Cum să gestionați corespondența utilizând regulile Microsoft Outlook
Suna simplu. Dar este? Faceți pașii potriviți? Există o modalitate de a gestiona corespondența utilizând foldere Outlook, dar nu este întotdeauna evident cum să o faceți corect.
conținut
pași
1
Identificați persoanele sau grupurile de persoane de la care primiți corespondența în mod regulat.
2
Identificați persoanele sau grupurile de persoane cărora le trimiteți în mod regulat e-mailuri.
3
În Outlook, accesați Acțiuni > Reguli și Avertizări, creează reguli noi pentru fiecare grup sau persoană de la care primiți în mod regulat poștă electronică pentru a le muta într-un anumit dosar sub folderul Tava.
4
Determinați dacă doriți A) să vă alerteze când ați primit un mesaj special de la acest individ sau grup și / sau B) marcați-l ca fiind citit imediat. Verificați celelalte opțiuni de acțiune pentru a vedea ce altceva puteți participa.
5
Creați reguli noi pentru fiecare persoană sau grup de persoane cărora le trimiteți în mod regulat poșta electronică pentru a le muta într-un anumit dosar în dosarul Trimise.
6
În funcție de prioritatea dvs., decideți când și în ce ordine doriți să opriți procesarea unei reguli. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați cu reguli care se ocupă de e-mailurile pe care le-ați trimis - în caz contrar, ați salva mai multe copii ale aceluiași e-mail.
7
Trimiteți o regulă la sfârșitul tuturor regulilor trimise cu "Stop Processing" Această regulă va prinde toate e-mailurile care nu au fost plasate în subfoldere individuale.
8
Adesea, aceasta evaluează e-mailurile trimise care sunt în dosarul Trimise și care nu au fost mutate într-un alt subfolder. Numărul de e-mailuri din dosarul "Trimise" indică dacă este timpul să creați o nouă subcategorie pentru e-mailurile trimise.
9
Adesea, evaluează e-mailurile care sunt în Tava și care nu sunt trimise altor foldere. Numărul de e-mailuri din "Tava" determină dacă este sau nu timpul să se creeze o nouă subcategorie pentru e-mailurile primite.
sfaturi
- Cheia pentru gestionarea e-mail folosind Outlook este de învățare pentru a crea categorii și să prioritizeze dvs. de e-mail-uri - cred că de acest lucru, ca și cum ai scoate buruienile din grădina de mail - pentru a beneficia de informații focar aveți la dispoziție.
- Odată ce e-mailurile sunt clasificate, este mai ușor să știm de unde provine "creșterea" și să decideți unde să eliminăți buruienile și să creați foldere noi.
- Pentru dosarele pe care le-ați creat în e-mail trimis, ați putea dori să ajustați afișarea (click dreapta pe bara pentru a afișa / marshall, Particularizare Vista, Campos ... dosar) pentru a șterge câmpurile „primite“ și „De la“ și adăugați cele ale "Pentru" și "Trimise".
- Este posibil să doriți să adăugați și alte câmpuri mai utile. "Dimensiunea" ne permite să vedem și să sortăm mesajele în funcție de dimensiune.
- Luați în considerare schimbarea proprietățile folderului pentru a afișa „numărul total de articole“ în loc de „Numărul total de mesaje necitite“, în special în cazul în care primiți alerte pentru mesaje importante pentru a primi.
- Aveți nevoie de ajutor cu spam în Outlook? test Spambayes. Este ușor, rapid de utilizat și este gratuit.
avertismente
- Atunci când numărul de mesaje în dosarul ajunge la un anumit număr (50? 100? 200?), Este timpul pentru a evalua și de a elimina subcategorize ceea ce este în acel dosar.
- În primul rând, ar trebui să încercați să creați reguli pentru Outlook în casa dvs. înainte de a încerca Outlook de lucru. Pentru a evita problemele.
Distribuiți pe rețelele sociale:
înrudit
- Cum să accesați Gmail în Outlook 2010
- Cum se adaugă un folder PST în Outlook 2010
- Cum să blocați o adresă de e-mail pe un iPhone
- Cum se configurează Outlook
- Cum se creează un cont Hotmail
- Cum se creează o semnătură cu fotografii în Outlook Express în Windows Vista
- Cum se dezactivează opțiunea "Lucru offline" în Outlook
- Cum se găsește "Tools" în Outlook 2013
- Cum se trimite un e-mail de grup
- Cum se trimite automat mesaje electronice la diferite e-mailuri din Outlook
- Cum să evitați e-mailurile spam despre extinderea masculină în Outlook sau Vista Mail
- Cum să preveniți formarea e-mailurilor dvs. imediat după citirea în Outlook
- Cum se exportă mesajele de poștă electronică din Thunderbird în Outlook
- Cum se exportă contactele în Outlook 2010
- Cum să gestionați eficient e-mailurile Outlook
- Cum se face Outlook Express să lase mesaje electronice pe server
- Cum se face o îmbinare de corespondență în Word 2010
- Cum se introduce un document Word într-un e-mail Outlook
- Cum să obțineți Google Outlook sincronizat pentru a lucra cu Outlook 2013
- Cum să mutați datele Outlook într-un computer nou
- Cum se organizează cu Microsoft Outlook