata care se află în caseta de căutare. Va apărea o fereastră mai mică și vă va permite să introduceți criteriile de căutare specifice ale e-mailurilor pe care doriți să le filtrați.

Creați reguli în Outlook. În acest program, filtrele sunt numite reguli. Puteți să le creați pentru a trimite automat mesajele primite către un anumit dosar sau pentru a efectua o acțiune, cum ar fi ștergerea anumitor mesaje.

Creați filtre în Yahoo Mail. Pentru a face acest lucru, selectați meniul de configurare de pe bara superioară de instrumente, apoi faceți clic pe "Setări". Apoi, în categoria "Filtre", dați clic pe "Adăugați" pentru a crea un filtru nou.

Creați reguli în iCloud. Acest furnizor folosește de asemenea reguli în loc de filtre pentru a organiza e-mailuri.

Creați reguli pe care le puteți urma pentru a vă păstra ordinele de e-mail. Poate că ați programat deja sisteme pentru trimiterea de e-mailuri în fișier sau un dosar sau pentru a șterge unele, dar nu ați decis încă ce veți face cu mesajele arhivate care nu respectă condițiile din filtrele sau regulile pe care le-ați stabilit.