Cum să sortați o listă în Microsoft Excel

Excel este un program excelent pentru realizarea tabelelor de date, dar cum puteți să le manipulați și să le organizați într-un mod care să răspundă nevoilor dumneavoastră? Instrumentul Sortare vă permite să sortați rapid coloanele într-o varietate de formate sau să creați propriul sortare personalizată pentru mai multe coloane și tipuri de date. Utilizați funcția Sortare pentru a organiza logic datele și a le face mai ușor de înțeles și de utilizat.

conținut

Pași
Partea 1sortați în ordine alfabetică sau numerică
Partea 2sortați cu mai multe criterii
Partea 3sortați după celulă sau după culoarea fontului
Sfaturi
Avertismente

pași

Partea 1
Sortați în ordine alfabetică sau numerică

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 1

Selectați datele Pentru a selecta coloana pe care doriți să o sortați, puteți să faceți clic și să trageți sau să faceți clic pe unul dintre celulele din coloană pentru a-l activa și pentru ca Excel să selecteze automat datele.

Va trebui să dați același format tuturor datelor din coloană pentru a le sorta (de exemplu, text, numere, date).

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 2

Găsiți butoanele Sortare. Acestea se găsesc în fila Date din secțiunea "Sortare și filtrare". Pentru a comanda rapid, trebuie să utilizați butoanele "AZ ↓" și "AZ ↑".

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 3

Sortați coloanele făcând clic pe butonul corespunzător. Dacă doriți să comandați numere, puteți să o faceți de la cea mai mică la cea mai mare ("AZ ↓") sau invers ("AZ ↑"). Dacă doriți să comandați un text, îl puteți face în ordine alfanumerică ascendentă ("AZ ↓") sau descendent ("AZ ↑"). Dacă intenționați să ordonați datele sau orele, puteți să o faceți de la înainte până la după ("AZ ↓") sau invers ("AZ ↑").

Dacă există o altă coloană de date lângă cea pe care o veți sorta, vi se va cere să includeți datele respective. Clasificarea va fi în continuare coloana pe care ați selectat-o inițial, dar coloanele de date asociate vor fi sortate împreună cu aceasta.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 4

Se rezolvă erorile unei coloane care nu poate fi sortată. Dacă întâmpinați erori când încercați să sortați datele, motivul cel mai probabil este că aveți probleme de formatare.

Dacă intenționați să comandați numere, asigurați-vă că toate celulele au format de numere și nu de text. Numerele pot fi importate accidental ca text în unele programe contabile.

Dacă doriți să comandați texte, pot apărea erori la lăsarea spațiilor goale sau la crearea unui format rău.

Dacă intenționați să ordonați datele și orele, problemele apărea, de obicei, la formatarea datelor. Pentru ca Excel să se sorteze cu succes după dată, trebuie să vă asigurați că toate datele sunt stocate ca dată.

Partea 2
Sortați cu mai multe criterii

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 5

Selectați datele Să presupunem că aveți o foaie de calcul cu o listă cu numele clienților, precum și orașul în care se află. Pentru a vă ușura viața, trebuie mai întâi să faceți alfabetizări în funcție de oraș și apoi să comandați fiecare client alfabetic în fiecare oraș. Puteți face acest lucru prin crearea unei comenzi personalizate.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 6

Faceți clic pe butonul Sortare. Acest buton se găsește în secțiunea "Sortare și filtrare" din fila Date. Se deschide fereastra Sortare, permițându-vă să creați o comandă personalizată cu mai multe criterii.

Dacă coloanele au anteturi în prima celulă, cum ar fi "City" și "Name", asigurați-vă că ați bifat caseta "Data mea are anteturi" în colțul din stânga sus al ferestrei de sortare.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 7

Creați prima regulă. Faceți clic pe meniul "Sortare după" pentru a alege coloana dorită. În acest exemplu, veți sorta mai întâi orașul, deci selectați coloana corectă din meniu.

Păstrați caseta "Sortare după" din "Valori".

Setați ordinea ca "De la A la Z" sau "Z la A" în funcție de modul în care doriți să sortați datele.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 8

Creați a doua regulă. Faceți clic pe butonul "Adăugați nivel". Aceasta va adăuga o regulă sub prima. Selectați a doua coloană (coloana Nume din exemplul nostru) și apoi comanda (pentru a facilita citirea, alegeți aceeași comandă ca în prima regulă).

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 9

Faceți clic pe OK Lista va fi ordonată în conformitate cu regulile dvs. Ar trebui să vedeți orașele listate în ordine alfabetică și apoi numele clienților sortate în ordine alfabetică în fiecare oraș.

Acesta este un exemplu de implementare și include doar două coloane. Cu toate acestea, puteți să comandați cât mai complexe doriți și să includeți mai multe coloane.

Partea 3
Sortați după celulă sau după culoarea fontului

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 10

Selectați datele Pentru a selecta coloana pe care doriți să o sortați, puteți să faceți clic și să trageți sau să faceți clic pe una dintre celulele din coloană pentru ao activa și să permiteți Excel să selecteze automat datele.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 11

Faceți clic pe butonul Sortare. Butonul Sortare se găsește în fila Date din secțiunea "Sortare și filtrare". Dând clic pe acesta, se va deschide fereastra Sortare. Dacă aveți o altă coloană de date lângă cea pe care o veți sorta, vi se va cere să includeți aceste date în sortare.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 12

În meniul "Sortare după", selectați "Culoarea celulei" sau "Culoarea fontului". Acest lucru vă va permite să alegeți prima culoare pe care doriți să o comandați.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 13

Selectați culoarea pe care doriți să o comandați mai întâi. În coloana "Sortare", puteți utiliza meniul derulant pentru a alege culoarea pe care doriți să o plasați prima sau ultima în sortare. Puteți alege numai culorile care sunt prezente în coloană.

Nu există o comandă prestabilită pentru a comanda culorile. Va trebui să definiți singuri ordinea.

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 14

Adăugați o altă culoare Va trebui să adăugați o altă regulă pentru fiecare culoare din coloana pe care o veți sorta. Dați clic pe "Adăugați nivel" pentru a adăuga o altă regulă la sortare. Alegeți următoarea culoare pe care doriți să o comandați și apoi ordinea dorită pentru date.

Asigurați-vă că fiecare comandă este aceeași pentru fiecare regulă. De exemplu, dacă doriți să comandați de sus în jos, asigurați-vă că secțiunea "Ordin" pentru fiecare regulă spune "În partea de sus".

Imaginea intitulată Sortați o listă în Microsoft Excel Pasul 15

Faceți clic pe OK Fiecare regulă va fi aplicată unul câte unul, iar coloana va fi ordonată în funcție de culorile pe care le-ați definit.

sfaturi

Sortați datele în moduri diferite - aceste noi perspective pot lumina diferite aspecte ale informațiilor.
Dacă foaia de calcul are totaluri, medii sau alte informații sumare, aveți grijă să nu le comandați.