Cum să vă îmbunătățiți manierele atunci când trimiteți e-mailuri

Evitați să acordați prioritate mesajelor dvs. Este iritant și pretențios să presupunem că aplicația dvs. prin poștă este mai importantă decât oricare altul, în special în contextul unei activități. Fiți suficient de politicos pentru a da beneficiarului corespondenței dvs. de credit să se ocupe de ele însele ca să vă prioritizeze mesajul. Luați obiceiul de a marca fiecare e-mail ca "Urgent!" sau "Prioritate ridicată!" sau e-mailurile tale vor fi tratate ca și copilul care a spus că lupul vine și va fi ignorat.

Fiți atenți la căutarea încasărilor. Deși există anumite situații în care o confirmare de primire necesar este obligat să efectueze înregistrare sau dovada, cele mai multe ori acest lucru este doar iritant și forțează cititorul să aibă de a efectua acțiuni suplimentare în afară de a avea de a face cu un e-mail. Dacă ceva este atât de urgent sau dacă trebuie să vă asigurați că celălalt a primit mesajul dvs., ridicați telefonul și sunați-l.

Utilizați linia de subiect corect. Un subiect bine scris oferă un rezumat util al conținutului e-mailului, informând cititorul rapid. Mesajele primite sunt, de obicei, saturate, astfel încât o linie de subiect bună ajută destinatarul să determine prioritatea e-mailului. De asemenea, vă ajută să împiedicați ștergerea e-mailului înainte de ao citi. Deoarece problema este primul lucru pe care îl vede destinatarul, îl păstrați liber de erori, concis și evitați linii generice cum ar fi "Alo". "Ce se întâmplă," sau numele cine va primi poșta (aceasta poate fi blocată de filtre anti-spam).

Fii consistenta Unele formate utilizează linii goale în loc de indentare pentru noi paragrafe. Unii folosesc spațiu dublu între propoziții. Alegeți dacă doriți să scrieți numerele dvs. sau să utilizați cifre - nu alterați între ele în același e-mail. Dacă un cuvânt sau notație este capitalizat o dată, ar trebui să fie așa de fiecare dată când apare.

Salută-i pe destinatar Literele, desigur, încep cu salutul "Dragă (numele destinatarului)". Pe de altă parte, e-mailurile sunt, de obicei, mai puțin formale și cu a "Alo" este suficient În funcție de scopul e-mailului, de exemplu, dacă este vorba de o scrisoare care solicită muncă, poate doriți să utilizați formularul tradițional. Bunătatea nu doare niciodată.

Păstrați-vă e-mailul concis, colocvial și concentrat. Este mai greu să citești scrisori pe un ecran de computer decât pe o bucată de hârtie, așa că păstrați e-mailurile scurte și ajungeți la punct. Deși nu există o corespondență ideală lungă, păstrați scurte fraze, în jur de 8-12 cuvinte și lăsați un spațiu între paragrafe.

Utilizați gramatica și ortografia corectă. Plin de e-mail ortografierea Exemple de prost construite, și greșit punctuație (sau mai rău, absentă) poate fi obosit de lectură, trimite mesajul pe care timpul este mai valoros decât destinatarul. Utilizați limbajul standard, verificați și utilizați verificările de ortografie ca în orice mediu scris.

Evitați formatele exagerate. Schimbarea fonturilor și a culorilor, introducerea listelor cu marcatori sau utilizarea codului HTML poate face ca un e-mail să pară ciudat sau să nu fie ușor de citit, chiar dacă formatul arată bine pe computerul dvs. Ține-o simplu.

Programul răspunde la e-mailuri. Spre deosebire de poșta tradițională, e-mailurile sosesc imediat și oricine îl trimite, știe acest lucru. Oamenii se așteaptă de obicei la un răspuns rapid și, deși este bine să încercăm să satisfacem aceste așteptări, facem astfel o perioadă foarte mare de timp. Este o idee bună să programați timpuri pentru a citi și a răspunde la e-mailuri, făcându-vă mai productiv. Alerta colegilor dvs., printr-o semnătură sau răspuns de la e-mail, că elementele urgente ar trebui să fie tratate prin telefon sau față în față și că altfel, veți răspunde persoanei în momentul indicat. Oamenii vor afla rapid modul în care funcționează metoda dvs.

Determinați cine ar trebui să răspundeți. E-mailurile care vă trimit numai în general necesită să răspundeți numai la expeditor, dar pentru e-mailurile trimise mai multor persoane, este posibil să fie necesar să alegeți opțiunea "Răspunde tuturor" pentru a trimite răspunsul dvs. tuturor. Fii constient de utilizare "Răspunde tuturor" tot timpul creează răspunsuri abundente și lasă mesaje să se estompeze în inboxurile multor oameni. Luați în considerare consecințele primirii unui e-mail, răspunzând tuturor și că mesajul ajunge la 20 de persoane care la rândul lor decid să răspundă la toate - pot deveni rapid sute și mii de e-mailuri și toți se vor simți obligați să "răspunde tuturor" pentru ca toți să fie actualizați, deoarece nimeni nu știe pentru cine este îndrumat mesajul și pentru cine nu.

Gândiți-vă de două ori înainte de a răspunde doar pentru a vă mulțumi. Unii oameni nu doresc un e-mail care să spună "Mulțumesc". Aceasta necesită energie suplimentară pentru a deschide și a citi numai ceea ce deja știți. O nouă modă este să includă o linie care spune "NTN" - "Nu este nevoie de mulțumiri" (Nu este nevoie să mulțumim).

Aveți grijă când citează e-mailul la care răspundeți. În general, cu excepția e-mailurilor de serviciu sau oficiale, citatul din textul unui e-mail pe care l-ați primit trebuie făcut cu atenție. Nu toți cei care trimit e-mailuri așteaptă disecții și critică sau repetă ceea ce v-au trimis. Acest lucru poate fi de fapt ofensator dacă nu este făcut cu atenție. Dacă e-mailul la care răspundeți este informal sau foarte scurt, răspunsul așteptat este neoficial și fără întâlniri, dar dacă este formal, este de așteptat un răspuns formal.

Asigurați-vă că includeți informațiile la care răspundeți. Mulți oameni și companii scriu și răspund la sute de e-mailuri în fiecare zi. Evitați să trimiteți un e-mail indistinct doar pentru a spune "da". Aceasta include întrebarea pe care a primit-o destinatarul dvs., astfel încât să știe la ce răspundeți.

Finalizați-vă e-mailul într-un mod curtenitor. Închideți cu o declarație ca "Cele mai bune urări," "Mult noroc," sau "Vă mulțumim anticipat pentru ajutorul dvs.," Puteți atenua un e-mail sever și puteți obține chiar și un răspuns mai favorabil.

Semnează cu numele tău. A face acest lucru este politicos și personal. Doar scrieți numele dvs. la sfârșitul fiecărui e-mail sau utilizați aplicația pentru a crea o semnătură automată cu numele, titlul și informațiile de contact.

Limitați anexele. Nu adăugați o anexă decât dacă este într-adevăr necesară. Păstrați-le cât mai mici posibil. Majoritatea aplicațiilor de e-mail pot trimite și primi atașamente de până la 1 MB, dar ceva mai greu decât acesta poate fi o provocare pentru dvs. sau pentru destinatarul dvs., și chiar fișierele mici pot dura mult timp pentru a se deschide dacă este conectată lent. Dacă aveți nevoie să trimiteți un fișier mai mare, verificați-l sau utilizați servicii online care vă vor ajuta să trimiteți mai multe fișiere mari, cum ar fi YouSendIt.com. Dacă trebuie să trimiteți mai multe pagini, cum ar fi un plan de întâlnire sau corecții mari de text, trimiteți un fax sau o scrisoare.

Nu comprimați fișierele decât dacă este necesar dacă anexa este prea mare pentru a le trimite. În caz contrar riscați risipirea timpului destinatarului dvs. și, eventual, îngreunarea deschiderii anexei. Multe dispozitive mobile nu pot dezarhiva aceste fișiere. În plus, este redundantă, deoarece multe dintre fișierele comune, cum ar fi .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word și Powerpoint) sunt deja într-un format comprimat.

Nu ignorați e-mailurile valide. Dacă cineva vă întreabă o întrebare validă într-un e-mail, răspundeți-i, chiar dacă răspunsul nu este ceea ce vrea să audă. Dacă trebuie să o trimiteți altcuiva, utilizați câmpul CC: astfel încât expeditorul să știe ce se întâmplă. Este frustrant să fii ignorat. Dacă persoana era la telefon sau în fața dvs., este posibil să nu știți dacă vi sa întrebat o întrebare, deci nu o faceți prin e-mail.

Aveți grijă pe cine copiați în răspunsuri. Dacă răspundeți la un mesaj și apoi copiați pe cineva în câmpul CC: oa treia persoană care a trimis inițial e-mailul nu a inclus-o, asigurați-vă că persoana care a inițiat mesajul nu va fi deranjată de aceasta. Aceste informații ar fi putut fi "doar pentru ochii tăi". Acest lucru este deosebit de important dacă cel care trimite poșta este supraveghetorul tău. Aveți grijă să utilizați CCO:. Acest lucru poate merge prost în cazul în care această persoană răspunde înapoi, fără a fi văzut că copia a fost "ascuns".

Gândește-te înainte să trimiți ceva. Nu trimiteți e-mailuri atunci când sunteți sensibil. Simțiți-vă liber să scrieți subiectul și textul prin e-mail, apoi salvați-l. Trebuie doar să adăugați destinatarii și să le trimiteți după ce ați avut timp să vă gândiți la ceea ce veți trimite - puteți să vă răzgândiți și să fiți mai buni. Mai bine, ridicați telefonul sau mergeți cu persoana în față. Este foarte dificil de a judeca tonul unui e-mail, chiar și cu utilizarea de emoticoane. Vocea unei persoane vă spune mai multe despre intenția sa decât despre scrierea sa.

Nu scrieți totul cu majuscule. Acest lucru nu este necesar și vă poate deranja destinatarul, câștigându-vă un răspuns furios. Scriind totul cu majuscule este considerat echivalentul lui "strigăt".

Aveți grijă când folosiți abrevieri și emoticoane. Acest lucru poate fi acceptat într-un e-mail informal ca pe cel pe care îl trimiteți prietenului dvs. Cu toate acestea, într-o scrisoare oficială adresată oamenilor, poate părea inadecvată și s-ar putea să simțiți că sunteți frivol.